Conseils d’entrepreneurs pour écrire des mails convaincants

Voici quelques conseils simples qui vous permettront d’écrire des mails convaincants et qui retiendront l’attention de vos lecteurs. Un objet qui en dit long L’élément le plus important à prendre en considération est l’objet. Il va souvent déterminer l’attitude du destinataire envers votre mail. « Marquer comme lu », « Supprimer » ou même « Spam ». Un sujet trop générique, trop vague ou trop courant vous assure un aller simple pour la corbeille. Allez droit au but. Utilisez des verbes ou des mots d’action qui parlent réellement à votre interlocuteur. Évitez les sujets du genre « Important », « Proposition » ou encore « Le fichier que vous avez demandé ». Préférez des choses comme « Confirmation pour l’achat des cartes de visite », « Proposition de partenariat avec l’entreprise X » ou encore “Budget communication année 2015 (fichier Excel)”. N’hésitez pas à ajouter ces quelques mots qui renseignent tout de suite le destinataire sur le contenu de votre message. Votre première phrase doit être directe Soyez clair dès la première phrase. Ne tournez pas autour du pot. Si votre objectif est d’obtenir le paiement tardif d’un client, ne commencez pas votre mail par « Nous espérons que vous êtes satisfait de la marchandise qui vous a été livrée, nous nous efforçons de… blablabla ». Préférez une première phrase du genre « Je vous contacte au sujet du dernier paiement de… ». Dans ce cas précis, un bon sujet peut être : « Règlement du solde pour … ». Faites savoir ce que vous voulez dès le départ. Si vous êtes dans l’action il y a beaucoup à parier que vous allez pousser votre interlocuteur à avoir la même démarche (et par conséquent obtenir ce que vous voulez, ou du moins une réponse précise). Ne vous éparpillez pas, à chaque mot son utilité Ne soyez pas vague. N’utilisez pas ou peu de « ça », « ceci » ou “toutes ces choses ». Remplacer ces termes par de vrais mots qui ont du sens. Par exemple, évitez : « Ce projet que je vous propose va renforcer l’esprit d’équipe au sein de votre société ». Préférez : « L’instauration d’un weekend d’intégration va renforcer l’esprit d’équipe au sein de votre société ». Au même titre, évitez les superlatifs qui ne remplacent pas un adjectif qui a du sens. Préférez « Grâce à notre service client ouvert 7 jours sur 7, nous sommes joignables et réactifs » à « nous sommes les meilleurs » Précisez chaque terme, ne vous répétez pas. Soyez sûr de vous Laissez tomber les verbes au conditionnel du genre : “Nos produits pourraient bien être la solution à votre problème de gestion des stocks”. Soyez dans l’affirmation, vous devez vous-même être convaincu avant de pouvoir convaincre les autres : “Nos produits SONT la solution à votre problème de gestion des stocks”. Respectez les standards de l’écriture N’écrivez pas de mots uniquement en lettres capitales, ça revient à crier sur votre interlocuteur. Ainsi une phrase comme : « NOUS ATTENDONS VOTRE DERNIER PAIEMENT » revient à dire : « Il va falloir que vous vous bougiez un peu parce que ça fait des plombes que vous auriez du payer et le service compta s’impatiente d’avoir un signe de votre part ». Vous rigolez surement mais croyez-moi, c’est l’impression que ça donne dans 90% des cas. CONTINUEZ DE LIRE CET ARTICLE / Continuez de lire cet article. N’utilisez pas d’abréviation, ça perturbe les gens, et certains ne vous comprendront pas. Faites l’effort d’écrire vos mots en entier, de cette manière vous ne laissez pas penser que vous abrégez aussi votre travail : “svp regler solde asap”. Un mail c’est la version “numérique” d’une lettre, gardez cela en tête. Conjuguez vos verbes, évitez les listes à l’infinitif, celui qui ne s’adresse à personne en particulier risque de ne pas recevoir de réponse particulière. Soyez poli, réellement « S’il vous plait merci ». Ne vous limitez pas à de simples formules, faites l’effort d’aller plus loin : « Merci pour votre aide, c’est très apprécié ». L’idée derrière tout ça est de ne pas tomber dans l’automatisme. Les politesses fades au début et à la fin d’un message n’ont aucun impact. Soyez original, personnalisez ces petites phrases, elles peuvent jouer un rôle important dans votre mail. Relecture, et re-relecture Les gens qui vous lisent feront surement attention à ces petits détails que sont l’orthographe, la grammaire et la syntaxe. Inutile de vous relire 10 fois cependant, si votre mail est direct, concis et bien organisé, vous ne devriez pas avoir de mal à vous corriger rapidement avant de cliquer sur « Envoyer ». Conseil des irréductibles pour des mails plus propres Une signature, ni plus ni moins Entrepreneurs, ne laissez pas votre signature devenir une “autobiographie”. Une signature de 250 pixels de haut contenant plusieurs images ne fera qu’attirer l’attention du lecteur. À l’inverse, signer d’un simple prénom peut laisser penser que vous avez bâclé votre mail. Trouvez le juste milieu : nom, prénom, titre, téléphone. Si vous avez aimé cet article, faites le suivre ! Participez aux discussions d’entrepreneurs Posez-vos questions ou répondez aux autres membres !