Aujourd’hui, on peut plus penser la communication interne en entreprise sans l’intranet, ce réseau qui relie tous les collaborateurs par la magie de l’informatique. Cette gigantesque base de données pouvant être consultée par tous est un espace convivial de partage et d’échange d’informations en tout genre, qui aide les équipes à mieux se connaitre et à mieux travailler ensemble. Mais pour que cela fonctionne, il faut appliquer quelques règles d’or, et ce dès la naissance de votre projet. Voici cinq conseils qui vous aideront à faire de l’intranet votre meilleur outil de communication interne.
1. Construisez soigneusement votre projet
Si vous voulez doter votre entreprise d’un intranet, ou souhaitez refondre celui que vous utilisez déjà, il vous faudra être patient. Un projet de telle envergure commence nécessairement par une phase de réflexion et par un audit. Faites un état des lieux de la façon dont vos équipes communiquent, en interne et en externe, des outils qu’ils utilisent, de leurs habitudes de travail et des besoins auxquels il faut répondre. Ensuite, fixez vous un budget et un calendrier, en prévoyant une phase de test. Votre intranet doit être créé sur-mesure : fuyez donc les solutions « clé en main », certes séduisantes, mais trop rigides. L’idéal est, à partir de modules préexistants, de personnaliser l’intranet pour qu’il réponde à vos besoins et ressemble à votre entreprise.
2. Ne soyez pas trop ambitieux
Avoir un internet parfait et bien huilé est évidemment votre but… Mais Rome ne s’est faite en un jour, et mieux vaut réaliste que trop ambitieux. Un intranet peut être fonctionnel même s’il n’est pas tout à fait achevé : il est donc judicieux de mettre en ligne un intranet « en construction », et de le perfectionner au fur et à mesure en prenant en compte les remarques des utilisateurs.
3. La simplicité avant tout
Votre intranet ne sera un outil de communication internet efficace que si vos employés s’en servent de bonne grâce et le maitrisent. Vous pouvez bien entendu former vos équipes à l’utilisation de ce nouvel outil. Cependant, il est important que votre intranet soit simple ; ne l’encombrez pas d’applications et de liens qui rendront la navigation ardue.
4. Ouvrez votre intranet
Il peut être tentant, pour un manager ou un chef d’entreprise, de vouloir contrôler tous les contenus de l’intranet. Non seulement le processus de validation des contenus se révèlera lourd, mais en plus, cette façon de fonctionner bridera l’efficacité de l’intranet, qui doit absolument être un espace vivant. Pour éviter de brider votre intranet, formez quelques employés qui auront un accès réservé.
5. Faites de l’intranet un espace convivial
L’intranet est avant tout un outil de partage, et il existe de nombreuses contenus qui augmentent son caractère convivial : applications permettant de visualiser le menu du jour au restaurant d’entreprise, d’afficher les anniversaires des employés, ou de créer des fiches profils sympathiques. Mettez ces applications amusantes et utiles en avant, sur la page d’accueil par exemple, et votre intranet deviendra plus attractif… et donc une meilleure arme de communication interne !
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