Si votre entreprise doit gérer un processus budgétaire décentralisé (avec plusieurs contributeurs) et qu’elle utilise Excel comme outil de budget, il peut s’avérer laborieux de gérer le processus. Comprenez-moi bien. Excel, en tant qu’outil de modélisation, demeure l’outil idéal pour élaborer un budget. Ici, je fais plutôt référence au processus budgétaire lui-même, plus particulièrement à l’aspect collaboratif du processus budgétaire (partage de fichiers, partage d’informations, partage de calendriers, suivi de modifications, gestion d’accès et autres). Mais avant d’investir dans une solution coûteuse, considérez d’abord des outils simples comme Sharepoint ou encore Yammer, qui propose une version gratuite et robuste, de son logiciel collaboratif. Ainsi, vous vous débarasserez des nombreux échanges de courriels provoqués par votre processus budgétaire. Vous éviterez ainsi des frustrations courantes liées aux fichiers trop volumineux pour être envoyés et/ou reçus, aux "reply all" abusifs, aux boîtes de courriels remplies à pleine capacité, aux renvois à de mauvaises versions de fichiers, à des délais de réponses importants, etc. De même, vous pourriez éviter la tenue de nombreuses réunions de suivis.
Yammer comme plateforme collaborative
Fil d’actualité
D’abord, il faut comprendre que Yammer est un espace de collaboration en ligne. Vous pouvez gratuitement créer un tel espace pour les employés de votre entreprise, si vous possédez tous un courriel avec un nom de domaine rattaché à l’entreprise. Par la suite, vous pourrez former différents groupes à l’intérieur même de votre entreprise et Yammer fonctionnera comme un réseau social interne, en plus de vous offrir des options de partage et de suivi de fichiers.
Comme dans tout réseau social, vous aurez accès à un fil d’actualité, qui vous permettra de prendre connaissance des dernières informations partagées par vos collègues, en temps réel.
Partage de documents
Yammer vous offre également une plateforme collaborative, où vous pouvez notamment partager vos fichiers, images et vidéos. Vous pouvez également ajouter des notes, rattachées à chacun de ces documents.
Une fois importé, le document peut être partagé, téléchargé ou supprimé. Il sera toujours possible de voir qui est l’auteur du document et par quel collègue il a été modifié et à quel moment il a été modifié pour la dernière fois. Autrement dit, vous pouvez conservé une piste d’audit des changements apportés au document au fil du temps.
Quand vous partagez un document, vous pouvez le faire à un groupe déjà identifié ou par voie privée, en précisant le courriel de chacun des destinataires.
Quand vous ouvrez un document, vous voyez rapidement les notes rattachées à ce document (voir point suivant), les collègues qui ont accès à ce fichier et de là, vous pouvez poser une série d’actions supplémentaires comme démarrer un vote par rapport à une question rattachée au fichier. D’ailleurs, Yammer vous permet facilement de démarrer un sondage auprès de vos collègues ou de féliciter l’un d’entre eux.
Notes
Les notes fonctionnent un peu de la même façon. Une fois créée, on peut lier une note à un "nouveau" document ou à un document déjà importé.
Recherche dans les fichiers
Les fichiers importés dans Yammer sont repertoriés de différentes façons. Ainsi, vous pouvez facilement accéder à tous les fichiers, aux fichiers officiels seulement, aux fichiers auxquels vous avez accédés récemment, aux fichiers que vous "suivez", aux fichiers que vous avez vous-mêmes mis à jour et aux fichiers qui vous ont été transmis par courriel, le cas échéant.
Application de bureau et application mobile
Il est intéressant de savoir qu’il existe également une application Yammer de bureau et une application mobile.
Discussions en ligne
Yammer offre également une option de discussion en ligne ("chat"). Ainsi, vous pouvez échanger de cette façon également avec vos collègues, ce qui évite de téléphoner ou d’envoyer des courriels.
Conclusion
Bien entendu, votre entreprise peut se servir de Yammer pour une multitude d’activités, autres que le processus budgétaire. Toutefois, je rencontre de nombreuses entreprises, qui élaborent leur budget dans Excel (qui est encore l’outil le plus utilisé en la matière) et qui sont satisfaites de cet outil, d’un point de vue modélisation, mais qui ont du mal avec la gestion du processus budgétaire en tant que tel. Ces entreprises ont donc tendance à étudier la possibilité de se tourner vers d’autres solutions budgétaires pour régler leur problème mais ces solutions sont excessivement coûteuses et souvent, bien qu’elles soient parfaitement robustes au niveau de la gestion du processus budgétaire, elles ne permettent pas autant de flexibilité au niveau de la modélisation du budget. Pour cette raison, je suggère fortement d’évaluer d’abord des solutions comme Sharepoint ou Yammer pour gérer le processus budgétaire en tant que tel, d’autant plus que Yammer offre une version gratuite très intéressante.
Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP
514-605-7112
Experte en modélisation financière et intelligence d’affaires
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