ASTUCE : Comment améliorer l’accueil et le contrôle d’accès de vos participants ?

Cet article vise en priorité les organisations d’événements de masse, mais il peut bien sûr être utile à tout organisateur d’événement.

Afin de gérer rapidement et efficacement le flux des visiteurs le jour de votre événement, un espace d’accueil et de contrôle d’accès doit être mis en place. Il existe plusieurs configurations possibles, voici un aperçu d’un espace type, à adapter en fonction de chaque lieu et type d’événement. 

N’hésitez pas à télécharger l’image ci-après pour agrandir le schéma et suivre les indications ci-dessous :  Accueil-et-contrôle-des-billets.jpg (15 téléchargements)

1. Vérification des billets

Si le nombre de membres dans votre équipe le permet, il est conseillé d’effectuer un contrôle visuel des billets avant même de laisser les participants s’engager dans l’espace de contrôle d’accès, pour éviter tout demi-tour intempestif.

Dans le cas où une personne se présenterait sans billet, vous pouvez la renvoyer, selon le cas de figure, à l’espace de vente ou au point accueil 1..

L’espace de vente

Il peut être déployé à condition que vous ne soyez pas complets. Même si l’événement est sold out, certains organisateurs décident d’allouer un faible quota dédié aux ventes sur place. D’une part, cela limite le degré d’insatisfaction des acheteurs de dernière minute ; d’autre part, cela dissuade la revente de billets au marché noir aux abords de l’événement. Pour ce faire, vous aurez besoin d’un accès électrique, d’un accès internet et d’un poste (ordinateur/tablette) connecté. Vous pourrez trouver plus d’informations sur les solutions de vente sur place Weezevent ici: http://www.weezevent.com/vendre-des-billets-sur-place.php

Le point accueil

Il permet de régler tous les problèmes liés de près ou de loin à la billetterie. Vous pouvez par exemple proposer à vos participants de venir y récupérer un duplicata de leur billet (billets achetés sur Weezevent) ou un laisser-passer (billets achetés sur un réseau de distribution) sur simple présentation d’une pièce d’identité. Pour cela, il vous suffit de mettre en place deux postes (ordinateur/tablette) connectés via internet au back office Weezevent et à une imprimante de bureau.

Pour plus de sécurité en cas de coupure internet, des clés 4G sont disponibles en location chez Weezevent.

2. Files d’attente

La base pour tout bon contrôle d’accès est une information complète et bien placée, afin d’éviter toute erreur de parcours des participants. Nous vous conseillons d’installer des panneaux de signalétique dès l’entrée des files. Nous vous invitons pour cela à découvrir le site internet d’un de nos partenaires, spécialisé conception en signalétique : http://www.avs-communication.com/

Ex : « Préparez vos billets », de façon à ce que les participants présentent leurs billets avec le code-barre en évidence.

Le cas échéant, en cas de pose de bracelets par exemple, ce type d’information vous permettra de diviser efficacement votre zone d’attente en plusieurs files distinctes.

Ex : « Pass 1 Jour », « Pass 2 Jours »,

Le personnel situé à l’entrée des files peut profiter de l’étape de vérification des billets pour diriger les participants vers la file correspondante.

Il est possible d’effectuer le contrôle de la totalité de vos billets (e-billets et billets thermiques confondus, Weezevent et distributeurs confondus) grâce aux terminaux de contrôle WeezAccess Pro. Vous pourrez en tirer plusieurs avantages, comme une formation et prise en main plus rapide de votre équipe chargée du scan des billets, ainsi que des statistiques plus complètes, disponibles à tout moment sur votre interface Weezevent.

Vous pouvez trouver davantage d’informations sur le système de contrôle d’accès WeezAccess pro ici: http://support.weezevent.com/weezaccess-pro/
Ce système de contrôle d’accès est également disponible gratuitement sur iPhone grâce à l’application WeezAccess mobile, en téléchargement gratuit sur l’Apple Store.
Vous pouvez trouver davantage d’informations sur l’application gratuite WeezAccess mobile ici: http://support.weezevent.com/weezaccess-mobile/

Il est nécessaire de séparer les files d’attente entre elles grâce à un système de barrières. En installant ces barrières en « Z » (comme indiqué sur le schéma ci-dessus) on obtient plusieurs avantages : tout d’abord, le temps d’attente semble moins long pour les personnes participant à votre événement. Nous conseillons notamment la mise en place d’une signalétique dédiée à l’information des participants sur les horaires, la programmation et le plan d’accès de votre événement. Plus important encore, le flux de la foule est plus régulier comparé à un barrièrage droit, ce qui permet d’éviter les mouvements de foule, et donc de garder un bon niveau de sécurité.

3. La fouille – Sécurité

Chaque événement possède ses propres impératifs de sécurité. Afin de soulager les éventuelles équipes de sécurité présentes sur le site, il est nécessaire d’effectuer une fouille préalable sur les participants. Le personnel en charge de la fouille/sécurité devra être composé au minimum d’un homme et une femme. Cette zone de fouille/sécurité se situe directement après le barrièrage en « Z » et avant la zone de contrôle des billets. Cela vous permet notamment de mettre en place un système de filtrage pour facilement gérer le nombre de participants accédant à l’étape suivante. Nous vous conseillons d’installer des poubelles dans cette zone, afin de décharger les participants de tout objet jugé dangereux.

Les personnes ne répondant pas aux critères de sécurité peuvent être ramenées à la zone d’entrée grâce à une file fermée sur le côté, sécurisée par la présence d’autres agents de sécurité.

4. Espace consigne

Dans le cas où vous autorisez la récupération de certains objets interdits sur le site à la fin de cet événement, la zone de fouille/sécurité se trouve être le point idéal pour installer une consigne dédiée aux participants voulant déposer certains de leurs objets. Les conditions d’utilisation de cette consigne dépendent de votre organisation.

Un responsable fouille/sécurité peut être placé dans cette zone, afin de créer un contact entre l’espace fouille et l’espace contrôle, tout en invitant les participants à se diriger vers l’événement.

5. Espace de contrôle des billets

Il est conseillé d’installer un panneau de signalétique au niveau de l’espace contrôle des billets.

Ex : « Présentez vos billets »

En effet, dans la majorité des cas, le temps perdu lors du contrôle des accès provient du temps nécessaire à la sortie et au dépliage des billets. C’est pourquoi il est préférable que vos participants aient leur billet à la main pendant toute la durée du contrôle, code-barres visibles.

Nous vous conseillons de placer les bénévoles procédant au contrôle des billets à l’entrée de courtes files séparées entre elles par un système de barrières droites. Cette mise en place permet aux participants de voir rapidement et facilement quels bénévoles sont disponibles pour contrôler leurs billets. Si un problème technique fait son apparition sur l’une des files, les participants pourront se diriger sur une autre file de contrôle.

Afin d’éviter toute fraude lors du contrôle des billets, nous conseillons à votre équipe chargée du scan de se positionner dos collé à une des deux barrières les entourant. Ainsi, aucun participant ne pourra accéder à l’événement sans être dûment contrôlé. Grâce à cette configuration, il est possible de créer deux postes de contrôle par file, positionnés de part et d’autre de celle-ci.

En cas de forte affluence, vous pouvez également décider de faire reculer votre personnel chargé du scan des billets au sein du barrièrage. Cependant, il incombe à votre équipe de sécurité – et non à votre personnel chargé du scan – de réguler l’afflux de vos participants.

Il est nécessaire de positionner la personne responsable du contrôle des billets après cette étape. En effet, il peut arriver que certains billets soient reconnus comme non valides. Auquel cas, après constat du problème, un membre chargé du scan peut directement demander au responsable de la zone de venir reconduire ledit participant au point accueil 2. Si besoin, il peut être reconduit au niveau de la zone d’entrée grâce à la file fermée. Le participant concerné peut ensuite régler son problème au point accueil ou directement acheter un nouveau billet.

6. Zone de fin de contrôle

Afin d’éviter tout attroupement inutile des participants, ce qui pourrait nuire au bon fonctionnement du contrôle d’accès, nous conseillons la présence de plusieurs agents de sécurité qui auraient pour mission d’inviter les participants à quitter rapidement la zone de contrôle.

Mais aussi :

L’étalement du flux des participants pendant le contrôle d’accès dépend aussi de la manière avec laquelle vous cadencez le programme de votre événement. Si vous annoncez une intervention très attendue pendant votre événement, vous observerez un pic de fréquentation du contrôle des accès une demi-heure à une heure avant celle-ci. Afin d’éviter ce type de désagrément, nous vous conseillons :

-   L’ouverture des portes suffisamment tôt (compter une demi-heure à une heure avant le début de votre événement)
-   La programmation d’une intervention particulièrement attendue en début d’événement

Et surtout :

Tous ces conseils dépendent bien sûr de l’organisation de votre événement et peuvent être adaptés en fonction des besoins de chacun. Ils ne sauraient se substituer à l’expertise d’une commission de sécurité.
N’hésitez pas à nous contacter au 01 84 16 55 67 pour que l’un de nos conseillers vous guident !

Nous vous souhaitons un bon événement, avec un contrôle des accès rapide et sécurisé

A bientôt sur Weezevent !