La méthode pour ne plus devenir esclave de ses emails…

Nous avons le plaisir de recevoir Vincent auteur des blogs Email-facile et Outlookgpsfastoche.

Dans cet article il partage avec vous sa méthode pour apprendre à mieux gérer ses mails et ne plus devenir esclave d’Outlook ou Gmail…

A noter : Adepte de jeux de mots laids et autres récits imagés,  certaines fautes d’”ore tôt graf” sont faites exprès et d’autres ont résisté aux correcteurs …peu importe, chaque curiosité a sa place douillette dans cet article.

Combien recevez-vous de mails par jour ?

2 ? 10 ? 50 ? 100 ? 150 ? 300 ?

Force est de constater que les mails prennent une place de plus en plus  importante dans notre vie personnelle et professionnelle.

Nous recevons des milliers à des dizaines de milliers de mails par an !

Pour certain, bout à bout, gérer ce flux d’information représente non pas quelques heures, ni même quelques jours, mais bien des  semaines, voire des mois  entiers par an passés derrière nos logiciels de messagerie (Outlook…)

Point clé N°1 => la prise de conscience

Est-ce que cela va se calmer ?

J’aurais envie de dire que oui, mais je ne crois pas !

C’est ce constat simple qui m’a motivé à :

• Trouver des astuces pour se simplifier la vie, et gagner du temps  avec la gestion de ses mails
• Puis, à prendre du recul et construire une méthode pour continuer à “jouer” à gagner
• Et enfin, à vouloir partager tout cela avec vous sous forme de recette.

Alors, la recette est simple, il faut 1 plat et 3 principaux ingrédients.

3 ingrédients pour apprendre à mieux gérer ses mails et 1 remise à plat

Le plat

Avant d’y mettre les pieds, et d’y mettre ces 3 ingrédients …il faut un plat !

Ce plat c’est : VOS PRIORITES.

Si elles sont claires pour vous, le reste suivra plus facilement que si elles ne le sont pas…

Au besoin, pour revisiter vos priorités, vous pouvez utiliser l’outil que j’ai conçus pour vous y aider.

Cet outil : c’est l’arbre des possibles :

Directement inspiré des concepts du bestseller “Priorité aux priorités” de S. Covey, cette mindmap arbre présente diverses branches (roles, missions, …. ) Evidemment, pour chacun de nous, notre arbre est unique.

Alors  prenez 5 minutes pour vous amuser à le dessiner.

D’autant plus, que c’est un exercice simple et drôle.

En toute franchise, il est rare que nous nous accordions 5 minutes pour prendre du recul sur nos priorités. Non ?

C’était quand la dernière fois déjà ?

Ne procrastinez pas, vous  vous surprendrez à ajouter des branches, à vouloir en consolider d’autres.

Le simple fait de disposer de toutes ses priorités sur une seule feuille permet d’y voir plus clair.

ET cela procure un sentiment très particulier… qu’il faut expérimenter soi-m’aime ;-).

Essayez ! Vous verrez par vous-même ;-)

Stoppez même de lire cet article si nécessaire pour investir sur vous-même…

Puis pensez à revenir ;-)

A de suite …

…

…

…

…

…

Alors ?

Si vous avez osé l’expérience, vos commentaires sont les bienvenus (en bas de l’article).

Sinon, tant pis, une graine germée devient souvent un arbre…un jour ou l’autre :-)

Notons par ailleurs qu’avec sa fameuse “Méthode GTD“, David Allen propose un peu la même chose avec ses altitudes.

Bref, choisissez l’outil que vous voulez, créez-vous le vôtre, mais sachez où vous voulez aller.

Connaitre sa destination (ex : ROME), c’est tout de même plus simple pour avancer, non ?

Maintenant que tout est au plat, ajoutons-y quelques ingrédients pour optimiser ses mails.

Les 3 ingrédients ultimes pour mieux gérer ses mails

Les 3 ingrédients ultimes sont :

• La puissante méthode GTD de David Allen
• Apprendre à devenir encore plus efficace
• 4 conseils pour améliorer continuellement son système

1 – La puissante méthode GTD de David Allen

La GTD c’est ce libre bestseller donc le titre en français est “S’organiser pour réussir”.

L’un des principaux avantages du système GTD, c’est qu’il permet de construire un système étanche.

La force d’un système étanche c’est d’éviter d’essayer d’écoper l’océan de nos mails ou taches avec une passoire.

Bref, cela structure et organise efficacement le traitement de nos mails.

Pour plus de détail sur la méthode GTD, voir cette présentation :

Getting Things Done (GTD) from Shake Your Mind

2 – Apprendre à devenir encore plus efficace

Pour devenir plus productif, beaucoup de méthodes, de techniques et d’astuces sont disponibles.

D’ailleurs, des sites entiers y sont consacrés  dont www.devenirplusefficace.com.

C’est la raison pour laquelle, ces techniques ne seront pas développées en détail ici.

Nous nous contenterons donc simplement d’en évoquer quelques-unes afin que cet article puisse éventuellement vous permettre d’effectuer des recherches complémentaires sur cette thématique.

Donc, en vrac le top 5 des outils d’efficacité et une brève définition :

• Matrice d’Eisenhower (ou Matrice 1000) => qui permet de filtrer ce qui est important vs urgent

• Pareto ou loi 20/80 => 20% des causes engendrent 80 des effets

• Pomodoro => un travail en “sprints” de 20 minutes non stop sans rien faire d’autre, avec un minuteur en forme de tomate pour respecter ces plages de travail.

• Loi de Parkinson  

La loi de Parkinson pose que tout travail au sein d’une administration augmente jusqu’à occuper entièrement le temps qui lui est affecté.

• Les méthodes d’amélioration continue et le Lean Manufacturing  =>

Le BSP (Bon Sens Paysan) en plus structuré ou “Etre ou ne pas être …une valeur ajoutée”

L’amélioration continue au sein d’une équipe agile from annso54

Commencez par fouiller le site www.devenirplusefficace.com, vous devriez trouver votre bonheur (+voir e-books correspondants).

3 – Améliorer continuellement son système (BSP)

Injectez du BSP “Bon Sens  Paysan” dans votre système.

Donc en résumé : ne faites rien qui ne sert à rien !

Voilà cela s’appelle l’amélioration continue.

Beaucoup de termes techniques existent autour de l’amélioration continue, notamment  le Lean Manufacturing, le Six Sigma, ainsi que des outils puissants comme le VSM (Value Stream Mapping) …

Value Stream Mapping -The Concept from Subhrajyoti Parida

Et rassurez-vous, même si ces termes ne vous disent rien et paraissent même un peu barbare, vous pouvez améliorer votre système en utilisant votre bon sens.

Et pour cela, aidez-vous des 4 conseils suivants :

• Analysez

Analysez  le 20/80 de ce que vous faites bien ou moins bien, et surtout de ce qui frêne votre productivité ==> en clair identifiez vos gaspillages

• Osez simplifier

Osez : levez vos freins à l’immobilisme et laissez-vous le droit d’essayer de jouer à tester de nouvelles solutions

Simplifier : Trouvez des solutions pour simplifier, réduire ou même éliminer ces gaspillages.  Puis amusez-vous et :

• Testez et faites votre bilan

Essayez pendant un période, puis faite votre bilan à la fin de cette période, puis décidez-vous même de la suite :

Si Bilan Ok => essayez de semi automatiser

Si Bilan pas satisfaisant => apprenez et revenez en arrière au besoin

• Automatisez et recommencez un cycle

Lorsque c’est possible, mettez en place des routines  pour automatiser vos  bonnes pratiques.

Schématiquement, cela donne :

Cette logique est d’ailleurs tout à fait transposable à bien d’autres domaines dont la gestion de son temps. Pour plus d’information, consulter le post Alibaba et les 40 voleurs de temps.

2 serveurs efficaces : “Moins faire” et “Faire mieux”

Une citation de Coluche surprenante : “Sois feignant, sois intelligent.”

Comment mettre votre confort au service de votre efficacité?

Voici quelques conseils pour améliorer sa gestion de mails et décupler son efficacité :

• Prendre le plat
• Y ajouter les 3 ingrédients
• Mélanger le tout et l’étaler sur le schéma suivant :

Cette recette, appelons cette méthode, consiste simplement à optimiser chacune de ses étapes en commençant tout simplement là où vous avez le plus à gagner.

Elle consiste donc à fournir un GPS Fastoche (Guide de Progrès Spectaculaire) et une Roadmap pour vous aider à progresser vers ROME (Réutiliser Outlook pour Manager ses Emails) => Pour plus d’information sur cette méthode, rendez-vous sur le blog  www.outlookgpsfastoche.fr

Concrètement, à partir du schéma ci-dessus, cela consiste à se poser quelques questions pour chacune des activités (et sous  activités/étapes associées) :

Comment trouver vos propres astuces redoutablement efficaces ?

A vous de deviner quels gaspillages sont évités  par les 20 astuces de Frédéric (numérotées).

Vous trouverez par ailleurs quelques astuces supplémentaires en bonus (commençant par “zzz“)

Toujours en s’appuyant sur notre BSP, voilà ces astuces reclassées selon l’éclairage correspondant au schéma énoncé ci-dessus :

Activité [Ecrire]

3 – Définissez plusieurs signatures, avec des messages types les plus courants.

17 – Mettez en place par défaut le correcteur d’orthographe

Zzz -  Soyez clair (pour info, pour action, qui doit faire quoi pour quand, sinon il faudra d’autres mails pour bien se faire comprendre…)

Activité [Boite de réception]

1 – Désactivez la notification automatique des messages

16 – Désabonnez-vous d’un maximum de newsletters non indispensables

20 – Utilisez des services « anti-spam » pour éviter d’être harcelé par les spammeurs…

Zzz – Désactivez les notifications Facebook

Activité [Classer]

4 – Mettez en place des règles pour classer les emails automatiquement

zzz – Pensez à paramétrer les exceptions (par exemple, un tri automatique sur les mails dont vous êtes en copie, c’est vraiment bien… sauf si c’est un mail de votre responsable ou du directeur par exemple …)

8 – Utilisez les couleurs pour associer des urgences

15 – Si vous utilisez GMAIL, associez des étiquettes aux emails pour mieux les retrouver.

Activité [S'organiser pour réussir GTD]

5 – Lisez rapidement vos emails et décidez immédiatement de ce que vous devez en faire

6 – Consultez votre boite de réception uniquement toutes les heures ou les deux heures…

zzz – pour être efficace, l’idéal c’est de le faire avant un impératif tel que la pause déjeuner, ou une réunion => peu de chance de se laisser distraire dans ces circonstances

7 – Ne relisez pas plusieurs fois un email

zzz – d’où l’importance du conseil 5 et de les classer dans un répertoire à part (votre boite de réception n’est pas une todolist)

12 – Ne lisez plus vos emails directement en arrivant le matin au bureau

13 – Accordez-vous 1h toutes les deux semaines pour faire le tour de votre boite de réception

18 – Si l’échange d’email est supérieur à 3 échanges, alors prenez votre téléphone et passez voir l’expéditeur…

19 – Créez plusieurs répertoires de « Gestion » pour vos actions.

zzz créer une archive spécifique pour vos mails en cours de traitement.

Séparer :

• Votre boite de réception [lieu de décision]
• De votre archive en cours [lieu d'appel à l'action],
• Et de votre archive “Archive Now” [lieu d'archivage sans action]

Activité [Contact]

21 – Faites des groupes pour vos listes de diffusions

zzz – Outlook => nommez vos groupes en commencant par le caractère “_”. Il vous suffira alors de taper “_” pour voir apparaitre vos listes de diffusions (c’est plus facile que perdu au milieu des autres adresses mails de vos contacts)

Activité [Agenda]

22 – Partagez vos agendas avec vos collègues

zzz – utilisez des agendas communs pour  gérer les réservations des matériels commun (salle de réunion, appareil photo, voiture de service …)

Activité [Archiver]

2 – Utilisez le moteur de recherches de Windows pour retrouver facilement vos emails.

9 – Faites des archives pour sauvegarder vos messages Outlook régulièrement…

14 – Pensez à copier vos messages dans les répertoires sur votre PC en plus de votre Outlook.

zzz – Outlook : si vous avez créé des règles à vous ==> sauvegardez les de temps en temps (généralement il y a de la manière grise et beaucoup d’effort en moins alors cela vaut le coup de prendre 5 minutes à les sauvegarder)

Activité [Benchmark]

10 – Ajoutez un plugin Linkedin à votre Outlook pour voir les photos de vos contacts .

11 – Synchronisez votre Outlook et votre Smartphone

zzz – Utilisez une souris de Gamer ! Et paramétrez les fonctions copier/coller sur les boutons paramétrables. Cette astuce à  elle seule me fait gagner 30 minutes par jour !

Vous voulez aller plus loin ?

Vincent offre aux 30 premiers son guide numérique “Gagner du temps facilement avec Outlook” (il suffit de laisser un commentaire), et aux suivants son guide gratuit “J’arrête d’en baver”.

Voilà c’est fini, pas d’addition pour ce menu, et même encore beaucoup de soustraction au programme!