A mon sens, le travail collaboratif n’est pas une finalité mais un moyen de réussir et de mettre en œuvre une stratégie. Le digital accompagne une stratégie de transformation, même s’il transforme aussi lui-même directement une entreprise.
Pourquoi être collaboratif ?
De nombreuses entreprises se lancent (se sont lancées) dans le déploiement d’outils collaboratifs, et notamment de réseaux sociaux internes.
Prendre le temps d’identifier enjeux et objectifs
Certaines entreprises ont insuffisamment pris le temps d’identifier les enjeux et objectifs de ces outils. L’effet de nouveauté et l’effervescence autour du lancement ne durent qu’un temps… Et aujourd’hui nombreuses sont celles qui se retrouvent avec pléthore de communautés ouvertes mais peu utilisées voire inactives. Les collaborateurs sont repartis à leurs activités « classiques » et n’ont ni le réflexe, ni l’envie de partager et collaborer en ligne.
L’aspect technique ne pose pas problème
Aujourd’hui, la plupart des collaborateurs – y compris les moins technophiles – utilisent dans leur sphère privée des sites interactifs. Ce qui est davantage problématique, c’est l’appropriation de ces outils dans le cadre professionnel. Quel intérêt aurai-je personnellement à contribuer ? Quel intérêt à partager mon savoir-faire ? En quoi l’entreprise reconnait-elle cette contribution ?
L’intérêt du collaboratif est avant tout collectif
L’intérêt du collaboratif est de gagner en transversalité et en réactivité, partager des bonnes pratiques afin d’être performant, capitaliser, innover, rester en veille et se former… Reste à convaincre les individus de s’en emparer. En effet, les outils ne sont qu’un levier, ce ne sont pas eux qui collaborent…
Quel rôle pour les Ressources Humaines ?
Introduire le digital au sein d’un métier, c’est faire évoluer les pratiques, les situations de travail… C’est donc impacter la ressource humaine, les compétences, les postures.
Les Ressources Humaines doivent innover et s’adapter
En premier lieu, il s’agit donc pour les Directions RH d’anticiper – en appui des métiers et à la Direction générale – les évolutions que le digital entraînerait dans leur environnement. Quels changements de métiers et de pratiques ? Quelles compétences requises ? Quelles modalités d’accompagnement pour faire évoluer les hommes dans ce changement ?
Les Ressources Humaines doivent légitimer le collaboratif
Il est aussi important pour les RH de trouver une forme de légitimité dans ce contexte. Ce sont eux qui sont les mieux placés pour coordonner les parties prenantes : DSI (évolution des outils notamment au regard des infrastructures existantes), Marketing & Commercial (évolution de la relation client), Métiers (évolution de la façon de travailler), Communication (cohérence des messages…).
Les Ressources Humaines doivent s’approprier les outils collaboratifs
Cette légitimité passe à mon sens par une appropriation de ces outils collaboratifs par les RH eux-mêmes. Sur ce point, certaines entreprises sont à la traîne. Pourtant les usages possibles sont nombreux : valoriser l’offre de services de la fonction RH, améliorer l’attractivité de l’entreprise et fidéliser, faciliter la formation et le partage, favoriser un dialogue social plus direct, etc. Pour gagner en crédibilité dans leur rôle de pilote, les RH doivent montrer la voie et avoir des représentants dignes des espoirs qu’ils peuvent avoir dans le collaboratif…
Quel accompagnement des Ressources Humaines pour déployer le collaboratif ?
L’une des bonnes pratiques consiste à faire évoluer les valeurs d’entreprise. Cela passe ensuite par communiquer sur ces nouvelles valeurs et surtout les incarner au quotidien.
Faire évoluer les valeurs de l’entreprise vers le partage
A l’heure où certaines organisations restent focalisées sur la notion d’expertise (« le bon collaborateur est celui qui détient une expertise »), il s’agit ici de s’orienter vers une culture du partage et du transfert. Cela nécessite de clarifier le rôle et les responsabilités attendues des différents collaborateurs, y compris des managers.
Communiquer les valeurs collaboratives au quotidien
Pour les collaborateurs eux-mêmes, de quelle manière l’organisation valorise/rétribue les comportements collaboratifs : intégration dans les missions/objectifs des collaborateurs, temps dédié voire création de rôle spécifique (Community Manager), incentives, prise en compte de ces éléments dans la gestion des carrières, etc. Et deuxième question : sur la base de quels critères valoriser les collaborateurs ? Attention en effet à la course au plus grand nombre d’informations publiées, sans vérifier l’aspect qualitatif de celles-ci, ni la valeur ajoutée du collaboratif…
Et pour les managers, quel rôle ?
A mon sens, même si à travers ces outils, ils ne sont plus les seuls et uniques accès à l’information, il n’empêche, leurs responsabilités restent importantes et multiples. En effet, ils doivent – de par leur proximité – maintenir le sens dans un environnement interne changeant, être porteurs des changements avec une approche pédagogue. Ils peuvent aussi avoir un rôle d’aiguilleur dans l’utilisation des multiples outils collaboratifs (encore faut-il qu’ils en aient les compétences). Par ailleurs, leur contact direct avec les équipes doit être plus que jamais préservé et soigné, afin de vérifier l’appropriation durable, par leurs collaborateurs, des savoir-faire et informations accessibles en ligne.
Les RH doivent donc veiller à faire évoluer les droits et devoirs de chacun. Ils doivent aussi communiquer sur les réussites et les succès engendrés par le collaboratif pour maintenir cet élan. Enfin, il est aussi important qu’ils veillent à la protection des collaborateurs et à leur charge de travail : en effet, ces outils souvent accessibles à distance ont aussi comme impact de flouter la frontière entre vie professionnelle et vie privée.
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Pour toute information : vous pouvez contacter Catherine Bonjour cbonjour@cegos.fr ou 01.55.00.93.22