Règlementation : Une e-facture à votre image

La facturation est une élément primordial dans la vente. 

L’établissement d’une facture est obligatoire lors  :

• de toute prestation de service ou toute vente de marchandise entre professionnels,
• de la vente d’une marchandise d’un professionnel à un particulier, seulement si celui-ci le demande ou en cas de vente à distance. 

Tous les e-commerçants sont donc concernés par l’établissement de l’e-facture qui fait partie intégrante d’une opération de vente. De plus, au delà des obligations légales, le marchand doit garder à l’esprit que sa facture sera lue et parfois conservée par son client. Il a donc intérêt à soigner ce support obligatoire, témoin de son professionnalisme, pour valoriser son image et par voie de conséquence, son e-réputation.

La facture, note détaillée des prestations ou des marchandises vendues, a plusieurs fonctions :

• juridique : elle constitue la preuve juridique de la réalité de la marchandise vendue, et constate le droit de créance du vendeur,
• commerciale : elle détaille les conditions de négociation de la vente entre le fournisseur et son client, notamment le montant à payer, l’échéance.. ,
• comptable : elle sert de justificatif comptable, nécessaire à l’établissement des comptes annuels, notamment l’enregistrement du journal des ventes,
• fiscale : elle fait office de support à l’exercice des droits sur la  TVA (collecte et déduction) et au contrôle de l’impôt.

Il faut savoir que tout manquement à l’obligation d’établir une facture conforme est passible d’une amende pénale de 75 000 € et d’un redressement fiscal (de 50 % du montant de la transaction). De plus, en cas de litige sur une opération de vente ou de contrôle par l’administration fiscale,  la production des factures sera toujours demandée à l’e-commerçant.

Pour vous aider à vérifier la conformité de votre modèle, nous vous proposons un tableau récapitulatif des mentions obligatoires qui doivent figurer sur une e-facture pour qu’elle soit conforme à la réglementation : 

Mentions Commentaires

Date d’émission de la facture Date à laquelle elle est établie

Numérotation de la facture Numéro unique basé sur une séquence chronologique continue, sans rupture. Il est possible d’émettre des séries distinctes, utilisant par exemple un préfixe par année (2014-XX) ou par année et mois (2014-01-XX).

Date de la vente Jour effectif de la livraison

Identité de l’acheteur Nom (ou dénomination sociale) et adresse (sauf opposition de sa part, pour un particulier)

Identité du vendeur

• Nom et prénom d’un entrepreneur individuel (suivi éventuellement de son nom commercial)
• dénomination sociale d’une société (suivie du numéro Siren ou Siret et du code NAF)
• numéro RCS pour un commerçant, suivi du nom de la ville où se trouve le greffe d’immatriculation
• numéro au Répertoire des métiers pour un artisan
• adresse du siège social (et non de l’établissement)
• si l’entreprise est une société, mention de la forme juridique et du montant du capital social

Adresse de livraison Peut être différente de celle de l’acheteur

N°d’identification à la TVA du vendeur et du client professionnel

Désignation du produit Nature, marque, référence, etc. des produits

Décompte détaillé de chaque produit fourni Détail en quantité et prix

Prix catalogue Prix unitaire hors TVA des produits vendus

Majoration éventuelle de prix Frais de transport, d’emballage..

Taux de TVA légalement applicableMontant total de la TVA correspondant Si les opérations sont soumises à des taux de TVA différents, il faut faire figurer sur chaque ligne le taux correspondant

Réduction de prix Rabais, ristourne, ou remise acquise à la date de la vente et directement liée à cette opération, à l’exclusion des escomptes non prévus sur la facture

Somme totale à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC)

Date et délais de paiement

• Date à laquelle le règlement doit intervenir
• Conditions d’escompte en cas de paiement anticipé
• En cas d’absence d’escompte, mentionner sur la facture : « Escompte pour paiement anticipé : néant »

Taux des pénalités de retard Exigibles en cas de non-paiement à la date de règlement

Mention de l’indemnité forfaitaire de 40 € Pour frais de recouvrement, en cas de retard de paiement

* Si l’entreprise est en cours d’immatriculation, la facture doit être établie au nom de la société, avec la mention Siret en cours d’attribution, et non au nom du créateur, sous peine de rejet de la déduction de la TVA.

Dans certains cas particuliers s’ajoutent des mentions spécifiques :

Mentions Dans quel cas ?

TVA non applicable, art. 293 B du CGI Vendeur bénéficiant de la franchise en base de TVA, facture  en hors taxe (cas des auto-entrepreneurs)

Membre d’une association agréée, le règlement par chèque est accepté Vendeur membre d’un centre de gestion ou d’une association agréée

Sources : CGI, annexe2: articles 242 nonies et 242 nonies A, Code de commerce article L441.3

Pour conclure, gardez bien à l’esprit que vos e-factures sont à votre image ! Ne négligez ni le fond, ni la forme car cela pourrait porter préjudice à votre business. Pour les internautes qui ont passé commande chez vous, la réception de la facture est la dernière étape d’un acte d’achat réussi. Pour encourager les récidives, ne la laissez pas gâcher votre e-réputation !