On disait la profession moribonde, menacées par les nouvelles technologies. Mais les secrétaires et autres assistants ont bien résisté à la révolution de l’informatique : tous les jours, ils, ou plutôt elles, car la profession est encore très féminisée, nous prouvent qu’elles sont essentielles au bon fonctionnement d’une entreprise.
Pour reconnaitre ce métier encore souvent mal perçu et mal rémunéré a donc été créée la « Fête des secrétaires », qui a lieu chaque année le troisième jeudi d’avril : l’occasion de se souvenir que les secrétaires jouent un rôle absolument indispensable dans les entreprises.
Les nouvelles technologies semblaient des ennemis redoutables pour les secrétaires. En fait, il n’en est rien, car internet, email et smartphones n’ont pas complètement simplifié le quotidien des cadres.
Au contraire, ils ont créé de nouvelles contraintes et de nouveaux besoins. Aujourd’hui, les secrétaires ne font pas que répondre au téléphone ou préparer le café ; elles gèrent véritablement le quotidien des cadres.
Le seul cliché qui reste d’actualité est la féminisation de cet emploi : en France, les secrétaires sont à 94% des femmes.
Les secrétaires est bien souvent la personne la plus proche des cadres et des dirigeants, qui leur confient des tâches diverses.
Dans les PME, notamment, où il n’y a pas de comptable ou d’assistant administratif, elles sont véritablement en charge de la vie de l’entreprise.
Il ne faut pas oublier que la secrétaire est souvent le premier contact qu’un nouveau client a avec votre entreprise : elle est la première voix qu’il entend, le premier visage qu’il voit et la première main qu’il serre.
Comme elle a un excellent contact humain et qu’elle est consciente de ses responsabilités, la secrétaire contribue à gagner de nouveaux clients et à fidéliser les anciens. Au fil du temps, les secrétaires et assistants sont amenés à bien connaitre les clients, partenaires et fournisseurs : ils les appellent par leur prénom, sont capables d’immédiatement reconnaitre leur voix, et savent quand ils partent en vacances : ils créent ainsi un lien humain qui peut être un atout immense pour votre entreprise.
Sans secrétaire, le chaos règnerait dans bien des bureaux. D’un côté, les secrétaires et assistantes organisent le temps, en remplissant agendas, en organisant réunions, déplacements professionnels et participations aux salons et colloques.
De l’autre, elles s’occupent de gérer l’aspect matériel de la vie du bureau : elles trient le courrier, classent les dossiers, et rangent les documents. Si on cherche quelque chose, c’est à elles qu’il faut s’adresser ; si on manque de quelque chose, ce sont elles qui arrangeront la situation.
Le poste de secrétaire et d’assistante est d’une importance clé dans une organisation, et elles sont souvent bien plus polyvalentes que d’autres professionnels de l’entreprise.
Téléphone, ordinateur, relation client, tâches commerciales et administratives et parfois même compatibilité et intendance, elles prennent en main le quotidien en passant d’une tâche à une autre avec efficacité.
Elles sont donc de véritables « couteaux suisses », indispensables aux cadres et aux chefs d’entreprise : sans elles, le quotidien devient un véritable défi.