Repenser l’expérience de la réunion

Dans la série « et si on simplifiait pour plus de valeur ajoutée ? » la réunion, moment de communication et d’échange par excellence, ressemble souvent à un pensum pour de nombreux managers et collaborateurs. L’étude présentée en novembre dernier dans le magazine l’Expansion sur ce sujet ne fait que souligner une réalité malheureusement partagée par de nombreuses organisations  :

• Hors entretiens individuels, nous passons en moyenne 3 heures 16 chaque jour en réunion (soit rapporté à une carrière professionnelle plusieurs années en cumulé).
• 58 % des réunions seulement sont jugées vraiment utiles par ceux qui y assistent,
• 60,4 milliards d’euros sont ainsi gâchés par an du fait des réunions…

Les principales raisons relèvent de l’ordre du jour peu précis, du non-respect des horaires de début et de fin, de la non gestion des différentes interventions durant la réunion, du manque de décision et de plans d’actions etc…Le cercle vicieux qui s’est instauré dans de nombreuses entreprises est malheureusement simple à décrire : la réunion a tué la réunion et, pire, la collaboration ! Les réunions incarnent pourtant la face émergée d’une culture innovation mais aussi la façon de réfléchir et d’avancer ensemble.

Si les réunions sont nécessaires pour mobiliser les idées et les énergies individuelles et collectives, pour coordonner les actions, pour obtenir des résultats, elles consomment aussi du temps, ressource rare.
Paradoxalement, les réunions sont à la fois une expérience DE travail ET du travail sous-exploitée mais aussi le « lieu » le plus simple pour faire évoluer les comportements, pour développer de nouvelles compétences (curiosité, empathie, autonomie, responsabilité, inclusion et diversité…) et pour créer de l’enthousiasme !

Ce qu’explique Frank Wander, précédent DSI de Guardian Life et aujourd’hui à la tête de l’IT Excellence Institute, dans son livre  » Transforming IT culture : how to use social intelligence, human factors and collaboration to create an IT department that outperfoms «  pourrait inspirer d’autres départements :

« Pour transformer les comportements, j’ai établi des règles de base dans mes réunions de directions : notre succès serait nourri par une communauté qui se fait confiance, où les collaborations ont un sens et font sens et où notre intelligence sociale se ressent dans chacune de nos interactions. Ces comportements incluent le partage/l’aide, la bienveillance vis-à-vis des autres (empathie et compassion), l’ouverture aux autres, à leurs idées et l’acceptation des autres, une transparence totale (pas d’agendas cachés) et pas de recherche permanente de coupable. Au bout du compte, mon objectif était de créer l’harmonie car c’est une force motrice de la productivité collaborative. »

Vous pourriez penser que l’affirmation de Frank Wander est largement biaisée : il parle de réunions de comités de direction et non de réunions hebdomadaires.
Pourtant, le principe qu’il énonce est largement valable pour tout type de réunions mais nous en avons tous oublié les fondamentaux !

Comment les réapprendre ? Il existe une cinquantaine de façon de mener des réunions intelligentes, qui engagent, créent l’envie d’être ensemble et permettent de produire des résultats qu’ils soient classiques ou en rupture. Voici quelque pistes (en dehors des basiques qui consistent à préparer une réunion, à savoir gérer la dynamique des participants et à suivre l’après-réunion) :

• Se fixer des réunions de 30 mn chrono debout ou alterner les positions. Chez Menlo Innovations, société américaine d’éditions de logiciels personnalisés de 50 personnes, élue entreprise audacieuse en 2012 (pas uniquement pour ses réunions, mais pour avoir érigé le collaboratif comme la respiration de l’organisation), les réunions se tiennent debout tous ensemble une fois par semaine dans un grand espace ouvert.
• Se former aux techniques rapides d’animation (visuelles, analytiques, créatives, prototypage) et inventer des noms de réunion en fonction des objectifs à atteindre (décision, point avancement, histoires à partager, information, idées neuves, nouveau projet…) pour éviter qu’une réunion soit…encore une énième réunion et redonner du sens. Or redonner du sens est devenu un enjeu-clé de management comme le souligne l’étude du cabinet Mc Kinsey & Company de janvier 2013 (Susie Cranston et Scott Keller) « Accroître le Quotient de Sens du Travail« . Une fois que la preuve par l’exemple a été donné sur des formats courts, il est alors possible d’établir des réunions ou « temps ensemble » avec des durées différentes, tout en gardant le principe du tryptique : temps utile, collaboration et action.
• Le manager doit-il toujours mener la/les réunion(s) ?
• Varier les types de réunion : j’évoquais les fameux « Midnight Lunch » d’Edison dans le dernier billet, des repas d’équipe instaurés par Edison pour réfléchir ensemble différemment le soir aux projets développés dans la journée, les options sont larges. A vous de les imaginer avec votre équipe !
• Oser s’amuser à travailler ensemble pour retrouver plaisir, instanéité et authenticité.
• Inviter un ou des « intrus » : clients, autres services, un autre point de vue…
• Evaluer en fin de réunion le RTSIC (Retour sur Temps Utile et Collaboratif).
• Et enfin, repenser les lieux de réunion qui cristallise souvent les statuts : faut-il vraiment une salle ? utiliser différemment la cafétéria ou un lieu de pause ?
  Même les hôtels Pullman s’y mettent  ! (source : Revue « Déplacements Pros ») La chaîne a demandé au designer Mathieu Lehanneur d’imaginer une nouvelle approche des espaces de travail et dessiner une salle de conseil à l’esprit «Work hard, Play hard» (version luxe évidemment !). Il a ainsi développé la salle «Business Playground» qui dispose d’un mobilier unique créé pour la marque. La «Poker Table» Pullman. Elle reprend les codes de la table de poker avec notamment un rebord de cuir. «L’objectif consiste à donner envie de prendre part à la réunion tel à un jeu, de participer, d’être acteur, toujours concentré». Afin que la technologie soit facile d’accès tout en étant discrète, toutes les connectiques nécessaires à la réunion sont intégrées dans le meuble. Toutes les fournitures (carnets, stylos…) sont présentées dans des «Tool Box» Pullman. En outre et pour permettre aux participants de s’évader ou de se réunir différemment, un espace dédié a été dessiné comme une bulle, la «Canopy Break» Pullman. Elle permet de s’installer confortablement pour une pause végétale ou une conversation plus informelle pendant les breaks. Le designer a également imaginé des «Curiosity Boxes» Pullman (voir image ci-dessous ou comment remettre au goût du jour les Cabinets de Curiosité) dont l’objectif est de favoriser l’inspiration. Ils «invitent à voyager vers des lieux inédits grâce à un objet insolite, un livre, une idée».

Vous aussi vous avez envie de redesigner l’expérience de vos réunions et du « mieux travailler ensemble » pour plus de collaboration et d’innovation ? Parlons-en…ensemble !