Liens entre productivité et nombres de projets

Le nombre de projets qui doit être effectué en parallèle a une incidence directe sur la productivité globale. Cet article va vous donner une idée basée du coût induit par la multiplicité des projets et donner quelques conseils pour mieux la prendre en compte dès les phases commerciales.

Concrètement, vous travaillez dans une agence Web, vous avez 4 projets à mener de front, que vous soyez développeur, intégrateur, chef de projet ou directeur artistique, vous vous rendez bien compte, qu'il faut plus de temps pour mener 4 projets de front que si les 4 projets s'enchaînaient les un derrière les autres.

Ce qui fait perdre le plus de temps, c'est de se remettre dans un dossier, de passer de l'un à l'autre. Je crois que beaucoup de monde, après avoir été interrompu pendant ne serait que quelques minutes, passent 5 minutes rien que pour retrouver ce qu'il était en train de faire avant d'être interrompu.

Une règle empirique

De par mes observations et pour avoir mesuré cette perte pendant quelques mois, j'en suis arrivé à une règle quelque peu empirique mais qui me donne me donne une idée assez précise de la perte de productivité liées à la multiplicité des projets.

Pour chaque projet supplémentaire, on perd 10 % de productivité.

Nombre de projet Productivité Productivité par projet Perte

1 100% 100% 0%

2 90% 45% 10%

3 80% 27% 20%

4 70% 17.5% 30%

5 60% 12% 40%

6 50% 8% 50%

7 40% 6% 60%

8 30% 4% 70%

9 20% 2% 80%

10 10% 1% 90%

Je pense qu'au-delà de 5 projets en parallèle, il y a un très gros problème, qui trouvera généralement se réglera assez rapidement : burn out, démission ou retard très important.

Les autres sont plus intéressants, car ils correspondent à des réalités terrains. Peu d'entreprise ou même de freelance ne peuvent se permettre de n'avoir qu'un projet sur le feu. C'est un monde idyllique qui ne correspond que rarement à la réalité (sur des projets au long cours et on a affaire à d'autres problèmes qui viennent enrayer la productivité).

Depuis que je suis dans ce métier, on va dire que le nombre de dossiers que j'ai à traiter en parallèle oscille entre 2 et 5.

Un exemple concret

Prenons l'exemple d'une entreprise qui a 5 projets de 37 heures de développement soit un total de 185 heures.

Si le développeur peut s'y consacrer à 100 %, l'un à la suite de l'autre, il fera les 5 projets en 185 heures, ce qui est totalement logique.

En revanche, s'il ne peut pas les faire l'un derrière l'autre, et qu'il doit les mener de front, il mettra au total 308 heures, soit 123 heures de plus que prévues.

Ce sont, bien sûr, les 2 extrêmes, regardons dans un tableau comparatif les cas intermédiaires.

Nombre de projet en parallèle Temps pour réaliser les projets Temps supplémentaires

1 185 0

2 206 +21

3 231 +46

4 264 +79

5 308 +123

Bien sûr cette règle est empirique et n'a aucune valeur scientifique, mais si vous ne me croyez pas je vous encourage à regarder et exploiter le timetracking et vous verrais que je ne suis pas si loin que cela de la réalité.

C'est bien tout cela, mais comment fait t-on pour y faire face.

Le faire financer

Votre activité et la typologie des projets que vous réalisées vous imposent un mode de fonctionnement avec 3 projets en parallèle. Ce n'est gênant que si cela n'est pas financé.

Il suffit de le refacturer a vos clients, avec 3 projets en parallèle, c'est assez simple, il faut rajouter 25% au temps nécessaire. Ce n'est plus 37 heures que l'on facture, mais 44 heures, et ce n'est pas arnaquer vos clients que de faire cela, c'est juste payer le temps réel que vous y passer. Une autre solution consiste à garder le même temps, mais à augmenter le coût de journée, suivant les clients l'une ou l'autre solution sera plus adapté.

"Oui, mais d'autre facture moins chère"

Voilà une réponse que vous allez entendre souvent, mais il faut toujours garder à l'esprit que payer le juste prix des choses est le seul gage d'avoir un produit de qualité, et je vous renvoie à une lettre qui ne date pas d'hier qui explique cela avec beaucoup de précisions.

Revoir son organisation

Reprenons notre exemple, en travaillant sur les 5 projets en parallèle, il faudra près de 9 semaines, alors que si j'enchaine les projets les uns derrière les autres, 5 semaines seront nécessaires. Autrement dit, les projets seront livrés respectivement 8, 7, 6, 5 et 4 semaines avant. Alors certes, les premières semaines seront difficiles, car il faut mettre quelques clients à l'écart, et que cela générera peut-être des tensions, mais au final quand il jugera le résultat. Il serait nettement plus content que si vous livrez le projet 5 semaines plus tard, il aura beaucoup de mal à comprendre comment pour un travail de 37 heures, il vous a fallu 2 mois et demi.

Malheureusement, dans les métiers du Web, on dépend souvent des inputs des clients et de prestataires externes, ce qui rend cette planification quasi-impossible.

Revenons, à ce qui fait que l'on perd du temps en faisant plusieurs projets en parallèles, c'est le fait de passer de l'un à l'autre, de se remettre dans le bain.

Hors si l'on réfléchit bien, il existe une coupure naturelle que l'on est obligé d'avoir (et tant mieux), c'est le week-end. Le lundi, ce n'est pas toujours évident de savoir où l'on s'était arrêté le vendredi, non ?

Donc, une technique consiste à découper le travail à la semaine.

Chaque semaine est consacrée à un dossier, si le dossier n'est pas près, il est décalé à la semaine suivante, et comme cela il n'y a pas de perte de temps.

C'est trop inhabituel pour vos clients, le changement est trop brusque, vous aviez l'habitude de réagir dans l'instant, alors commencer par une unité plus petite comme la journée, puis passait progressivement à 2 jours puis 3, ... . Car, au final, ceux qui vont profiter de cela, c'est bien vos clients et ils vont s'en rendre compte assez vite.

Ce phénomène est bien réel et souvent sous-estimé (voir pas estimé du tout), et il peut changement radicalement la rentabilité de votre activité, tout en améliorant la relation avec vos clients. Il faut savoir parfois donner du temps au temps.