Formation gestion du temps

Comment gérons-nous notre temps ?

Bien gérer son temps au quotidien permet de gagner en efficacité et en productivité. Une bonne  gestion du temps peut ainsi nous faire gagner jusqu’à une heure par jour. Des objectifs réalisables, une To do list, un agenda… de nombreuses astuces et méthodes de gestion du temps existent pour prioriser, optimiser la gestion de son temps…

Si nous étudions notre relation au temps et analysons comment font les personnes « qui semblent avoir plus de temps que les autres », nous découvrons qu’elles parviennent à intégrer les bonnes pratiques, pratiques accessibles à tous. Les suivre nous permet de prendre du recul, de nous affranchir de nos habitudes et de, progressivement,  gagner en efficacité. En voici les principales :

• Se fixer des objectifs
• Se fixer des priorités
• Se fixer une limite de temps
• Planifier
• Réaliser une seule tâche à la fois
• Réussir à déléguer
• Chercher le meilleur équilibre

Se fixer des objectifs
Avoir un objectif donne une direction, un cap à tenir. Pour définir un objectif efficace, c’est à dire qui nous permette de vous focaliser sur le résultat à obtenir, il doit être spécifique et exprimé clairement.
Mais les objectifs nous servent aussi à nous motiver. Ils sont notre principale source de motivation. Nous devons être excités à l’idée d’avancer, de progresser vers eux. Nous devons donc les définir de façon claire et précise. Il doit être facile de les identifier et déclencher ainsi une image mentale motivante qui nous poussera dans la bonne direction.

Se fixer des priorités pour gagner du temps
La vie quotidienne est bourrée de tâches, d’obligations, d’interactions en tout genre. Mais elle est aussi pleine de distractions, de futilités et de tout un tas de choses qui nous font perdre du temps inutilement.  Alors, avant de se lancer à corps perdu dans la première activité venue, il est important de prioriser ses tâches en remontant les tâches urgentes sur notre « to do list ». Mais attention de toujours bien distinguer l’« urgent » de l’« important » dans sa gestion du temps. Ce sont 2 notions bien différentes.

Se fixer une limite de temps
Limiter une tâche dans le temps permet de canaliser son énergie et de rester concentré sur ce qu’on fait. Il en va de même avec vos activités personnelles et professionnelles. Donnez-vous autant que possible une échéance pour les tâches que vous réalisez. Vous vous adapterez naturellement pour faire ce qu’il faut dans le temps imparti en occupant votre temps en actions concrètes.

Planifier : prendre le temps de gérer son temps
Planifier sa semaine et ses journées permet d’avoir une vue d’ensemble de ses activités. on avance plus vite qu’en gardant tout dans sa tête ou sur des bouts de papier qui ont perdu le nord. Et cela peut faire une grande différence sur la quantité de choses que l’on peut accomplir dans un même laps de temps. Même si il est nécessaire de planifier tout ce qui peut l’être, il est inutile de tout planifier dans vos listes. Assurons-nous d’y mettre les tâches les plus importantes et celles qui nous avancent vers la réalisation de vos objectifs.
Et ne jamais planifier plus de 70% de son temps disponible pour rester ouvert aux imprévus et se protéger du stress. Passons 10% de notre temps à organiser les 90 autres %.

Réaliser une tâche à la fois
De nos jours, nous sommes capables de travailler sur un projet, lire ses e-mails, répondre au téléphone et consulter sa page Facebook en même temps. Quelle performance !
Nombreux sont ceux qui pensent que parce qu’ils sont capables de faire plusieurs choses en même temps, ils sont plus efficaces.
Malheureusement, ce n’est pas si simple.
Bien entendu, il est possible de mener plusieurs projets de front et c’est d’ailleurs le lot quotidien de beaucoup d’entre nous. Pourtant nous sommes bien plus efficaces, alertes et concentrés en finissant chaque tâche avant de passer à une autre.
Courir plusieurs lièvres en même temps est le meilleur moyen de se disperser.
Cela nous évitera aussi de devoir revenir à une tâche sur laquelle nous n’avons pas travaillé depuis longtemps. Car il nous faudra retrouver les documents, nous familiariser avec, préparer tout ce dont nous avons besoin, et enfin commencer… ce qui représente une véritable perte de temps.

Réussir à déléguer : réussir avec l’aide des autres.
Déléguer est une pratique que l’on utilise depuis la nuit des temps. D’ailleurs, plus qu’une pratique, on la définit plutôt comme un savoir-faire. Certains vont même jusqu’à employer l’expression « l’art de déléguer ».
Déléguer consiste à confier, à transmettre l’exécution d’une tâche à quelqu’un d’autre. Le but premier étant de se libérer du temps, la première chose à faire est de définir quelles actions nous pouvons déléguer, puis identifier la personne la plus adaptée pour remplir cette mission. Pour déléguer avec efficacité, nous devons donc susciter l’intérêt de cette dernière. Prendre confiance en soi et croire en ce que l’on dit est assurément une des meilleures méthodes qui soient pour réussir à déléguer et gagner du temps collectivement.

Chercher le meilleur équilibre
La plus grande difficulté que nous rencontrons dans notre gestion du temps, est de parvenir à concilier les différentes facettes de notre vie, tant au niveau personnel que professionnel. Souvent, nous avons le sentiment de réussir dans un domaine au détriment d’un autre. Or tous ces domaines forment un tout indissociable et lorsqu’un événement intervient dans l’un d’entre eux, il a une influence sur tous les autres. Bien gérer son temps, c’est donc définir sa stratégie temps en équilibrant le temps consacré à chacun des aspects de sa vie.

Quelques résolutions…
Changer ses habitudes demande du temps et de la persévérance. Pour y parvenir, gardons toujours en tête cette liste non exhaustive d’astuces à enrichir :

• Rangement : ranger son bureau pour ne plus avoir son poste de travail surchargé et désordonné. Un rangement régulier permet d’éviter une accumulation excessive
• Réunion : une réunion peut rapidement déraper en termes de timing. Conserver un œil sur sa montre pour veiller à ne pas déborder…
• Rythme : personne n’est efficace de manière homogène tout au long de la journée et nos périodes de concentration maximale varient au cours de la journée. Apprenons à connaitre notre rythme physiologique pour planifier.
• Refus : une bonne gestion du temps et une bonne organisation commence par une sélection des tâches à réaliser, en particulier celles qui ne nous reviennent pas normalement. Pour se cantonner à ses responsabilités et ne pas se disperser, il faut apprendre à dire « non ».
• Agenda : un agenda est un outil bien utile pour planifier ses tâches et optimiser son organisation. Il permet d’abord de programmer au mieux son travail en bloquant une plage de temps pour chaque activité et en évitant les engagements intenables. Il permet aussi d’avoir une vision globale de sa journée ou de sa semaine pour en distinguer les points forts et les temps morts.
• Notes : l’une des causes de la désorganisation réside dans l’oubli. Rédiger des notes facilite la mémorisation.
• Calme : quand sa fonction n’impose pas une disponibilité permanente, il peut être utile de conserver, au cours de la journée de travail, des moments préservés. Ces périodes pendant lesquelles nous ne sommes pas sollicités permettent de prendre du recul, d’avoir une meilleure concentration et de gagner en efficacité.
• Planning : pierre angulaire de tout travail en mode projet, le rétroplanning s’est imposé comme un outil fort utile pour tenir les délais.
• Imprévu : l’objectif d’une bonne organisation consiste à caler son emploi du temps, à classer ses documents et à déterminer ses tâches à l’avance. Pourtant, il est rarement possible d’éliminer totalement l’imprévu. Conserver quelques créneaux libres pour y effectuer des tâches urgentes et imprévues permet de gérer sereinement les impondérables.
• Tri : l’impression de désorganisation vient bien souvent d’une accumulation qui empêche d’avoir une vision claire de la situation. Mettre à la corbeille immédiatement  ce dont nous n’avons pas ou plus besoin permet de trouver une information ou un document plus facilement et plus rapidement.
• Technologie : utilisés intelligemment, les nouveaux outils sont susceptibles d’offrir un gain de temps précieux.
• Classement : le classement est l’une des techniques d’organisation les plus évidentes pour gagner du temps. Pour optimiser son organisation, mieux vaut bien penser à sa méthode de classement. Un classement par finalité peut être plus utile qu’un classement par type.
• Délégation : en confiant certaines tâches à son entourage professionnel, nous nous déchargeons d’une certaine charge de travail tout en restant présent si nécessaire.
• Transports : il est parfois indispensable de se déplacer. Même dans ce cas, nous pouvons optimiser notre temps, en préférant le train à l’avion pour travailler si le temps de trajet est similaire, en emportant les documents utiles pour préparer la réunion du lendemain… Autant de précautions qui permettront de gagner du temps.
• Répertoire : pour rechercher un contact, rien de plus facile que de consulter son carnet d’adresses ou son répertoire. Sous forme numérique, un répertoire peut véritablement faire gagner du temps. Mais pour être utile, un répertoire doit être tenu à jour.
• Attention : s’organiser efficacement vise à libérer son cerveau d’actions ou de réflexions parasites. Mais pour y parvenir, il faut faire preuve, en amont, d’un minimum d’attention. Au moment de programmer une tâche à réaliser, il faut s’assurer en avance d’avoir tous les éléments indispensables.
• Décision : l’un des ressorts de la désorganisation se nomme la procrastination. Repousser au lendemain ce que l’on peut faire maintenant est le plus sûr moyen de se retrouver dépassé par les événements. Décider rapidement permet d’accélérer sa journée de travail en évitant les périodes d’hésitation.
• Partage : être organisé, c’est bien. Travailler avec des personnes organisées, c’est mieux. Partager ses méthodes permet une meilleure performance.

Pour aller plus loin dans la gestion du temps :
Suivez une formation gestion du temps  qui permet de maîtriser les outils efficaces directement opérationnels mais de parvenir aussi à la levée des résistances au changement des comportements.