formation Outlook gestion du temps : cette chose gratuite qui nous coute si cher

Savez-vous qu’Outlook peut vous couter très cher si vous ne savez pas en exploiter la substantifique moelle que sont les  ? Sachant que le calendrier Outlook n’est que la partie visible de l’iceberg de la « gestion du temps ».

Le temps : cette chose totalement gratuite qui nous coute si cher (1)

La majorité des utilisateurs, quand on leur parle de gestion du temps Outlook, pensent au calendrier électronique avec ses fonctions de partage de calendrier qui facilitent l’organisation des réunions et la réservation des ressources associées (salles de réunion, vidéo projecteur).

Outlook est plus qu’un logiciel de messagerie : c’est un fantastique outil d’organisation du travail. Et suivant que vous sachiez bien l’utiliser ou pas, il peut s’avérer être un allié ou un ennemi.

Les formations que nous organisons sont précédées d’un questionnaire en ligne de qualification des usages et des besoins des participants. A la dernière question : « Vos attentes concernant une formation Outlook », la gestion du temps est la principale préoccupation des participants (2). Voici un extrait des réponses à cette question ouverte :

• Connaître toutes les fonctionnalités d’Outlook pour gagner en temps et en qualité de travail (partage de contacts, etc).
• Optimiser mon temps sur Outlook avec toutes sortes de petites astuces que je ne connais pas à ce jour. Cet outil est primordial pour ma fonction d’assistante de Direction. Classement, priorité, gestion des rendez-vous, invitations, partage et délégation de calendrier.
• Il est indispensable d’optimiser mon temps et mon organisation.
• la gestion de l’agenda pour organiser une réunion avec plusieurs personnes.
• les outils de suivi des actions pour optimiser la gestion des flux d’information et des délais : gagner en réactivité. Les contacts pour gagner du temps, les tâches pour ne rien oublier
• Gérer efficacement l’avalanche de mails reçus en triant avec pertinence, archiver, connaître de nouvelles fonctions, me simplifier la vie et ne plus perdre de temps.

A la lecture de ces attentes, la gestion des calendriers est une de leurs préoccupations, mais ces personnes ont un souci majeur d’efficacité. Comment gagner du temps ou, dit autrement, comment en perdre le moins possible ? Parce que le paradoxe des outils informatiques est qu’ils sont destinés à nous permettre de « faire plus en moins de temps »… mais il s’avère qu’ils peuvent être fréquemment la cause de perte de temps, à commencer par la gestion des emails et plus largement la gestion de l’information (3). « Le traitement de l’information dans sa matérialité représente aujourd’hui au minimum 30 % du temps de travail d’un cadre » (4).

Dans un récent sondage : 81% des personnes interrogées estiment avoir besoin d’une remise à niveau sur les usages du numérique (5)

Dans notre formation sur la gestion du temps on commence toujours par expliquer et analyser avec les participants quelles sont les causes de perte de temps. Le diagnostic des usages est le prérequis pour que les participants de nos formations améliorent efficacement la gestion et l’organisation de leur travail avec Outlook.

Voici le quintet de la chronophagie Outlook

1. Syndrome de l’armoire : la majorité des utilisateurs passent trop de temps à classer leurs emails dans une hiérarchisation des dossiers souvent (et inutilement) complexe : avec Outlook il vaut mieux ne pas classer que de trop classer. Apprenez à vous servir des fonctions de recherche Outlook et Windows
2. Infobésité : apprendre à automatiser le tri de sa/ses comptes emails (6) avec Outlook, notamment pour faire le tri entre le bon grain et l’ivraie
3. Utilisation du calendrier électronique identique à celle du calendrier papier. Beaucoup de personnes utilisent le calendrier Outlook pour gérer les actions à suivre et personnes à rappeler… alors qu’Outlook est doté de 3 fonctions trop souvent mal ou pas exploitées : outil tâche, gestion des rappels et tableaux de bord actions à suivre.
4. Mauvaise gestion des contacts, voire aucun contact. L’annuaire contact est le plus important des outils Outlook et trop souvent négligé, alors que quand on sait bien l’utiliser on a une efficacité redoutable… bien utiliser l’annuaire contacts vous fera gagner un temps précieux, sans oublier qu’un carnet d’adresses a une valeur inestimable (encore plus avec Outlook 2013 qui inter-opère avec les réseaux sociaux Facebook et LinkedIn).
5. Méconnaissance des tableaux de bord : «  actions à suivre » et
   « gestion des tâches »

Vous n’êtes pas convaincus ? Vous voulez avoir un argument qui ne laissera pas insensible votre DRH ou votre chef d’entreprise ?

Alors sachez que le manque de maîtrise des outils bureautiques de base – à commencer par les outils de messagerie et d’organisation du travail comme Outlook – génère une perte de temps qui équivaut à 8500 €/an/salarié (7).

Cas appliqué : la semaine prochaine, je publierai un article sur l’art et la manière de gérer ses vœux efficacement avec Outlook, en industrialisant leur personnalisation contact par contact (par email ou par courrier)

Passez à l’action en suivant la formation Outlook 2013 (Outlook 2010 ou Outlook 2007) qui vous convient :

• formation organisation & méthodes pour gérer le temps à l’heure du numérique (programme pour les managers qui n’ont pas le temps…)
• formation Outlook 2013 efficience & Management (programme pour les assistantes de directions)
• formation efficacité numérique pour les prestataires intellectuels (programme pour les consultants, avocats, experts comptables et professions libérales)
• Coaching Outlook : le programme idéal pour les managers et dirigeants qui veulent gagner du temps !

Nous contacter pour recevoir le programme détaillé d’une de ces formations

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1. source : twitt de @szabadnap, 16 novembre 2013

2. Je pourrais dire des participantes, car la majorité des personnes qui suivent nos formations Outlook intra-entreprises sont des femmes. Et il y a deux raisons à ça :
   1) les assistantes de direction représentent plus de 70% de nos clients formations Outlook   2) les femmes ne se sentent pas dévaloriser du fait de demander à suivre une formation. Alors que « l’homme latin » craint avouer une faiblesse s’il demande à suivre une formation.

3. Thierry Breton a bien essayé de résoudre le problème par le zéro email en février 2011. Il a dû faire marche arrière car le gain de temps ne se décrète pas avec un effet de manche marketing (cf. : La machine arrière d’Atos sur l’ambition « zéro e-mail », LeMonde.fr, 15 avril 2013)

4. « L’infobésité, risques et astuces pour ne pas se laisser déborder »
   (blog « So Comment », 14 novembre 2013)

5. Lire l’analyse de Ronan Chastellier, sociologue et maître de conférences à l’IEP de Paris, dans l’article Capital.fr du 5 novembre 2013 : Les formations aux nouvelles technologies sont inadaptées

6. « Infobésité : quand l’information devient toxique »
   (article du blog « culture-rp.com », 18 nov. 2013)

7. Ce chiffre est issu d’une étude du PCIE (Passeport de Compétences Informatique Européen www.pcie.tm.fr) qui a analysé que le manque de maitrise des outils bureautiques était la cause de perte de temps ; ce temps perdu, ramené à la masse salariale correspondante, équivaut en moyenne, en France, à 8500 €/an/salarié (source : « Les français sont nuls en informatique », ITespesso.fr – 16 déc. 2005. Bien que cette étude date de 2005, je peux vous assurer que cette problématique est inchangée (sachant que les outils se complexifient), pour preuve : regardez autour de vous combien de personnes utilisatrices d’Outlook ont suivi une formation Outlook !