Il est à noter que l'archivage pour les entreprises privés n'est pas obligatoire.
N'importe quel chef d'entreprise qui met la clé sous la porte peut très bien raser ses bâtiments, liquider ses machines et mettre ses archives à la poubelle. Hormis quelques livres de comptes qu'il faut conserver une 10aine d'années après la fermeture, il n'y a aucune obligation en la matière. Si l'entreprise n'a pas été déclarée en banqueroute ou en liquidation judiciaire, il peut ne rien rester du tout d'un site industriel ou commercial.
Une entreprise est contrainte de conserver de nombreux documents or le classement n'est pas toujours ordonné jusqu'au jour où par manque de place, elle décide de faire table rase au risque de perdre des documents précieux.
Dans mon intervention, je voudrai mettre l'accent sur la variété des archives que créent les entreprises, et sur l'exploitation possible de cette richesse.
Conserver ses archives, pourquoi?
Elle contribue à la mémoire de l'entreprise
Le terme « mémoire d'entreprise » désigne l'ensemble des savoirs et savoir-faire en action, mobilisés par les employés d'une entreprise pour lui permettre d'atteindre ses objectifs (produire des biens ou des services).
Le terme plus générique « mémoire d'organisation » indique que cette notion de mémoire peut s'appliquer à n'importe quel type d'organisation, qu'il s'agisse d'une entreprise, d'un service ou département au sein d' une entreprise, ou bien, à une échelle plus petite d'un projet. Dans ce dernier cas on parlera de « mémoire de projet ».
L'actualité montre une prise de conscience d'un nombre croissant d'entreprises pour ces connaissances détenues par les employés constituent un capital « immatériel » qu'il convient de gérer au même titre que le capital financier, les machines et le bien immobilier. Les évolutions des effectifs qu'ont connues les entreprises, suite notamment à des départs massifs en retaite ou de vagues de licenciements, de même que le contexte de concurrence exacerbée dans lequel elles évoleunt, ont joué le rôle de catalyseur de cette prise de conscience.
Le cas d'école d'AZF qui perdait le 21 septembre 2001, lors de son explosion, tous les rapports de visites des commerciaux et la liste des fournisseurs de matières premières. Elle perdait lors de la fermeture, 400 salariés et des années d'expériences s'évaporaient.
« Nous ne savions plus fabriquer certains matériaux, parce que nous n'avions plus ces petits trucs et astuces que découvrent les experts par hasard, mais qu'ils ne pensent pas à communiquer ou à noter quelques part. Comme le fait d'éteindre les lumières au cours des réactions chimiques avec le phosgène pour obtenir un verre de lunettes parfaitement transparent » Une enquête a du être mené pour retrouver toutes ses atuces et l'ensemble de la documentation a été numérisée et rassemblée en lieu sùr pour être consultable par tous les salariés. Cette base a été étudiée pour être facile d'utilisation et permettre à chacun d'y trouver rapidement des réponses »
(Jean-Pierre Senet, directeur scientifique d'Isochem, filiale de la SNPE)
Inventorier les savoir-faire :
très important dans des métiers liés à la restauration du patrimoine : technique textile (soierie de Lyon), verrerie (St Gobain), menuiserie, maçonnerie, couvreur...
La cartographie des connaissances de l'entreprise peut servir à des fins stratégiques, aider l'entreprise à réagir et à s'adapter aux changements dans son environnement, permettre de lancer des réformes pour changer l'orientation de l'entreprise, améliorer la circulation de l'information et la communication dans l'entreprise et l'apprentissage des employés (nouveaux comme anciens)
Sauvegarder et transmettre l'ensemble des connaissances techniques et des expériences professionnelles permet d'éviter des pertes de savoir-faire.
Retranscrire et inventorier la « mémoire» d'une personne qui part à la retraite permet de réaliser des livrets techniques ou manuel de référence dans lequel n'importe quel salarié de l'entreprise peut puiser.
Préserver cette mémoire permet d'avoir un capital dans lequel on peut puiser
Plus les mutations sont rapides plus la connaissance exacte des traditions est nécessaire, de même que l’adhésion de l’ensemble du personnel de l’entreprise à un système de valeurs apporté par l’histoire.
De ce point de vue, l’histoire devient une source de compréhension mutuelle, révèle les comportements, les incohérences apparentes, la logique de l’organisation….elle est, paradoxalement, source de jouvence.
La question de la gestion de cette mémoire (en anglais knowledge management) se trouve donc posée.
La mémoire d'entreprise peut inclure :
- les connaissances sur les produits (témoins, séries, échantillothèque de Socoplan)
- les procédés de production, les dossiers techniques (manuel d'utilisation, dessins techniques, projets réalisés ou non, des machines,...)
- les clients (factures), les fournisseurs,
- les stratégies de vente,
- les résultats financiers,
- les plans (permis de construire, tranfromations, cadastre) et buts stratégiques...
- les plans de communication, les affiches publicitaires, les albums de cartes postales, articles de presse, les émissions de radio, les interviews, les noteset journaux internes, les courriers avec papier à en-tête
- les archives liées au marketing et les packaging,
- des archives personnelles
- les photographies de lieux de production et des salariés réalisées en interne lors d'événements particuliers (anniversaire, départ à la retaite, remise de médailles, grèves ou conflits sociaux), sur la vie quotidienne dans l'entreprise (nécessité d'un dialogue avec les propriétaires des archives ou donateurs) l'importance d'annoter les photos et légender les documents car sans annotation les fonds perdent en pertinence et lisibilité
La construction d'une mémoire d'entreprise repose sur la volonté de « préserver, afin de les réutiliser plus tard ou le plus rapidement possible, les raisonnements, les comportements, les connaissances, même en leurs contradictions ». Le processus de capitalisation des connaissances permet de réutiliser de façon pertinente, les css d'un domaine donné, précédemment stockées et modélisées afin d'accomplir de nouvelles tâches.