Est-il nécessaire d'en faire plus pour obtenir un meilleur résultat ?

Quel que soit le secteur de notre existence que l'on considère, travail, famille, loisirs, vie sociale, vie spirituelle, il est un principe de bon sens qui gagne à être rappelé : on n'a rien sans rien...

Cela étant dit, la quantité d'efforts à consentir ne doit pas faire oublier la qualité de ces efforts et leur impact sur le résultat réellement obtenu.

La gestion du temps n'échappe pas à la règle. Voici six suggestions pour améliorer la qualité de vos efforts et orienter l'utilisation de votre temps vers une meilleure efficacité.

1. Tout d'abord, planifiez votre journée, chaque jour, et de préférence la veille. Quand vous arrivez au travail, l'avantage est qu'il y a un plan de journée déjà tout prêt qui vous attend. Sans plan de journée, les nombreuses tentations de la journée risquent de plomber votre productivité (par exemple : dire "oui" à celui qui parle le plus fort plutôt que de s'emparer de l'opportunité la plus productive)Le plus simple pour y arriver est de faire une liste de toutes les choses que nous voudrions faire dans l'absolu le prochain jour. Dans un second temps, priorisez ces actions par ordre d'importance (#1/#2/#3, ou ++/+/+-, ou A/B/C à vous de choisir l'indicateur de priorité qui vous convient le mieux).Quand votre journée commence, attaquez-vous en premier à l'action la plus importante de la liste, puis, une fois accomplie, passez à la tâche suivante la plus importante dans votre liste. Il est improbable que vous arriviez à épuiser votre liste à la fin de la journée... mais ce n'est pas le problème ! Avec un peu de recul, on s'aperçoit que la réussite a peu avoir avec les tâches non réalisées à la fin de la journée, mais plutôt avec ce qui a été réellement accompli. Il y aura de toutes façons toujours plus de choses à faire que de temps disponible.2. N'ayez pas peur de surcharger votre plan de journée pour tirer parti de la loi de Parkinson. Elle nous apprend que "le travail se dilate jusqu'à remplir le temps disponible pour son accomplissement" (en savoir plus sur la loi de Parkinson ici). Si vous ne donnez qu'une chose à faire dans votre journée, il est probable que de la vous prendra la journée pour la réaliser. Si vous vous donnez deux choses à faire, il est vraisemblable que vous les réaliserez. Si vous vous en donnez quinze, vous ne pourrez pas toutes les réaliser mais vous arriverez probablement à en accomplir sept ou huit.Avoir "un peu" trop de choses à faire nous crée un bon stress, une pression, qui nous force à mieux gérer notre temps, à rester concentré, à mieux gérer les interruptions, à déléguer d'avantage, etc.3. Travaillez dans un environnement qui ne soit pas source de charge mentale inutile. Ce que nous voyons autour de nous a tendance à se matérialiser en pensée parasite, quand ce n'est pas une source de tension supplémentaire. Un bureau dégagé est incontestablement un avantage pour diminuer la charge mentale. Vous trouverez toujours des contre-exemples : je pense par exemple à cette photo assez célèbre du garage de Steve Jobs qui abritait son bureau à la maison, archétype du désordre créatif - ce que l'on ne dit pas, c'est que le même vivait dans un environnement extrêmement dépouillé, et que son bureau chez Apple s'est toujours caractérisé par un vide assez sidérant.Si vous ne pouvez pas vous séparer de vos piles et de votre bazar, une bonne pratique est de le mettre hors de votre vue (derrière vous, dans une armoire....).4. Réduisez le nombre de réunions auxquelles vous participez. Il n'y a pas de doute que la réunion reste l'un des meilleurs moyens de communiquer à plusieurs et de partager rapidement de l'information. C'est aussi probablement l'un des principaux voleurs de temps pour beaucoup d'entre nous. Demandez-vous toujours :

• cette réunion est-elle nécessaire ?
• quelle est la nature de ma contribution ?
• vais-je en retirer quelque chose de positif ou d'exploitable pour ce qui me concerne ?

Si la réponse à ces questions est négative, demandez-vous si vous ne pouvez pas vous faire excuser, ou représenter par un collègue, ou ne participer qu'à une partie de la réunion...5. Evitez de manipuler un papier ou un e-mail plus d'une fois. Ce sujet a déjà été abordé dans le blog ("Gérer le papier avec le One Touch Trick"). Si vous pouvez traiter l'information contenue dans le papier ou l'e-mail concerné en moins de cunq minutes, alors faites-le immédiatement. Dans le cas contraire, programmez-en le traitement et classez le dans un contenant temporaire "Pour action".6. Organisez la consultation de vos e-mails. Ce point a également déjà été traité dans le blog ("Mes trucs pour gérer mon temps : organiser la consultation des mails").  La chose important à considérer est d'organiser la consultation et le traitement de votre boîte de réception à intervalle régulier, pas en continu. Le plus simple est de programmer des moments de votre journée ou vous consultez les nouveaux messages, à une fréquence qui correspond à votre rythme de travail et celui de votre environnement.Utilisez des règles de messagerie ou des filtres pour distinguer les e-mails qui vous sont adressés directement (à consulter en priorité) et les e-mails où vous êtes en copie (à consulter à une fréquence moins importante).
Il y a beaucoup d'autres améliorations à apporter à la façon dont on gère son temps, et il n'y a pas de recette universelle pour réussir. Cependant, avec les 6 recommandations ci-dessus, vous allez pouvoir mettre en place des routines simples et très efficaces pour vous concentrer sur ce qui est votre "vraie" valeur ajoutée. Bon courage !!