Ne tuez pas les serveurs de fichiers, sous prétexte d’une meilleure gestion d’informations !

Ce sont des espaces ingérables, ils hébergent des volumes spectaculaires de fichiers, ils sont mal organisés, remplis de doublons, sans aucun respect des règles de confidentialités, les droits sont compliqués, contiennent des fichiers obsolètes, et présentent des arborescences organiques !  – Voilà un des plus beau contre-exemple de bonne gouvernance de l’information.

L’enfer :

Si l’enfer existe dans le monde numérique, le serveur de fichiers en est le maître ! – Et on y va à coups de nettoyage, de communication, de suppressions, d’opération classement, … sans vraiment remédier au PROBLEME ! – Surtout que notre monde étant devenu mobile, il y a un enfer dans l’enfer : celui de la réplication, synchronisation, ou tout simplement copie de tout ou partie des répertoires pour pouvoir travailler en déplacement ou à la maison.

L’organique 

En fait le vrai PROBLEME c’est l’utilisateur de ces outils. Cet anarchique incontrôlable est la source de tous nos maux !  – Mais bon, zut, c’est aussi la vraie raison d’être … de l’entreprise

Et l’utilisateur c’est nous, et objectivement me concernant, je n’ai pas forcément envie de passer mes journées à classer, ordonner, structurer, normaliser mes fichiers. Je souhaite de la souplesse, de la rapidité, je souhaite pouvoir me concentrer sur mon « vrai » travail. Ce « je » du moment est plus important que le « nous » de l’après (pertes de documents, mauvaises versions, navigation douloureuses, ..)

La mort

Alors, pour avoir une meilleure gestion d’information, doit-on tuer ce serveur de fichier, et le remplacer par un outil type GED (le très présent Sharepoint de Microsoft par exemple, ou d’autres, tout aussi pertinent comme les systèmes ECM d’Opentext, d’IBM, d’EMC, ou en open source comme Alfresco, …) ?
Cela reviendrait à dire “tuer” un outil laxiste mais très pratique en mettant à la place un outil rigide mais apportant un ordre nécessaire. Souvent malheureusement sans inclure (avec empathie) les utilisateurs dans les réflexions de « crime organisé ». Et c’est incroyable le nombre d’entreprises qui souhaitent se débarrasser de ces serveurs de fichiers au profit de ces systèmes ECM.
Ont-ils réussi à les supprimer  ? – Pas vraiment (ou sur un petit périmètre), et si vous en connaissez, je suis extrêmement curieux !

Le Phénix

Hors, depuis quelques années de nouveaux services dans le cloud deviennent incontournables, les DropBox, SkyDrive, Google Drive, … puis d’autres en open source : Owncloud, SparkleShare, SyncAny, CloudStation, … .  Ils permettent de stocker, d’organiser, et de mettre à disposition un ensemble de documents peu importe où, quand et avec quoi (station, portable, mobile, tablette, ..)

Pour ma part, je vois deux solutions :

• les équivalents DropBox deviennent les “serveurs de fichiers” de demain avec de plus en plus de fonctionnalités de maitrise des documents (gestion des métadonnées, classements/vues dynamiques, gestion des règles de cycle de vie des documents, classification des informations, …
• ou les serveurs de fichiers s’enrichissent des mêmes fonctionnalités et peuvent même s’intégrer avec ses systèmes ECM de gestion de document plus structurés,

Et,  …,  au final cela donnera une même solution :

• Souple pour l’usage au jour le jour de l’utilisateur,
• Organisée pour l’usage dans le temps de ce même utilisateur,
• Automatisée pour les besoins de l’entreprise et de son patrimoine informationnel,
• Sécurisée pour les contraintes de conformité de l’entreprise,