Mes trucs pour gérer mon temps : organiser la consultation des mails

Devons-nous accepter que l'e-mail nous gouverne ?

Pour beaucoup d'entre nous qui sommes destinataires d'un nombre important d'e-mails, il est courant de travailler avec nos clients de messagerie en tâche de fond. Il est facile de céder à l'irrépressible tentation de consulter en temps réel l'arrivée des messages. Cette anxiété relative au flux entrant d'information est souvent renforcée par l'utilisation des systèmes de notification divers et variés qui nous rappellent en permanence que "Vous avez un nouveau message", sans parler de la petite sonnette ou de la fenêtre pop-up qui se superpose à l'écran en cours de consultation ou de l'icône de notification qui clignote dans la barre des tâches, quelle que soit l'importance du nouveau message.
Il est un fait indéniable : vérifier trop fréquemment les messages en arrivée a un impact très important sur la capacité à se concentrer sur les tâches en cours. Si vous avez à vous concentrer sur un sujet particulier, les notifications de messages en arrivée vont réduire vos efforts à néant très rapidement.

Pour ma part, lorsque j'essaie de prendre un peu de recul sur ce type de pratique, je m'imagine dans un monde sans e-mail : est-ce que je passerai ma journée à guetter l'arrivée d'un messager ou du facteur, le regard rivé sur le bac de réception du fax ? La réponse est non, évidemment. Le point commun aux outils de communication que j'évoque dans mon épisode de "Un monde sans e-mail" est leur caractère asynchrone : cela implique que le destinataire reste maître de la consultation des nouvelles informations et que, sauf exception remarquable, l'expéditeur a intégré qu'il n'en maîtrise pas le moment de la consultation par le destinataire...

Comment reprendre la main ?

La boîte de réception devrait être considérée comme une inbox parmi d'autres, au même titre que les messages vocaux du téléphone, la boîte aux lettres papier, la corbeille de courrier en arrivée. J'y intègre pour ma part d'autres "inbox" plus virtuelles, comme par exemple mes notes "Pour action" issues des réunions ou des entretiens auxquels j'ai participé, les idées qui me viennent en permanence, les choses que je ne voudrais pas oublier et évidemment la liste des choses à faire : dans tous ces cas, il n'est pas question d'arrêter le flux, c'est la source même de mon activité et de ma créativité. Je stocke tout au fil de l'eau, peu importe l'outil (client de messagerie, corbeille, bloc-notes, Evernote...), et en continu. 

La chose important à considérer est d'organiser la consultation et le traitement de ces "inbox" à intervalle régulier, pas en continu.

L'e-mail est particulier en ce sens qu'il s'impose à nous au travers d'un outil de travail qui est le prolongement de notre cerveau et de nos bras, outil auquel nous sommes littéralement attachés (d'aucuns diront enchaînés) une part importante de notre temps.

Pour s'en sortir, un sevrage s'impose ! 

1. Le plus simple est de programmer des moments de votre journée ou vous consultez les nouveaux messages, à une fréquence qui correspond à votre rythme de travail et celui de votre environnement. Cela peut être une fois par jour pour les plus aguerris d'entre nous, plus vraisemblablement de 4 à 6 fois par jour dans le cadre d'une vie de bureau "normale".  Faites ce que vous avez à faire avec vos e-mails lors de cette vacation, puis fermez le programme !
2. La deuxième mesure d'urgence qui s'impose est de configurer votre client de messagerie pour désactiver les notifications de message en arrivée.
3. N'oubliez-pas que vous êtes tout à la fois à la fois victime et acteur de la surcharge informationnelle : demandez-vous si le-mail que vous envoyez ne va pas y participer. En particulier, évitez d'abuser des indicateurs d'importance quand cela ne se justifie pas - cela n'a plus aucun sens pour le destinataire si tous les messages sont signalés comme prioritaires (cela vaut aussi pour les accusés de réception...).
4. Pour vos e-mails sortants, indiquez un délai ou une échéance de réponse - demandez à vos destinataires de faire de même pour simplifier votre gestion.
5. Indiquez à vos interlocuteurs les autres moyens de communication que vous destinez aux urgences : téléphone, sms, messagerie instantanée, pigeon voyageur...
6. Utilisez les fonctions de filtre de votre client messagerie grâce aux règles de tri automatique : créez des règles ou des filtres pour classer automatiquement les messages du type "Pour info" - vous pouvez consulter ces messages à une fréquence moins importante (pourquoi pas une fois par jour) et donc diminuer la charge liée à la consultation des messages.

Il est indéniable que la mise en œuvre de cette nouvelle routine ne se fera pas en un jour, mais vous n'aurez pas à vous en plaindre quand vous verrez votre productivité monter en flèche. Souvenez-vous : c'est vous qui devez maîtriser l'e-mail  et non pas l'inverse !