Comment gagner du temps avec le retard des autres

L'enfer, c'est les autres...

(Jean-Paul Sartre - Huis clos)
La vie serait peut-être un long fleuve tranquille (et sans doute un peu ennuyeuse) si nous avions travailler seul. Cela aurait peut être un avantage, celui de ne pas dépendre des autres et aussi quelques inconvénients... dont le moindre serait de ne devoir compter que sur soi-même !

Le travail est fait de relation, donc d'interdépendances

Comme nos organisations fonctionnent de plus en plus sur le principe de l'interdépendance, les risques de dysfonctionnements dus à aux retards de nos fournisseurs internes ou externes, ou "des autres" se multiplient.

Les exemples ne manquent pas :

• en gestion de projets : on a beaucoup glosé sur l'analyse de risques dans les projets, on a également beaucoup insisté sur la formation des chefs de projets au management transversal - il n'en reste pas moins que la majeure partie des retards constatés dans l'avancement des projets est liée à l'incapacité des membres du projet à dégager le temps nécessaire pour s'investir sur la partie qui les concerne (c'est pour cela que l'on a inventé les plannings de chemin critique, mais qui ne fonctionnent bien que sur le papier)
• dans une chaîne de traitement de l'information : tout retard pris par un élément influe sur l'ensemble de la chaîne
• dans un workflow : l'efficacité du workflow est dictée par la tâche la plus aléatoire (théorie du maillon faible)
• dans un système qualité : un contrôle peu efficace (c'est-à-dire bloquant) rend difficile la mise au point de réponses rapides posées par la survenue de dysfonctionnements (à noter que cette remarque s'applique également au contrôle du travail de ses collaborateurs par un manager)
• dans une réunion : c'est un mal très français que de caler le démarrage sur l'arrivée du dernier retardataire
• dans les transports aériens : le retard du 1er avion du matin sur la ligne que vous fréquentez se répercutera sans doute jusqu'au dernier vol de la journée
• dans les transports en commun : l'accumulation des retards dans les grandes métropoles devient une réalité incontournable dans les trajets quotidiens
• etc...

Pour résumer, on ne met pas la charrue avant les bœufs, pour reprendre un dicton bien connu. Si vous devez faire avancer votre charrue, vous avez donc un problème...

Que faire si les bœufs ne sont pas là ?

Il n'y a pas de solutions miracles, mais on peut essayer les choses suivantes :

• anticiper sur le retard des autres, et , si possible, le réduire : il peut être intéressant d'identifier les situations et les personnes les plus susceptibles de générer des retards :
  - dans un projet transverse : identifier les ressources en souffrance, perfectionner son système de suivi des tâches demandées, dégrader les process
  - en cas de contrôle bloquant : pratiquer la technique du "sauf avis contraire de votre part" et agir (avec discernement...)
  - dans une réunion : démarrer à l'heure pour ne pas pénaliser ceux qui sont là, faire de la pédagogie
• tenir compte du fait que le retard de l'autre peut avoir dans certains cas une signification qu'il est intéressant de prendre en compte
• consacrer ce temps à faire quelque chose d'autre :
  - ce n'est pas le tavail qui manque en général, ne pas hésiter à s'occuper
  - dans les transports en commun, avoir un livre avec soi n'est jamais du temps perdu, mais on peut aussi envoyer un petit message à un collègue ou passer un coup de fil
• limiter le risque de "lapin" en cas de rendez-vous : confirmer le rendez-vous la veille
• téléphoner avant de partir en rendez-vous ou envoyer un SMS pour s'assurer que la personne rencontrée pour annoncer que l'on aura un léger retard de 5 mn
• etc.

Les aléas font partie de la marche normale de toute activité, et les longs fleuves tranquilles peuvent se transformer en torrents impétueux : on ne peut pas tout anticiper, mais on ne peut pas non plus ne pas se préparer à les accueillir (ce serait irresponsable). L'expérience montre que la prise de distance va de pair avec l'expérience et le professionnalisme - y compris dans les rapports humains et leurs conséquences sur la tenue des délais !