Attitude N°4 : quelques bonnes pratiques pour être productif avec son email

Synergie Informatique publie le 4ème volet de sa saga autour de l'email
Allo docteur c'est grave? Après avoir été malade de l'email au bureau, je suis devenu addict à ma messagerie grâce ou à cause de mon smartphone, de ce fait le temps m'échappe... Comment guérir?Synergie informatique vous propose 5 bonnes pratiques pour augmenter votre productivité au travers de l’email 
1. Mettre un portier à l’entrée 
Optez pour une solution  antispam - antivirus - antiphishing... professionnelle qui bloque la réception de mails de destinataires douteurs, les messages publicitaires... et allège ainsi votre boîte de réception. 

• Synergie Informatique utilise la solution française  Vade Retro Email Security pour la qualité du moteur de filtrage, la mise à jour quotidienne

2. Réduire la zone de stockage
Afin de ne pas surcharger les serveurs et les pc appliquez un quota aux boîtes de réception. Au final cette pratique responsabilise le collaborateur qui doit alors archiver, supprimer et classer ses mails.
Chez Synergie Informatique nous menons une opération ménage dans les BAL à chaque nouvelle saison. Nous classons les mails clients dans notre CRM, les documentations dans une solution de partage (IBM Connections), nous archivons et supprimons.
3. Privilégier l’échange instantané, l'humain

Un mail envoyé en quelques secondes peut coûter plusieurs minutes à un ou plusieurs collaborateurs, pénalisant ainsi la  productivité et la concentration.
Si 80% de vos emails ont internes, imaginez le temps et l'efficacité que vous allez gagner !
Sodexo à lancé le 17 janvier 2013, sa 1ère journée sans mail en France à l'initiative du service RH. En lire +
Chez Synergie Informatique, nous privilégions la messagerie instantanée pour demander un complément d'information sur un mail, pour inviter à une réunion en ligne "spontanée" afin de faire avancer un projet client, demander à un collaborateur de rappeler un contact ...
3. Capter l'intérêt 
Dans le champ « Objet » de votre message, ne laissez jamais la ligne vide.
C'est comme si vous preniez votre téléphone, que vous composiez un numéro et que vous restiez silencieux ... au lieu de vous présenter
Au contraire, soyez explicite même si l'objet devient plus long. De même, quand vous répondez à un message mais en abordant un autre thème, pensez à modifier l'objet... 
4. Ne vérifier pas votre e-mail toutes les 5 minutes 
Arrêter les pop-up d'alertes, le rafraichissement intempestif de votre boite de réception.
Rappelez-vous de cette statistique : les 2/3 des utilisateurs disent vérifier leur messagerie toutes les heures mais le font environ toutes les 5 mn !
Aussi planifiez des plages de temps pour gérer efficacement et sereinement votre messagerie pour certains ce sera 8h-11h 14h-17h, pour d'autres 11h-16h... il est nécessaire d'établir ses propres règles et de tenir s'y tenir . 
5.Changer votre façon de travailler avec l’email  
C'est ce que nous appelons chez Synergie Informatique le juste dosage entre le savoir-faire et le savoir-être :

• le savoir-faire étant l'utilisation et l'optimisation de la solution de messagerie (technologie) 
• le savoir-être étant son comportement et son organisation personnelle dont voici un exemple 

Pour échanger et aller plus loin sur les bonnes pratiques autour de l'email et gagner en productivité , Synergie Informatique vous propose :

• de participer le 23 avril à Orléans à la matinale "Etat des lieux de vos pratiques email" dans les locaux de l’UDEL MEDEF Loiret 

• de découvrir notre box consulting Messagerie  Demande d'info