Pour beaucoup d’organisations, la planification et la gestion des horaires d’employés est encadrée par des règles de convention collective.Trois éléments ont un impact important sur les opérations quotidiennes :
- Couverture des besoins
- Conditions et contraintes des employés
- Règles de remplacement et de temps supplémentaire
Le premier élément qui est la couverture des besoins est généralement assurée par la mise en place de postes sur lesquels les employés sont attribués.L’attribution de postes peut se faire au besoin (lorsqu’un poste est libéré) ou de à des périodes fixes comme un fois l’an ou à chaque trimestre.La définition d’un poste peut être très précise, par exemple : 35h du lundi au vendredi entre 8h00 et 16h00 à l’accueil.Dans d’autre cas, le poste peut être plus général comme par exemple 4 jours de travail garanti sur deux semaines.Cette méthode de couverture des besoins a permet de stabiliser le service offert à la clientèle et de fidéliser les employés.
Le second élément englobe les nombreuses conditions des employés à considérer dans la gestion des horaires.Ces conditions peuvent aller de l’ancienneté, au nombre d’heures garanti en passant par les disponibilités, doivent être validées dans la planification des horaires.En plus des contraintes individuelles l’employé peut avoir un statut tel que régulier, temps partiel, occasionnel ou autre.
Finalement il est primordial de respecter les règles de remplacement, souvent complexes.
Les séquences d’appels des employés lorsqu’un remplacement doit être comblé, peuvent être influencées par la nature même de ce remplacement.Est-ce un remplacement long terme, de vacances ou encore un remplacement de dernière minute ?L’exactitude dans la gestion des listes de rappels a pour effet de sécuriser employeur et employés.
Ces trois éléments font parties des préoccupations courantes dans la gestion des opérations quotidiennes de votre organisation.