En matière de gestion du temps, il est souvent fait référence aux interruptions que chacun doit gérer dans le cadre de son travail: téléphone qui sonne, portable qui bippe, Olivier qui fait irruption dans le bureau, Jeanne votre boss qui comme d'habitude a une action TTU ( très très urgente). Et pour peu que vous soyez dans un bureau paysager, votre concentration peut être mise à rude épreuve par le bruit de fond des conversations de vos collègues.
Petit test- Répondez par oui ou par non:
- Etes-vous entourés de post- it positionnés sur votre écran ou sur votre bureau?
- Avez-vous activé le signal d'arrivée d' emails sur votre boîte de reception?
- Avez-vous une ou plusieurs grandes piles de dossiers posées juste devant vous, sur votre bureau?
- Suivez-vous automatiquement Quentin dès qu'il prononce la phrase magique "tu viens prendre un café?"
- Avez -vous habitué Julien a venir vous soumettre un problème avant même d'en avoir examiné les contours au préalable?
- Vous arrive-t-il très souvent de décrocher et de vous laisser emporter par une tâche qui vous plaît au détriment de celle qui doit être faite?
Si vous avez répondu ne fut- ce qu'un seul "oui" à cette série de questions alors vous faites partie de ceux qui détruisent inconsciemment une partie de leur capital temps. Si vous vous laissez distraire très souvent, cela peut vouloir dire que vous vous créez vos propres interruptions. Voici donc une grande vérité posée: l'interruption ce n'est pas ( seulement) les autres!
Imaginez un instant les mutiples sollicitations que représentent les informations qui vous entourent: un email qui sonne, votre télephone qui bip 2 secondes après, vous décrochez et en répondant votre regard glisse sur ce nuage de post-it qui vous rappelle une foultitude de tâches. Ajoutez à cela la pile de dossiers devant vous avec un gros A faire écrit en biais au feutre, et parfois même souligné d'un trait convaincu.
Même si nous devenons de plus en plus multi-tâches, l'ensemble de ces informations sont autant de micro interruptions qui minent notre capacité à nous concentrer et à travailler efficacement.
Alors quelles sont mes recommendations? Je vous en soumets 6:
- Désactiver votre notification d'arrivée d'émails les jours ou vous n'attendez pas l'email à ne pas rater. Prévoyez une plage horaire dédiée à la consultation de vos emails.
- N'encombrez plus votre écran de Post-it. c'est vrai cela fait joli et très occupé, mais est-ce vraiment si efficace? Si vous tenez à vos post-it alignez- les sur une feuille de papier A4 que vous tenez à disposition et ne posez sur votre écran que les post it portant les actions à faire par demi-journée.
- Posez uniquement sur votre bureau les dossiers utiles à vos objectifs par demi- journée et rangez les autres. Ne laissez pas vos dossiers empilés devant vous mais plutôt sur le côté de votre bureau.
- Prenez soin de votre vie sociale en entreprise. La machine à café a une fonction déterminante car elle crée un lien indispensable entre collègues. Simplement, observez-vous: combien d'aller retour à la machine et donc combien de temps neutralisé sur une journée? Au delà de 20 minutes, revoyez vos habitudes à la baisse et laissez Quentin aller seul prendre son café, pour une fois et pour les suivantes.
- Achetez du temps:Julien vient toujours et par reflexe vous poser un problème, sans faire l'effort d'y réfléchir, posez -lui les bonnes questions qui lui permettront de gagner en autonomie en appréhendant lui-même les solutions possibles.Ensuite convenez ensemble d'un mode de fonctionnement mutuellement bénéfique.
- Lutter contre la procrastination: une tâche vous attire et vous pousse à remettre une autre plus importante et plus urgente aux calendes? Faites le compte de ce que vous perdez au change et décidez d'attaquer la tâche "ingrate" par petits bouts.
CoachingLeader
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