Comment orchestrer une bonne réunion? Communication interne

La communication interne…

Par ce qu’elles sont présentes tous les jours, et qu’elles se doivent d’être porteuse, voici les 5 clés de management pour bien orchestrer une réunion :

1. Je définis le “top” de la réunion

Il s’agit de parler du thème abordé et de son objectif. Que devenons nous avoir découvert à la fin de cette réunion. A quoi sert-elle ?

2. J’attribue les rôles

L’animateur n’est pas là pour tout faire : il se doit de respecter les horaires, et de ne pas se laisser déborder, par les détails qui entrainent des réunions sans fin. Pour cela on conseille de nommer un gardien du temps, en charge de surveiller l’avancement de la réunion.
Une personne responsable de la prise de note et du compte rendu doit être désignée. Cela permettra d’avoir une preuve écrite pour memo ce qui a été dit ou pas, des objectifs décidé, des changements formatés. De même si certains points n’ont pas été abordés, la secrétaire le remarquera et pourra ainsi faire remonter l’information.

3. J’orchestre et je fais participer les membres

L’animateur est tenu de commencer la réunion à l’heure et de la finir dans les temps. Il est primordial de faire intervenir les participants et de travailler en équipe. Il doit veiller à ce que toutes les idées soient entendues, et prises en compte (même les mauvaises). Les participants doivent intervenir, cela permet de voir s’ils sont d’une part concernés et d’autre part de vérifier si on ne les a pas perdus en route.

4. Je clarifie mon rôle et j’annonce le déroulement

Il est important de faire en sorte que l’animateur, ne soit pas perçu comme un supérieur hiérarchique pendant la réunion, ni même comme un chef,. Car cela risque de fermer les élans d’idées des participant, et de voir se développer tous les jeux de pouvoir habituels : chercher à plaire, à contester…

5. Je fais une conclusion orientée action

Surtout ne pas laisser partir les protagonistes sans avoir émis une conclusion. On suit le plan suivant :

-Rappeler l’objectif de départ : “Nous somme réunis pour…”

-Récapituler les éléments importants qui sont sortis de la discussion : “Nous avons remarqué/anticipé/noté…”

-Lister ce qui a été décidé : “Nous allons faire…”

-Attribuer les tâches : “J’attends de X…, de Y… et de Z… .”

“Le dernier point est crucial car il ne faut pas oublier que la réunion a pour objectif l’action”

Source journal du net

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