Trigger app: pour gérer le temps et la facturation de votre équipe

Trigger App est un outil collaboratif qui permet à votre équipe de gérer le temps qu’elle alloue à chacun de ses mandats, de gérer la facturation rattachée à ces projets et d’avoir accès à un calendrier de tâches interactif et collaboratif. J’ai dernièrement profité de la période d’essai gratuite d’un mois et cet article a pour but de partager avec vous mes constatations, qui sont très positives.

MEMBRES DE L’ÉQUIPE

L’outil dispose d’une section pour ajouter les membres de votre équipe. Comme il s’agit d’un outil collaboratif, vous pourrez partager des mises à jour avec vos collègues. Vous verrez également plus loin qu’il vous sera possible également de partager des mises à jour directement avec vos clients, si vous le souhaitez.

Vous pouvez personnaliser chacun des profils des membres de votre équipe. Vous pouvez accorder un taux horaire par ressource mais vous pourrez éventuellement changer ce taux selon la nature du projet ou de la tâche que vous allez accomplir.

COMPAGNIES

L’outil vous permet d’enregistrer toutes les informations par rapport à vos clients. Là aussi, vous noterez que vous pouvez attribuer un taux horaire à l’entreprise (taux par défaut), mais ce taux pourra être forcé à un taux différent selon chaque tâche qui sera facturée au client et/ou selon chaque employé qui aura contribué au projet. Vous noterez également qu’une entreprise peut être classée comme « Lead » ou comme « Active ». L’outil peut donc également servir en partie de CRM (mais avec des options de base seulement).

Vous pouvez avoir accès à un sommaire des compagnies enregistrées dans votre outil et vous disposez également d’un moteur de recherche à cet effet.

PROJETS

L’outil vous permet de créer des projets et de les attribuer à des entreprises. Dans le coin en haut à droite, vous voyez qu’on peut toujours créer un nouveau projet. Vous avez aussi un petit tableau de bord de vos projets, qui vous donne un aperçu du degré d’acomplissement de chaque projet. Vous pouvez toujours ajouter une nouvelle tâche au projet en utilisant le symbole « + », à droite de chaque projet. Vous pouvez classer vos projets par « gestionnaire de projet » (voir point suivant) ou par compagnie.

Lorsque vous créez un nouveau projet, vous pouvez notamment lui attribuer un gestionnaire (« Project Owner »). À noter que vous pouvez ajouter des projets facturables et non facturables. Voyez également l’option de partager vos statuts de projets avec votre client ou non.

TÂCHES

Vous pouvez ajouter et éditer des tâches pour chacun de vos projets. Dans l’image ci-dessous, vous voyez que vous avez les possibilités suivantes:

• Ajouter des mises à jours (comme dans les médias sociaux) sur vos tâches accomplies ou à accomplir
• Ajouter du temps facturable ou non facturable (symbole de l’horloge)
• Consulter les mises à jour des autres
• Ajouter des fichiers (symbole du trombone) et avoir accès aux fichiers partagés par vos collègues
• Changer les options de confidentialité de la tâche (symbole du cadenas)
• Ajouter un degré de priorité
• Ajouter un statut
• Voir quelles personnes sont attitrées à la tâche
• Consultez la date limite de le tâche

Vous avez aussi accès à un calendrier des tâches que vous devez accomplir.

FEUILLES DE TEMPS

Vous avez un menu pour consulter votre temps facturable et non facturable. Si vous cliquez sur le symbole de dollars en haut à droite, vous pouvez créer une facture concernant ce temps. Vous pouvez également exporter le tout en format .csv.

FACTURATION

L’outil dispose d’un module de facturation qui vous permet d’élaborer rapidement et efficacement des factures en format PDF.

Il est intéressant de noter que vous pouvez toujours ajouter des champs additionnels pour ajouter des montants facturables ou accorder des rabais, par exemple.

L’outil dispose d’un espace pour personnaliser vos factures avec vos informations. Dans l’image ci-dessous, vous ne voyez qu’un extrait des paramètres personnalisables.

MODÈLES

Si vos projets se ressemblent, vous pouvez créer des modèles de tâches courantes afin d’accélérer le processus de création d’une nouvelle tâche.

IMPORTATION DONNÉES PASSÉES

Si vous souhaitez importer les données d’autres outils de feuilles de temps, vous pouvez le faire grâce à la section d’importation sous format .csv.

TABLEAU DE BORD

Finalement, l’outil dispose d’un tableau de bord qui vous permet de bien suivre les avancées de chacune de vos tâches et de chacun de vos projets. Notez qu’il s’agit d’un interface à la sauce web 2.0, très convivial, notamment au niveau des mises à jour de statuts.