Un Jour Dans La Vie d’un E-mail

« L’univers digital » grandit de façon exponentielle.
Selon une étude IDC de 2011, la quantité de données digitales a été multipliée par 10 entre 2005 et 2010.
C’est aussi le cas dans votre entreprise !

Pour comprendre pourquoi, découvrons comment l’envoi d’un e-mail de 1,1 mo finit par prendre 51,5 mo de données.

L’e-mail en lui-même ne pèse quasiment rien, mais admettons qu’on lui joigne un fichier d’1 mo, comme c’est souvent le cas.
On pourrait penser que si on l’envoie à 4 personnes, cet email ne prendra que 5 x 1,1 mo : pour l’original et 4 copies.

Malheureusement, non.

Pour commencer, la pièce jointe est stockée sur le poste de travail, et ensuite dans l’e-mail qui contient le document.

Dans la plupart des entreprises, tous les e-mails sont copiés et conservés dans un serveur de messagerie central auquel on ajoute un serveur redondant, pour garantir le fonctionnement de l’envoi d’e-mails.
En outre, les fichiers des postes de travail sont sauvegardés quotidiennement sur un serveur.
Chez certaines d’entre-elles, ce serveur est ensuite dupliqué sur un support externe, qui est déplacé hors site.

Notre e-mail de 1,1 mo a alors une empreinte 8 fois supérieure à sa taille.

Mais n’oubliez pas que les 4 collaborateurs ont fait une copie de la pièce jointe, et que l’e-mail qu’ils ont reçu a été sauvegardé par le serveur. L’e-mail original a alors une empreinte 30 fois plus grande que ses 1,1 mo de départ.

Il faut ensuite prendre en compte les fichiers temporaires créés alors que les e-mails et les systèmes de sauvegarde envoient des données dans les réseaux locaux et via internet.

La transmission de données génère des signaux, des adresses de paquets et des en-têtes, des codes de sécurité, des caches de routeur, des informations de tracking et de management des données.
On compte à peu près 20 mo de fichiers temporaires pour un e-mail de 1,1 mo envoyé à 4 personnes. Ça reste un ordre de grandeur, mais c’est tout de même édifiant.

Au final, notre mail de 1,1 mo aura bien pris 51,5 mo d’espace. Et la tendance est à l’augmentation…

Vous sentez-vous capable de gérer les risques liés à cette surabondance d’information ?

Votre activité et vos collaboratuers génèrent de plus en plus de données, et à de nombreux endroits différents. D’où :

• des risques pour la sécurité de votre entreprise et la protection des données de vos clients
• plus de temps passé à classifier, sécuriser et manager les données
• plus de difficultés à conserver ces données

Avez-vous le temps de gérer ces problématiques ? Ou vous préférez vous concentrer sur ce qui est important : Votre Activité ?

Je vous invite d’une part à approfondir la notion de services managés, par exemple au travers de l’offre de BeProductiv.

D’autre part, je vous invite à découvrir de nouvelles façons de travailler de manière collaborative.