Créer sa première base de données Access – Partie 4 – Création d’un état

Ce tutoriel est la suite de l’article sur la création d’une table, l’article sur la création d’une requête et l’article sur la création d’un formulaire.

Un état permet de mettre en page et synthétiser nos données en vue de les imprimer.

Pour créer un état, nous allons dans l’onglet Créer et on clique sur Assistant état.

Une boîte de dialogue s’ouvre. Comme nous souhaitons imprimer les données de notre Table Clients, nous allons laisser sélectionner cette table et nous choisissons de sélectionner tous les champs sauf N° client puisqu’il ne nous sert que pour le traitement de la base de données.

Nous utilisons les flèches :

 : sélectionner le champ en surbrillance
 : sélectionner tous les champs de la liste
 : désélectionner le champ en surbrillance
 : désélectionner tous les champs de la liste

On clique sur Suivant et nous avons la possibilité d’ajouter un niveau de regroupement. Nous n’allons pas choisir de niveau de regroupement car notre but est de réaliser une base de données relativement simple, mais je ferais un tutoriel à ce sujet. Les niveaux de regroupement permettent de synthétiser les données en y ajoutant des totaux. Nous cliquons donc sur Suivant.

Nous pouvons choisir un ordre de tri pour notre état. Nous avons la possibilité de choisir 4 champs au maximum. Nous allons choisir le champ Nom, puis le champ Prénom par ordre croissant. Dans ce cas, si j’ai par exemple un client qui s’appelle Gérard DUFOUR et un autre qui s’appelle Martin DUFOUR, ce sera bien le client Gérard DUFOUR qui apparaîtra avant Martin DUFOUR même s’il a été saisi après. Pour un tri décroissant, il suffit de cliquer sur Croissant. Nous cliquons sur Suivant.

À cette étape, nous pouvons choisir la disposition : verticale, tabulaire ou justifié. En cliquant sur chacune de ces possibilités, nous pouvons avoir un aperçu du résultat. Nous allons garder la disposition Tabulaire. L’orientation Portrait ou Paysage peuvent être choisies. Comme notre état sera plus lisible à l’horizontale, nous allons choisir l’orientation Paysage. Enfin, nous allons laisser cochée la case Ajuster la taille des champs afin qu’ils tiennent tous sur une page. Cette option permet d’ajuster automatiquement la taille des données pour l’impression. En décochant cette case, nous risquerions d’avoir à imprimer des pages en largeur au lieu de simplement imprimer les pages en hauteur si nous avons beaucoup d’enregistrements à imprimer. On clique sur Suivant.

On choisit un nom pour notre état. Pour simplifier, nous l’appellerons Clients comme sa table et nous l’ouvrons pour en voir un aperçu en cliquant sur Terminer.

Nous nous retrouvons dans l’Aperçu avant impression et la page apparaît exactement comme elle sera à l’impression. Comme vous pouvez le voir, Access a fait passer nos champs triés par ordre croissant devant le champ Civilité et le dernier champ n’est pas visible. Cependant, grâce à l’option cochée précédemment, il n’a pas basculé sur une autre page. Nous avons juste à le modifier pour corriger ces deux éléments.

Pour modifier notre état, il suffit de cliquer sur Fermer l’aperçu avant impression.

Puis, sur la flèche située en dessous du bouton Affichage puis Mode Création

. Ce mode ressemble au Mode Création d’un formulaire et fonctionne de la même manière

Cet espace est réservé au paramétrage de la mise en page de notre état :

Pour personnaliser l’état, nous pouvons modifier le thème, la couleur et même la police grâce à la rubrique Thèmes.

Dans la partie En-tête état

, nous pouvons personnaliser ce dernier en lui ajoutant une image par exemple. Pour ce faire, on clique soit sur Logo  (si l’image est unique, si vous recliquez sur Logo, Access supprimera le premier logo inséré) soit sur Insérer une image  (si vous souhaitez en insérer plusieurs) puis Parcourir. On sélectionne notre image puis Ok. Une petite image a remplacé notre curseur  pour nous indiquer qu’il faut choisir l’emplacement de notre image. Vous pouvez soit simplement cliquer, soit dessiner un cadre. Je vous conseille cette seconde possibilité car si votre image est trop grande, elle décalera tout le formulaire. Avec la croix fléchée, nous pouvons modifier l’emplacement de chaque élément comme l’image ou même le titre.

La partie En-tête de page 

représente vos titres de champs qui peuvent être également déplacés ou dont vous pouvez changer la mise en forme.

La partie Détail

 est la partie principale de l’état puisqu’elle représente la mise en forme des données. Les champs peuvent être agrandis ou réduis simplement en les sélectionnant et en glissant le curseur sur l’un des 8 points situés autour du champ pour le modifier.

Les parties Pied de page

 et Pied état  fonctionnent de la même manière que l’en-tête. La différence entre ces deux parties est que le Pied de page apparaîtra sur toutes les pages imprimées et que le Pied état n’apparaîtra que sur la dernière page. Nous pouvons par exemple y insérer la Date et l’heure .

Dans notre exemple, nous laissons les paramètres par défaut car la présentation nous convient.

Si l’emplacement n’est pas correct, il suffit de cliquer et glisser le champ vers l’endroit désiré.

Pour chacun de ces éléments, vous pouvez utiliser l’onglet Format pour personnaliser votre mise en forme et pour sélectionner plusieurs champs en même temps, maintenez la touche Ctrl enfoncée et cliquez sur chaque champ.

Une fois que notre mise en page nous convient, nous retournons soit sur le Mode état

, soit sur l’Aperçu avant impression  pour pouvoir cliquer sur Imprimer  et lancer l’impression.

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Je vous propose un fichier annexe dans l’Espace Membres contenant la Base de données Clients créée dans les articles précédents.