Comment estimer la durée d'une médiation technique ?

De tous les dangers, le plus grand est de sous-estimer son ennemi. (Pearl Buck)

J'ai régulièrement des conversations avec mes contacts professionnels (mes clients, mes prospects ou même des personnes simplement intéressées par la démarche) à propos de la durée d'une mission de médiation technique. Or cette durée a un impact direct sur le prix de la mission.
Une réponse complète et détaillée serait longue et complexe, mais voici quelques éléments de réponse.

L'importance du cahier des charges

La première règle à observer est : ne jamais estimer la durée d'une mission sans un cahier des charges finalisé. En effet, deux missions ayant grosso modo le même intitulé peuvent avoir des durées très différentes.
Prenons un exemple trivial. Considérons deux missions consistant à rechercher un équipement pour peler des pommes de terre :

• la première mission nécessitant simplement de trouver un tel équipement, sans contrainte particulière,
• alors que la seconde requiert une capacité de traitement de mille pommes de terre à l'heure, sans intervention humaine en dehors du chargement de l'équipement et pour moins de mille euros.

Le médiateur technique pourra trouver très rapidement une solution pour la première mission, puisqu'un couteau économe traditionnel convient : tout supermarché pourra procurer cet "équipement".
La seconde mission va requérir un équipement complètement différent, industriel, ce qui l'oblige à identifier des fabricants de tels équipements (qu'il ne connaît pas a priori), à les contacter pour vérifier s'ils ont des équipements convenables pour le client, à attendre leurs offres commerciales pour vérifier si le budget est respecté, et à les présenter au client. On le voit, les deux missions n'ont absolument pas la même durée.
En gros, plus le cahier des charges comporte de contraintes, plus la mission risque d'être longue. Impossible donc d'estimer sérieusement une durée de mission sans avoir une idée précise des contraintes à respecter.

L'analogie peut être utile

Le médiateur technique peut raisonner par analogie avec une mission déjà réalisée, afin d'estimer quelles contraintes sont délicates à réaliser et quelles contraintes sont peu susceptibles de poser des difficultés.
Ainsi, le budget est souvent une contrainte sensible. Il m'est arrivé de réaliser une mission dont le cahier des charges mentionnait un budget environ dix fois inférieur à toutes les solutions connues par mon client. Autant dire qu'un acheteur traditionnel, même excellent négociateur, aurait décliné ! J'avais à l'époque sous-estimé le temps que j'allais y passer, tant cette contrainte me fermait des pistes.
La mission fut couronnée de succès, et les solutions que j'ai apportées ont impressionné mon client par leur "exotisme", mais j'en conserve une prudence dans mes estimations dès que le budget semble être très serré pour le besoin.
Je cite également les aspects juridiques, notamment de propriété industrielle (brevets) : par exemple, s'il faut éviter un brevet concurrent, c'est parfois une contrainte très forte qui rend la mission plus difficile.
Par ailleurs, certaines demandes de clients sont assez générales pour que l'on puisse être très créatif dans les solutions apportées, alors que d'autres sont beaucoup plus exigeantes dans les détails à respecter et réduisent le champ d'investigation. Tout cela a un impact.
Les missions les plus courtes sont globalement :

• celles où la liberté dans la solution technologique est maximale,
• celles dont les contraintes du cahier des charges, et notamment le budget, sont raisonnables (c'est-à-dire proches de la meilleure alternative connue par le client),
• celles dont les exclusions d'entreprises (fournisseurs déjà connus, concurrents...) ou de solutions (brevets à contourner...) sont réduites ou absentes,
• et celles dont le client ou le médiateur technique a déjà des idées de solution.

Une mission qui respecte ces critères se rapproche d'une recherche courte (1 à 2 jours effectifs de prospection, étalés sur une période de 2 à 4 semaines), alors qu'une mission qui n'en respecte aucun est probablement une mission longue (5 à 10 jours de prospection effective, étalés sur 2 mois, voire plus).
Notons au passage qu'une mission ultra-difficile mais faisable est presque certainement longue, mais qu'une mission dont l'objectif est impossible à atteindre peut être en pratique très courte : il suffit que le médiateur technique puisse obtenir rapidement des preuves de l'impossibilité de l'atteinte de l'objectif, comme par exemple que l'objectif nécessite le dépassement de la vitesse de la lumière par l'un des composants de la solution.
Dans ce cas, le médiateur technique est gagnant, puisqu'il facture généralement au forfait et qu'il a eu besoin de moins de temps que prévu pour conclure ; le client quant à lui n'obtient certes pas ce qu'il cherche, mais il sait également qu'il est inutile de compter dessus.
Et même si la mission est facturé au succès, ce qui évite au client de débourser le moindre centime, le médiateur technique évite de passer beaucoup de temps pour une quête inatteignable.

La pré-étude, clé de l'estimation

Mais ces grandes lignes sont parfois insuffisantes, car il est parfois difficile de déterminer clairement le côté difficile ou non d'un cahier des charges. Et la bonne manière de faire, c'est de réduire l'incertitude.
Il est important de distinguer deux notions importantes, très classiques en gestion de projet innovant, mais bien souvent mal distinguées : le risque et l'incertitude.

• L'incertitude, c'est quand vous ne pouvez pas prédire l'issue un événement futur car il vous manque des informations, mais que si vous aviez ces informations, vous pourriez faire une prédiction fiable.
• Le risque, c'est quand vous ne pouvez pas prédire l'issue un événement futur, et qu'aucune informations que vous pourriez obtenir ne pourrait vous aider à faire une prédiction.

Pour illustrer la différence, lorsque vous allez à un arrêt de bus d'une ligne très régulière, vous êtes dans l'incertitude de l'heure exacte d'arrivée, car il vous suffit de lire les horaires de bus pour connaître précisément cette heure d'arrivée. Par contre, si vous voulez prendre un taxi dans une rue, vous risquez d'attendre longtemps, car aucune information sur l'heure de passage du prochain taxi ne vous est accessible.
Pour une mission de médiation technique, il y a un peu des deux :

• d'une part, il y a de l'incertitude concernant le nombre d'entreprises des secteurs pertinents, ou concernant le prix des solutions technologiques imaginées,
• et d'autre part, il y a des risques concernant la capacité et à la volonté des entreprises en question à faire une offre conforme à tous les souhaits.

Je livre ici un "secret de fabrication" de mes propositions commerciales. Je n'ai pas de recette contre les risques, mais pour réduire l'incertitude, lorsque mon client et moi convenons d'un cahier des charges quasi-définitif, je fais une rapide pré-étude.
Sans rentrer dans les détails, je consulte quelques bases de données pour me faire une idée du nombre d'entreprises qui travaillent dans quelques secteurs qui pourraient être pertinents, ou qui proposent des produits ou des services qui pourraient répondre au besoin du client. Si je m'aperçois qu'il y en a beaucoup, cela suggère une mission courte.
Je consulte également des prix accessibles sur internet d'équipements ou de prestations d'une catégorie similaire afin d'évaluer si le budget de la mission est raisonnable ou très serré.
Une telle pré-étude doit être raisonnablement dimensionnée par rapport à la durée d'une mission. Elle ne doit en pratique pas dépasser 2 heures. C'est un temps qui n'est pas facturé directement au client, mais que j'intègre implicitement à l'étape de créativité initiale lors de mon estimation financière.
Ne nous y trompons pas : une offre de mission n'étant pas toujours acceptée, je travaille ainsi parfois pour rien. Comme quand on rédige une proposition commerciale, me direz-vous. Eh oui.
Toutefois, il y a un aspect qui est toujours plaisant dans cette pré-étude pour : en 2 heures, vous avez toujours l'occasion de découvrir des technologies et des secteurs d'activités que vous ne connaissiez pas : crèmes solaires, vapeur industrielle, mesure de longueur (j'ignorais que c'était difficile), pompes à piscine, et j'en passe.
Et pour quelqu'un comme moi qui adore apprendre sur des sujets techniques, même si le client ne donne pas suite, j'en tire un minimum de plaisir !