Photographes et photothèques, pour un échange productif

Sollicités régulièrement pour définir les besoins des responsables de photothèques vis-à-vis des photographes, nous avons rédiger un mini cahier des charges technique et organisationnel afin de faciliter la transmission des photographies pour leur bonne exploitation dans les photothèques d’entreprises. Voici un extrait de ces conseils.

Sélection d'un reportage et saisie d'information dans les champs de métadonnées à l'aide d'Adobe Bridge - Œuvre de Pierre Malphettes, L'arbre et le lierre, 2010, Mac/Val musée d'art contemporain du Val de Marne

Préalable Les entreprises mettent à la disposition des collaborateurs une photothèque numérique leur permettant d’illustrer leur communication. Pour être performante, celle-ci doit être constamment actualisée. Cette procédure de mise à jour signifie l’ajout d’éléments nouveaux en rapport avec l’actualité de l’entreprise mais également le retrait et la mise en archives de documents devenus sémantiquement obsolètes ou aux droits échus. L’enrichissement de la photothèque est fait de créations réalisées par des photographes professionnels indépendants ou missionnés par une agence; plus rarement les images retenues proviennent de collaborateurs non photographes. Nous ne traitons pas ici des photographies achetées auprès des agences d’illustration générale. Les photographies numériques ainsi diffusées doivent être de qualité sémantique, esthétique et technique suffisantes pour satisfaire les besoins de la communication électronique – écran – ou imprimable – papier-. Elles doivent obéir aux règles du droit français pour ce qui est de leur utilisation dans le cadre de l’entreprise. Prise de vue Le commanditaire cherche à recevoir des séries d’images techniquement satisfaisantes, sélectionnées et documentées a minima. Les préconisations sont les suivantes : - Réglage du blanc avant prises de vue - Sensibilité ISO ≤ 2000. Au-delà, utilisation du flash (pour chaque photographe, à discuter avec le commanditaire en fonction de la charte de qualité définie vis-à-vis de la représentation photographique des services, des hommes et des bâtiments -> sensibilité poussée ou utilisation du flash : rendu tons chauds, mouvements floutés ou images nettes, claires et contrastées, etc. Ces remarques sont surtout valables pour les stagiaires ; les photographes professionnels sont bien-sûr aguerris à ce type de considération. Flux de communication entre créateur/agence/service communication Les éléments doivent être communiqués rapidement dans la mesure où ils représentent un état nouveau ou un événement devant être illustré et proposé sur le site de la photothèque. Le respect de délais courts de transmission et d’intégration renforce son utilité. Le photographe professionnel doit transmettre son reportage sous la forme de produits livrables constitués des éléments suivants :

• Dossier n°1 : la totalité des images, hors doublons et visuels inexploitables
• Dossier n°2 : une sélection de 20% considérée comme le meilleur choix
  • Il s’agit de copies de fichiers se trouvant déjà dans le dossier n°1
  • Si certaines photographies viennent d’être publiées dans un magazine de l’entreprise, celui d’un partenaire ou par la presse, elles doivent être contenues dans ce « best-of » afin d’être visibles dans la photothèque. Ce qui est publié est d’une part validé par la hiérarchie et d’autre part devient vite populaire. Ces visuels sont donc généralement recherchés pour une nouvelle utilisation.
• Document 1 : bon de livraison détaillant la production. C’est informations sont importantes car quelque soit le mode de transmission, le réceptionnaire doit pouvoir conserver une trace du contenu livré. Ceci est particulièrement justifié pour les dépôts en ligne.
• Document 2 : autorisations signées des personnes représentées
• Document 3 : facture / cession de droit. En droit français l’auteur doit préciser la limite des droits d’exploitation et la durée de la cession. Indiquer une durée « à vie » devrait rendre le contrat léonin.

-> La livraison sur clefs USB est fortement déconseillée (risque de perte, objet anonyme). -> Pourquoi la sélection du photographe est nécessaire? Lors du reportage, le photographe est en phase avec un environnement ou un événement fixé. Lui seul peut faire un choix sans risque de contresens. De surcroit son statut d’expert en image le désigne obligatoirement pour assurer la meilleure sélection. Enfin, ce choix doit être restreint car il est mis à la disposition des collaborateurs non photographes, via la photothèque. Ceux-ci désirent recevoir rapidement des propositions réalisées par des experts de l’image. Caractéristiques des copies livrées La production numérique actuelle permet la réalisation de fichiers de différents standards : RAW, TIFF ou JPG directement; à des poids variables. Une homogénéité des fichiers partagés est nécessaire afin de rendre leur utilisation universelle et aisée dans l’entreprise. Par exemple si les fichiers livrés sont au standard TIFF de 50 Mo., cela oblige le destinataire à réaliser une conversion avant diffusion : TIFF -> JPG, et un redimensionnement (« allègement ») de ces fichiers car l’utilisateur final ne pourra pas directement les exploiter. Pour les prises de vue réalisées en format RAW, ces fichiers originaux ne doivent pas être livrées sous cette forme. Le Raw devrait rester la propriété du créateur ; son « original » numérique. Nous recommandons, après le développement et la post-production, la livraison de fichiers codés en trois couleurs, au standard d’enregistrement JPG avec un taux de compression minimal (c’est-à-dire avec une qualité maximale). Un poids de fichier correspondant à la production des boîtiers professionnels actuels à ce standard d’enregistrement : ≈ 35 Mo. (poids de fichier ouvert et non poids sur disque). -> Justification du poids de fichier : une page de magazine illustrée d’une photographie plein format A4 et imprimée avec les techniques offset requière théoriquement un fichier d’un poids minimum de 24 Mo. en trois couleurs. -> Fourniture et partage risqués d’images numériques en quatre couleurs : l’utilisation de ces fichiers issus de leur préparation pour l’impression offset est déconseillée car elle peut engendrer des aberrations chromatiques importantes dans la mesure où les fichiers partagés en photothèque sont à destination des personnels non aguerris au traitement professionnel chromatique de la conversion 4 couleurs en 3. Les images proposées en partage via la photothèque doivent être utilisables par le plus grand nombre. Objectivement, le nom des fichiers n’obéit à aucune règle syntaxique; cependant, il convient de ne pas utiliser les caractères interdits sous Windows \ / : * ?  » < > | -> Pondération : il s’agit de caractéristiques proposées dans la mesure du possible; il y aura toujours des reportages où les fichiers possèderont des performances en deçà. La compréhension des caractéristiques permettra de définir les limites d’exploitation. Identification des images Le responsable de photothèque doit recevoir des séries d’images documentées. Le photographe doit donc exploiter la possibilité d’inscrire des informations au sein des fichiers – nous parlons de bonne gestion des métadonnées là où les fichiers images sont documentés; on parle de fichiers riches -. Le renseignement des champs de métadonnées par lot se fait très rapidement à l’aide des outils Adobe : Lightroom ou Bridge (CS 5/6 -> zone de renseignement des valeurs documentaires : IPTC Core).

• Titre (ou sinon, dans le début de la description) : nom de l’événement et/ou nom du site + millésime; il est commun au reportage.
• Description : elle est spécifique à l’image, lieu, événement, personnalités représentées. Saisir en bas-de-casse (minuscules) et non en capitales le nom des personnes représentées. Préciser prénom et nom sans genre au préalable.
• Copyright : mention obligatoire à reproduire dans la photothèque et lors de l’exploitation; garantie du respect des droits de l’auteur.
• Créateur : coordonnées de l’auteur : e-mail et/ou téléphone; facilite les prises de contact ultérieures.

-> Les métadonnées de type EXIF ne doivent jamais être effacées (données générées automatiquement par les boîtiers numériques de prise de vue). Ne pas utiliser de logiciels de retouche ou de conformation qui effacent ces informations. Ne pas paramétrer Adobe Bridge dans ce sens. La date de prise de vue par exemple est particulièrement utile pour limiter la période de validité du contrat entre le commanditaire et l’auteur. La longueur focale, la sensibilité, la vitesse d’obturation et le diaphragme ne sont pas également dépourvus d’intérêt. Constat Certains photographes semblent rétifs à la saisie de ces informations. D’un côté, cela peut sembler compréhensible car l’opération est chronophage. D’un autre côté, l’auteur doit communiquer son nom de créateur, ses coordonnées de contact et son copyright. Inscrire ces informations au sein même des fichiers est une sécurité pour le respect de ses droits. Dans ce monde de dur concurrence, cette finition de la post-production est vue comme un service appréciable différenciant. Reste à chacun de reconnaître la valeur du travail et sa juste rémunération. Daniel Hennemand, v1.2