Les conseils pour chef de projet qui m’auraient évité beaucoup de stress !

Dans cet article, vous allez découvrir les conseils pour chef de projet que j’aurai aimé connaître lors de mes débuts en entreprise.

Dans cet article ou la vidéo ci-dessous, vous allez appendre:

• Mon tout premier échec en gestion de projet.
• Les 3 erreurs que j’ai commises et la leçon que j’ai appris.
• La méthode en 5 étapes que j’aurai aimé connaître pour m’éviter tout ce stress.

http://www.youtube.com/watch?v=RSICNs-5Zvw

Voici la version texte des conseils que je donnerais au chef de projet que j’étais.

Bonjour à vous, je suis Brice LALU, coach en gestion du stress et à travers cette vidéo je vais vous dévoiler mon parcours et surtout:

Je vais vous raconter avec humilité, mon premier échec en gestion de projet et la méthode en 5 étapes que j’aurai aimé connaître pour m’éviter tous ces problèmes.

Avant de vous présenter les 3 erreurs que j’ai commises et la leçon importante que j’ai apprise, je veux vous présenter mon parcours.

Lorsque j’étais étudiant et que je préparais mes concours pour intégrer une école d’ingénieur en informatique, j’ai pris la décision de m’orienter vers un cursus en alternance.

© Ice

Cela veut dire que dans mes débuts, alors que je quittais le banc de l’école où l’on faisait des mathématiques à longueur de journée je me retrouvais bien habillé au sein de l’équipe qualité logicielle d’un constructeur automobile.

On me confiait alors mon premier projet, pour des raisons de confidentialité je ne rentrais pas dans les détails techniques de cette mission.

Je vous présenterais seulement ces 2 chiffres !

• 2 mois à travailler dur mais tout seul.
• 1 réunion d’équipe pour présenter mes résultats.

Et surtout mes 3 premières grosses erreurs:

• Erreur n°1: Faire des suppositions. J’étais persuadé d’avoir compris ce qu’on m’avait demandé !
• Erreur n°2: Travailler seul, dans mon coin. J’étais trop intelligent pour demander de l’aide ou même poser des questions aux membres de mon équipe.
• Erreur n°3: Attendre de terminer mon travail pour tester mes idées. J’étais persuadé du début à la fin de pouvoir terminer tout mon travail avant même d’organiser ma première réunion.

Comme c’était mon premier projet, j’étais à la fois très excité et je voulais absolument faire bonne impression.

Bien évidemment, avec si peu de communication j’allais en réalité tombé dans le panneau et faire face à mon premier échec.

Maintenant que vous avez compris le problème que j’ai rencontré, je vais vous exposer les 5 étapes génériques que j’aurai aimé connaître pour m’éviter ce genre de situation.

© Sonic770

Ces 5 étapes peuvent être réutilisées indépendamment de la gestion du projet, ce sont des principes de bon sens, qui peuvent vous éviter à vous aussi beaucoup de stress dans votre vie professionnelle:

Etape 1: Présentez votre démarche avant même de commencer à poser vos questions.

Vous aurez ainsi l’air d’un professionnel, et tout le monde saura que vous avez la tête sur les épaules.
Vous expliquez à votre client les différentes étapes qui vont avoir lieu, (comme je fais avec vous maintenant).

Vous pouvez dire par exemple: « Comme je veux m’assurer de vous fournir le meilleur produit, voici les différentes étapes que je vais suivre:

• En 1: Présenter la démarche et expliquer les problèmes évités avec chacune des étapes.
• En 2: Je viendrais vous poser des questions pour m’assurer de comprendre le problème.
  Je reformulerais le problème à ma façon et je vous demanderais de me corriger si nécessaire.
• En 3: je vous présenterais différents types de solutions et nous choisirons ensemble dans quelle direction aller.
• En 4: Je vous livrerais le plus tôt possible un premier échantillon pour que vous puissiez vérifier que la solution retenue répond bien à vos besoins.
• En 5: Après corrections, nous continuerons de tester et de livrer successivement les différents éléments. »

Maintenant que vous avez expliqué la démarche, vous passez à…

L’étape 2: Validez le problème avant même de réfléchir aux solutions.

Le piège à éviter c’est de croire que la solution que votre client vous suggère de réaliser est la bonne !

Cela ne veut pas dire que votre client à tort, cela veut tout simplement dire que votre rôle au départ c’est de rester concentré sur ses problèmes pour comprendre son raisonnement.

Une fois que vous aurez une bonne vision de ses besoins et que vous saurez les exprimer avec vos mots à vous, alors vous pourrez lui conseiller plusieurs pistes de solutions.

C’est à vous en premier d’être persuadé et convaincu que la solution en cours de développement va répondre à coup sûr au problème de votre client.

Pour cela vous pouvez Poser des questions précises sur les problèmes rencontrés par vos clients et les besoins qu’ils aimeraient satisfaire.

Pour faire simple:

Prenez la place de votre client pour vous imaginer clairement le problème qu’il rencontre un peu comme si c’était vous qui rencontrait ce problème.

Il n’y a que de cette manière que vous pourrez différencier par vous même les vrais des faux problèmes.

A ne pas faire: Ne pas demander tout de suite l’avis à votre client sur la solution que vous pensez mettre en place, ce n’est pas encore le bon moment sinon vous risquez de vous éparpiller dans tous les sens !

Une fois que toutes les informations sont récoltées, reformulez avec vos mots, le problème de votre client et demandez-lui si vous avez bien compris le problème. Si il vous répond que oui alors pour la deuxième étape, c’est gagné!

Passons maintenant à…

L’étape 3: Une fois que vous avez réussi à reformuler le problème à votre manière, et donc que vous avez réussi à vous l’approprier alors vous pourrez réfléchir à différentes solutions possibles.

Vous pourrez ainsi explorer plusieurs angles d’attaques, plusieurs approches.

Le piège que j’aurais aimé éviter c’est de prendre des décisions à la place de mon client, parce que si jamais vous procédez de cette manière et que vous prenez une décision à la place de votre client alors vous pouvez être sûr que l’on refusera de valider vos résultats.

Le meilleur moyen de procéder et que j’utilise encore avec mes propres clients, c’est de proposer plusieurs scénarios possibles:

• Scénario 1, si on fait ça, le risque c’est ça et l’avantage c’est ça.
• Scénario 2, si on fait ça, le risque c’est ça et l’avantage c’est ça.
• Scénario 3, si on fait ça, le risque c’est ça et l’avantage c’est ça.

Si vous trouvez que c’est trop long c’est que vous n’avez pas encore pris conscience de votre investissement.

Savez-vous pourquoi je vous dis cela ?

Parce que lorsque vous réfléchissez à voix haute avec votre client sur les différents scénarios possibles et envisageables en réalité, voici ce que vous gagnez:

• 1. Vous gagnez du temps parce que vous prenez de l’avance, vous anticipez vraiment les problèmes que vous allez rencontrer et vous en parlez avec lui.
• 2. Vous évitez les suppositions et vous évitez ainsi de faire machine arrière sur votre projet.
• 3. Vous rassurez votre client et vous enrichissez ainsi vos relations humaines.

Maintenant que c’est compris pour la 3ème étape, passons à…

L’étape 4: Découper votre solution en sous-éléments que l’on peut tester individuellement et qui ne prennent pas plus de 1 ou 2 semaines à réaliser.

Vous évitez ainsi de travailler 2 mois tout seul dans votre coin pour vous rendre compte au dernier moment que la solution que vous avez développée ne répond pas aux besoins de votre client.

De cette manière vous aurez un rythme de travail régulier et fluide, vous serez confronté à la réalité de votre client chaque semaine et vous serez vous aussi rassuré d’avancer dans la bonne direction.

Etape 5: Après livraison, continuez de tester efficacement et d’améliorer les prochains échantillons en gardant toujours cette vue d’ensemble et la même démarche en 5 étapes.

Testez dans le monde réel, sur le terrain, c’est-à-dire dans la réalité de votre client.

Très bien, faisons maintenant un bref récapitulatif de ce que vous venez d’apprendre:

• En 1: Présentez la démarche que vous allez utiliser par exemple la démarche en 5 étapes que je vous ai présentée en expliquant clairement les problèmes que vous évitez à chaque étape.
• En 2: Vous vous approprier le problème de votre client, vous refusez de parler des solutions possibles, vous resté concentré sur votre compréhension du problème.
• En 3: Une fois votre compréhension du problème validée, vous présentez des solutions possibles, des scénarios envisageables et vous choisissez ensemble la direction à prendre.
• En 4: Une fois la direction choisit, vous commencez à travailler sur le premier élément, le premier échantillon à tester dans la réalité de votre client.
• En 5: Une fois la première livraison effectuée, vous continuez de suivre la méthode en 5 étapes pour produire, tester et livrer les différents éléments de votre solution.

Très bien, maintenant que je viens de vous présenter mon parcours et les différentes étapes que j’aurai aimé connaitre sur mon premier projet, je vous propose d’utiliser les commentaires ci-dessous pour répondre à cette courte question:

Quel est le plus gros problème que vous rencontrez actuellement et qu’est-ce qui vous stress le plus dans votre activité professionnelle ?

Prenez le temps nécessaire pour répondre à cette question (même si ce n’est pas en rapport direct avec la gestion de projet) et je me ferais un plaisir de vous aider du mieux que je peux.

En attendant, je vous dis à très bientôt.

Cet article participe à l’évènement inter-blogueurs “le conseil que je donnerais au chef de projet que j’étais” organisé par le blog Any Ideas pour les chefs de projets malins. Si vous avez aimé cet article et souhaitez voir les autres articles de cet événement, je vous remercie de cliquer sur ce lien : j’ai aimé cet article !