Les méthodes qui permettent d’envoyer un fax

Une fois avec le développement de l’internet, la télécopie qui est une technique relativement ancienne a enregistré une évolution technologique rapide. Les machines traditionnelles de fax sont de plus en plus remplacées par des solutions de fax par internet qui envoient et reçoivent les fax sous forme d’email avec une pièce jointe.

De plus en plus de fournisseurs d’accès à internet proposent des services d’envoi de fax en ligne. Il existe une méthodologie pour l’envoi de fax afin de respecter les différents acteurs, les règles du marketing et la loi sur l’économie numérique. La première étape de l’envoi d’une télécopie est la sélection de la bonne cible pour le fax mailing et la préparation du fichier fax. Il faut s’assurer que le correspondant va recevoir un document attractif. Les formats le plus souvent supportés pour la conversion fax sont OPEN OFFICE, Adobe PDF, Adobe PostScript, Encapsulated PostScript (EPS), Html, Url, Microsoft Publisher, ASCII Text, ANSI Text, Microsoft RTF, Microsoft Word, WordPerfect, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint. Parmi les formats graphiques compatibles figurent PSD, BMP, GIF, JPEG, JPG, PNG, TIFF et VICAR. Avant d’envoyer un fax à son correspondant, il est bien de faire un test et de recevoir un premier exemplaire. Il est aussi recommandé de paramétrer les serveurs pour un envoi de fax à une heure exacte.

On vous présente les méthodes les plus populaires d’envoi de fax et leurs atouts :

-   Le Mode Commande est la méthode la plus populaire auprès des consommateurs, car elle donne la possibilité d’envoyer un grand nombre de fax. Il faut ajouter dans les fichiers d’impression issus de l’application métier des commandes qui seront interprétées par le prestataire de service de fax à la réception du fichier spoule. Lors de l’envoi, ces commandes seront supprimées pour ne pas apparaître sur le fax final.

-   Le Mode Poll Directory se base sur les mêmes commandes indiquées par le client. Pourtant, les commandes ne sont pas intégrées dans les fichiers d’impression. Le client doit convertir en PDF le document qu’il envisage d’envoyer par fax et créer un fichier .TXT qui contiendra les commandes d’envoi nécessaires. Le prestataire de service de fax définit un répertoire du réseau qui recevra les fichiers .TXT. et qui saura quel PDF envoyer par fax.

-   Le Mode MailGateway permet d’envoyer des emails qui seront convertis en fax. Le prestataire de services de fax paramètre le serveur de messagerie pour qu’il reconnaisse un nom de domaine particulier. Quand l’utilisateur envoie un email, le serveur de messageries transmet l’email au serveur du prestataire pour le convertir en fax.

-   Le Mode PopGateway permet de ne faire aucun changement sur le serveur de messagerie. Le client doit écrire une adresse mail qui recevra les emails à convertir en fax. L’accès à ce service est restreint par une liste d’expéditeurs autorisés. Tous les mails non autorisés sont supprimés par l’application PopGateway, tandis que les mails autorisés sont convertis en fax.

-   Le Print2Fax est une application Windows qui peut être installée pour envoyer des fax. Elle a une interface simple et claire.

-   Le Pluggin Microsoft Fax donne la possibilité d’utiliser l’application Microsoft Fax disponible sur tout PC Windows pour envoyer des fax.