Le Fraunhofer a mené une étude de cas auprès de salariés travaillant dans des lieux différents. La vidéo se serait révélée le canal de collaboration permettant la meilleure concentration et la possibilité de prendre tous les avis en compte.
La vidéo, plus utile que l'ensemble des autres médias pour collaborer à distance ? Oui, si l'on en croit l'Institut Fraunhofer, qui a mené une recherche empirique à la demande de la compagnie Brother, qui lance OmniJoin, une solution de vidéo et de webconférence. Le but de l'étude n'était pas de revenir sur les facteurs d'adoption de la vidéoconférence (réduction des déplacements...), mais plutôt sur son impact sur la productivité effective des salariés qui l'utilisent. Pour cela, l'institut a simulé des exercices d'entreprises auprès de ses employés. Les chercheurs ont travaillé avec deux groupes de volontaires résidant dans des endroits différents, à qui ils ont proposé des tâches nécessitant de s'accorder régulièrement. La première consistait à se concerter dans le cadre d'un déménagement. L'autre de décider ensemble comment allouer le budget "santé et bien être" de l'entreprise. Pour une tâche, seuls le téléphone et l'email étaient accessibles. Pour l'autre, seule la vidéo.
Une meilleure productivité
Résultat : l'usage de la vidéo avec une option de partage de documents simultanée a permis une coordination plus effective et une productivité globalement meilleure. Notamment parce quele canal visuel semble faciliter la communication. 70% des répondants ont ainsi dit que ce mode d'interaction facilitait la discussion. 60% que voir ses interlocuteurs permettait un échange plus ouvert. Selon le rapport, les volontaires se seraient ainsi sentis plus à même de se concentrer sur des tâches complexes. Autre chose : quand 81% des personnes avouent que l’utilisation des e-mails et du téléphone divise et encombre la prise de décisions, 74% d’entre eux expliquent ressentir une cohérence et une unité dans les décisions prises par visio-conférence. En effet, la visio-conférence permet un allongement du temps des sessions et un maintien de la concentration, selon 79% des participants.
Faciliter la prise en compte de chacun
"L’un des avantages de ce système est de pouvoir être sûr que les idées de tous les collaborateurs ont été prises en compte", rapporte le docteur Hoffman, de l’Institut. Les chercheurs notent aussi que la vidéo jouerait aussi sur l'état d'esprit. Pour 91% des personnes interrogées, il s’agit d’un canal qui permet de créer une atmosphère positive et relaxante dans un lieu de travail, tout en impliquant un plus grand nombre de personnes. En effet, selon 71% des participants, ce système a renforcé la volonté de nombreux employés d’intégrer un sujet de discussion important. Autant de chiffres intéressants, donc, mais à prendre pour ce qu'ils sont : c'est à dire commandités par une entreprise qui fournit ses solutions.L’Institut s’est également intéressé en parallèle à la proportion d’entreprises qui exploitent ce système. En France, seules 18% des sociétés disposeraient actuellement de solutions de visio-conférence. Cependant, 56% d’entre elles projettent de s’en servir dans les cinq prochaines années.