Forfait ou assistance technique ?

Au premier abord, sous-traiter un projet au forfait semble plus économique et moins risqué. Plus économique car le prix est parfaitement défini au début du projet, moins risqué car basé sur un plan projet avec livrables et objectifs parfaitement identifiés.

Mais qu’en est-t-il réellement ?

Jean-christophe Legros, Président de la société OPASE, un spécialiste de la gestion des demandes de sous traitance nous présente ici sa vision des projets en assistance technique et au forfait.

Lorsque vous planifiez un projet, l’une des décisions les plus importantes est de savoir si l’exécution des travaux sera sous traitée sur la base d’un prix fixe (forfait) ou sur la base d’un projet réalisé en taux journalier (assistance technique). Cet article porte sur les projets sous traités en assistance technique, le prochain portera sur les projets sous traités au forfait.

À première vue, les projets au forfait sont donc plus attrayants que ceux en assistance technique car le coût total du projet est défini à l’avance. Mais les apparences peuvent être trompeuses car les offres au forfait sont toujours supérieures à la somme des coûts d’ingénierie, d’approvisionnement et de construction et ceci, en raison des facteurs additionnels de coûts.

Un facteur additionnel de prix est la prime d’assurance que prend le prestataire pour couvrir les risques (encore peu connus) du projet. Sur des projets qui sont bien gérés et exécutés conformément au plan, le sous traitant empoche la prime d’assurance en tant que bénéfice supplémentaire. Lorsque les projets ne se passent pas comme prévu, le sous traitant au forfait essaiera de récupérer une partie de ses frais supplémentaires via des avenants, mais il leur faut souvent prendre sur la ‘prime d’assurance’ voire sur la marge pour compléter le projet.

Le second facteur de sur-coût est lié à la gestion même de projet. Un projet géré au forfait nécessite beaucoup plus de gestion de projet et d’administration du côté du fournisseur. Ces coûts sont bien sûr inclus dans le prix et peuvent souvent être considérables (surtout quand les spécifications du client sont trop peu précises voire ‘quasi-inexistantes’).

Un autre problème avec les projets au forfait est le cumul probable d’avenants au contrat initial. La plupart des fournisseurs travaillant au forfait tenteront de négocier de multiples avenants à leur client pendant la durée du projet. Dans le meilleur des cas, les avenants seront acceptés par les deux parties et ajouteront seulement quelques pour cent aux coûts totaux du projet. Dans le pire des cas, les avenants peuvent se transformer en conflits majeurs et provoquer une escalade des coûts dramatique avec les retards planning associés.

La meilleure façon de réduire la prime d’assurance que le fournisseur s’octroie, de réduire le prix total du projet et de minimiser le nombre d’avenant est d’obtenir une définition précise du projet avant consultation. Mais réaliser une documentation détaillée coûte cher, et même si les documents existent, il est souvent difficile de trouver des fournisseurs aptes à gérer des projets au forfait.

Alors, quels sont les avantages des projets gérés en assistance technique ? Tout d’abord, il est beaucoup plus facile de solliciter (et de trouver) des fournisseurs en travaillant en assistance technique plutôt qu’au forfait.

Au lieu de dépenser beaucoup de temps, d’argent et d’efforts dans la préparation du projet et dans la qualification des fournisseurs, le donneur d’ordre peut simplement demander aux fournisseurs identifiés, une qualification et un prix. En supposant que chaque fournisseur possède l’expertise requise, il ne reste qu’à comparer des taux journaliers.

Le coût total du projet en assistance technique sera inférieur à celui des offres au forfait pour le même travail parce que le donneur d’ordre ne paie que pour le travail réalisé sans marges intégrées supplémentaires.

La marge bénéficiaire du fournisseur est connue dans une large mesure, et celui-ci accepte des marges bénéficiaires plus faibles que pour les projets au forfait parce que le donneur d’ordre partage une partie des risques. Parce que les taux sont pré-négociés et les marges de profit des fournisseurs sont plus faibles, les avenants (ou prolongations) sont beaucoup plus faciles à négocier.

Au lieu de dépenser du temps et de l’argent sur la définition des spécifications détaillées initiales et la négociation des avenants, les projets peuvent être engagés et achevés plus rapidement. Bien sûr, cela suppose que le donneur d’ordre ait une bonne vision du projet à réaliser et surtout une vraie capacité de gestion de projet.

Une bonne gestion interne du projet est donc essentielle lorsque l’on sous-traite une partie du projet en assistance technique. Sur les projets en assistance technique, le chef de projet (côté donneur d’ordre) doit suivre plusieurs sous traitants et de multiples fournisseurs. Coordonner le projet global nécessite donc de réelles capacités de gestion de projet. Si cette expertise est présente chez le donneur d’ordre, la sous traitance en assistance technique sera donc toujours moins coûteuse qu’au forfait.

La sous traitance en assistance technique est également fortement recommandée lorsque les tâches du projet (voire l’objectif final) ne sont pas très claires au début.

Par exemple, l’intégration d’un nouveau systèmes peut nécessiter de procéder à une évaluation approfondie des logiciels de contrôle existant et du matériel pour définir la portée d’un projet. Il est souvent préférable de payer l’intégrateur sur une base en assistance technique pour faire l’évaluation, plutôt que d’exiger une offre au forfait qui sera généralement très difficile à obtenir et / ou horriblement cher.

Un donneur d’ordre se doit aujourd’hui d’avoir dans son « savoir faire » la capacité de sous traiter en assistance technique et au forfait. Le service achat peut se faire aider par des outils spécialisés qui permettent de traiter ces deux types de projets d’un bout à l’autre de la chaîne de processus.

Les outils modernes de gestion des projets sous traités comme par exemple OBMS de la société Opase traite bien sûr les deux types de projets.