Comment trouver du temps pour … faire tout!

La gestion du temps est l’une des compétences les plus importantes des personnes performantes. Avec un bon système de gestion du temps, vous pouvez facilement trouver le temps de faire les choses les plus importantes pour vous, que ce soit dans votre vie professionnelle ou personnelle.

Une bonne gestion de temps efficace et réussie n’est pas une chose simple que tout le monde peut atteindre. Ca dépend de pluseiurs techniques et surtout de la bonne volonté et de la perseverance.

Ci-dessous, nous vous présentons seize conseils pour vous aider à mieux gérer votre temps et en trouver encore pour participer à un maximum d’activités,qui, pour vous sont importantes.

 1- Soyez organisés : Chercher une ancienne information (Mail, rapport, nom d’un fichier, image,… ) sur votre PC ou votre ordinateur portable ou même sur votre bureau peut s’avérer l’un des plus grands gaspillateurs du temps.Pour remédier à cette perte de temps liée à l’organisation, chacun a besoin d’avoir un système pour gérer les informations, les données et les fichiers traités chaque jour.

Essayez différents systèmes d’organisation jusqu’à ce que vous trouviez celui qui vous convient le plus. Personnellement, j’ai un dossier appelé « travail » sur mon bureau où j’ai mis tous les dossiers des clients avec qui je travaille régulièrement. Pour les projets ponctuels, je vais créer un dossier pour ce client pendant que je travaille sur le projet, puis ces dossiers sont déplacés dans un « terminé » dossier une fois le projet terminé (et habituellement envoyés sur mon disque dûr externe au lieu de rester sur le disque dur de mon portable). J’ai très peu de papiers, pas de piles non plus sur mon bureau. Ceci fonctionne très bien pour moi.

 2- Isolez votre espace de travail de toute autre chose: Voici quelques conseils pour avoir un espace de travail au si vous en avez pas ( travailleurs chez eux, freelancers….) :

• Ayez un bureau. Evitez de travailler à partir de votre table à café ou votre salle à manger. C’est inefficace et vous vous retrouvez en permanence entrain ramasser des choses pour les ramener plus tard. Il est préférable d’avoir un espace où vous pouvez laisser vos affaires de travail tout le temps.
• Passez en « mode travail » quand vous êtes dans votre espace de travail. Cela peut signifier porter des vêtements de travail lorsque vous travaillez .
• Occupez un espace non utilisé. Y at-il une salle non utilisée? coin d’une pièce, ou même un placard quelque part dans votre maison? Est-il assez grand pour un bureau? Si c’est le cas, ça peut peut être votre bureau. Si votre espace fait partie d’une grande chambre, envisager l’achat d’une armoire de bureau pour cacher vos affaires de travail lorsque vous ne les utilisez pas.

3- Utilisez l’un des outils de gestion de temps : Il ya des centaines d’outils pour organiser et gérer votre temps. Que vous optiez pour un calendrier physique ou pour une application en ligne, profitez des outils prêts à l’emploi qui sont disponibles. J’utilise une combinaison d’outils. Remember the Milk garde mes tâches à faire. J’y garde mes tâches quotidiennes, hébdomadaires, mensuelles ou  même annuelles.

Auparavant, j’utilisais les post-it pour garder mes tâches à faire organisées ainsi qu’un carnet de poche. Les deux outils fonctionnaient bien, mais j’ai finalement décidé que je voulais avoir une liste de choses à faire que je pouvais consulter de n’importe où.
Il ya des tonnes d’autres outils de gestion du temps. Essayez quelques-uns pour voir ce qui correspond le mieux à votre façon de travailler.

4- Fixez-vous des objectifs : Se fixer des objectifs est l’une des choses les plus importantes que vous pouvez faire pour gérer votre temps. Si vous n’avez pas d’objectifs, comment savez-vous ce qui est important? Ce qui mérite votre attention?

Les objectifs ont besoin d’être formalisés, ils ont besoin aussi d’être inscrits dans le long terme. Mais ce qu’ils nécéssitent vraiement, c’est qu’on soit concentrés dessus et qu’on leur donne toute notre attention.

Un de mes objectifs pourrait être d’effectuer tout mon travail jeudi, donc je peux prendre congé le vendredi ou l’utiliser pour travailler sur un projet personnel. Cet objectif me permettra d’être concentré sur le travail de manière plus efficace afin que je puisse terminer mon travail dans 80% du temps. Une réduction de 20% de mon temps de travail n’est pas quelque chose de difficile à réaliser. Fermer facebook pendant que je travaille  peut m’aider à le réaliser, ou alors je peux travailler pendant le déjeuner, ajouter quelques heures sup, ou même retarder l’heure de se coucher pour une demi-heure plus tard.

Vos objectifs doivent être réalisables et spécifiques (SMART : Simples, Mesurables, Atteignables, Réalisables, dans le Temps). Vous pouvez fixer des objectifs récurrents («Je veux prendre tous les vendredis. »), ou ponctuels («Je veux finir mon nouveau site Web d’ici mardi prochain. »), ou une combinaison des deux. Vous pouvez les écrire quelque part ou vous pouvez simplement les garder dans votre tête. Assurez-vous toujours d’avoir un but. Votre objectif pourrait même être aussi simple que: «finir ce paragraphe avant le déjeuner. »

 5- Fixez-vous des dates limites (Deadline) : Les délais sont un peu comme un objectif intégré pour un projet. Si vous savez que quelque chose doit se faire lundi prochain, alors vous êtes plus susceptibles de structurer votre travail dessus pour vous assurer que ça sera fait d’ici lundi. (Sinon, vous avez encore plus besoin de cet article )

Si vous n’avez pas de délais imposés par les clients ou par le patron, alors vous aurez besoin d’avoir des délais auto-imposés . Pensez quand vous voulez terminer quelque chose ou si vous voulez passer au projet suivant. Mettez cette date sur votre agenda ou marquez-la sur votre liste des tâches avec une date limite de votre projet en cours. Pour vous responsabiliser encore plus, parlez de cette date d’échéance à quelqu’un d’autre. Je poste parfois mes délais auto-imposés sur Twitter ou Facebook afin de les partager avec mes amis comme ça j’ai plus d’engagement de ne pas lales rater. La pression des autres vous mène à travailler plus afin de respecter votre engagement.

6- Planifier à l’avance : Gardez une sorte de grande image de votre plan. Cela peut être mensuel, bi-mensuel ou annuel selon votre secteur d’activité et les types de projets que vous avez. Comme je l’ai mentionné précédemment, je garde un calendrier effaçable avec des projets et des échéances mensuelles. Je peux aussi marquer des rendez-vous, dates importantes et toute autre information qui pourrait interférer avec mes échéances ou avec mon planing de travail régulier. La plupart de mes échéances sont sur une base hebdomadaire ou bi-hebdomadaire, pour cela, un calendrier mensuel fonctionne très bien pour moi. Si vous avez des périodes plus longues (ou plus courtes), vous aurez besoin d’ajuster votre temps et votre calendrier afin qu’il soit adapté à vos engagements.

7- Priorisez : Vous devez prioriser le travail que vous faites. Pour la plupart, il est préférable que le travail urgent soit fait immédiatement (ou dans les prochains jours en priorité). Puis vient le travail non urgent qui peut se faire la semaine prochaine ou les semaines prochaines.

Ne pas oublier de prévoir les priorités de la famille aussi : Activités des enfants, rendez-vous avec médecins, visites de familiales, …. Décidez des activités auxquelles vous devez absolument assister si(il ne doit pas y avoir beaucoup d’activités sur cette liste), ou y assister si vous arrivez à un certain niveau dans votre travail (et notez ce que vous avez besoin d’accomplir pour y assister), ainsi que les activités que vous ne pouvez pas y assister que si tout votre travail est effectué et achevé.

Mettez en place un système de priorités des différents éléments de votre calendrier. Vous pourriez utiliser différentes couleurs pour marquer differentes priorités, mettre une étoile à côté des choses les plus importantes, ou même garder des listes distinctes pour chaque type de priorités. Encore une fois, assurez-vous que vous utilisez ce que vous faites ait un impact sur votre vie.

8- Sachez déléguer : Se faire aider à effectuer une tâche n’a rien de négatif. Cela signifie déléguer une des responsabilités ou des tâches d’un projet à quelqu’un d’autre. Cela peut concerner l’externalisation d’un certain aspect d’un projet (recherche, codage, paperasse …etc) à quelqu’un d’autre afin que vous puissiez vous concentrer sur les parties les plus importantes.

Vous n’avez pas nécessairement besoin de déléguer une partie de votre travail pour être plus efficace. Mais pourquoi ne pas engager courtier pour payer vos factures, légaliser vos papiers ou traiter une paperasse une fois par mois? Ou se partager le trajet de l’école des enfants avec vos deux voisins ? Ces types de services peut libérer une grande partie de votre temps pour les choses importantes que vous voulez faire (Donner plus de temps à la famille, terminer un travail,… ).

9- Optimisez vos processus : Il ya certainement des choses que vous faites d’une manière régulière que vous pourriez simplifier. Il peut s’agir de gestion des factures,  des paiements, d’ archivage, ou peut-être quelque chose que vous faites dans tous vos projets et tâches.

Ce sont des choses que vous devriez optimiser et simplifier. Regardez la façon dont vous êtes en train de faire les choses et regardez s’il y a des étapes que vous pouvez regrouper ou éliminer carrément. Si vous êtes un concepteur de sites Web, ça peut concerner la création d’un ensemble de chartes graphiques une fois au départ et les utiliser dans vos projets, ou, par exemple, utiliser un programme de facturation. Cela peut encore concerner plusieurs autres choses qu’il suffit d’y penser un jour pour trouver la solution adéquate.

10- Apprenez à dire non : L’un des plus grands ennemis de la gestion du temps est d’accepter de faire tout. Vous devez apprendre à dire «non» à certaines personnes. Si vous prenez plus de travail que vous pouvez, non seulement vous aurez des problèmes avec les délais, mais aussi avec la qualité du travail et celle de vos relations (à la fois personnelle et professionnelle).

Avant de prendre tout nouveau travail, regardez votre calendrier. Pensez-vous vraiment avoir le temps pour le faire? Si ce n’est pas le cas, tout simplement expliquez au client que vous avez trop de projets et que vous ne pouvez pas vous engager pour faire le leurs. La plupart vont vous remercier pour votre sincérité et hôneteté. Si vous n’arrivez vraiment pas à refuser le travail, essayer de le bien planifier et ne pas donner des délais serrés. Ne dites pas que vous allez le faire la semaine prochaine si vous n’êtes pas sûr que vous avez accordé le temps nécessaire pour le faire.

Le même principe est valable aussi pour votre vie personnelle. Rien ne vous oblige à être en même temps dans le syndicat de votre résidence, dans l’association de votre quartier ou dans d’autres instances juste parceque vous avez l’expérience de faire ou parceque vous l’avez fait auparavant.  Apprenez à dire non à vos amis, à votre famille, ou à vos voisins. Dites oui aux choses les plus importantes dans votre vie.

11- Detectez quand vous travaillez le mieux : Faites attention quand vous êtes plus productif . Pour moi, c’est à  partir environ neuf heures du matin jusqu’à deux ou trois heurs après midi approximativement, puis à nouveau à partir de six ou sept heures  jusqu’à onze ou douze heurs du soir. Je ne me force pas à travailler beaucoup dans ces heures où je sais que je ne suis pas productif (2h-7h la plupart du temps). Mais je m’assure que je suis en mode travail le matin, puis de nouveau dans la soirée pour que je puisse faire plus quand je suis productif.

12- Optez pour des horraires de travail fixes : C’est en général quand vous êtes les plus productifs qu’il est souhaitable que vous travaillez. Si vous travaillez mieux à partir de 4h00 jusqu’à midi, puis travaillez tous les jours pendant cette période (si vous avez cette possibilité!). Cci veut dire également que vous devez cesser de travailler à midi et aller faire autre chose. Le même principe est valable aussi pendant les week-end. Prenez au moins deux jours par semaine de repos si possible. Il ne doit pas nécessairement être le samedi et le dimanche. Assurez-vous que vous avez un temps d’arrêt lorsque vous ne travaillez pas, sinon, vous risquez de finir par vous épuiser.

13- Ne perdez pas de temps : Faites attention aux choses qui gaspillent le temps pendant votre journée. Êtes-vous constamment sur Facebook ou Twitter? Partez-vous souvent chercher un verre d’eau? Recevez-vous beaucoup de communications téléphoniques? Essayez de trouver des façons pour réduire le temps des interruptions. Consultez Facebook ou Twitter une fois par heure (ou toutes les deux heures), gardez-les fermés le plus de temps possible. Obtenez une bouteille d’eau si vous avez seulement besoin de se lever plusieurs fois par jour. Ne répondez pas aux appels que vous estimez non importants, décalez les pour après. Bref, identifiez ce qui vous fait perdre du temps et éliminez-le.

14- Evitez d’être multi-tâches : Le multitâche fonctionne dans certains cas. Mais quand il s’agit d’obtenir un travail important, le multitâche, en général fait plus de mal que de bien. Travaillez sur un projet à la fois! Ceci ne veut pas dire que vous devez impérativement travailler sur un projet jusqu’à ce qu’il soit complètement terminé, mais ceci signifie que vous ne devriez basculer entre les trois projets toutes les deux minutes. Fixez-vous un temps de travail minimal, il serait peut-être quinze ou vingt minutes, voire une heure, et ensuite travaillez sur un seul autre projet pendant ce même intervalle de temps.

15- Prenez des pauses : L’épuisement professionnel est un obstacle sérieux à la productivité. Lorsque vous êtes épuisés vous vous retrouvez incapables de vous concentrer ou de terminer les travaux assez rapidement. Prendre des pauses régulières de votre travail contribue à prévenir l’épuisement professionnel. Cela pourrait signifier aller faire une promenade dans le milieu de la journée, prendre une pause pour regarder les nouvelles après le déjeuner, faire des courses en après midi au lieu du soir, ou même prendre des jours de congé séparés chaque année.

Ces petites pauses nous rafraîchissent et nous laissent prêts à travailler. Sans elles, nous devenons fatigués et notre concentration s’affaiblit. Je prends généralement quelques heures chaque après-midi et de sortir de ma maison. Je peux aller visiter des parents, faire du shopping, écouter de la musique, faire une petite marche, ou faire la natation en été. Je profite également de cinq ou dix minutes de pause tout au long de la journée pour me ressourcer et reposer mes yeux (regarder un écran d’ordinateur toute la journée est très dangereux pour votre vision).

16- Maintenez-le rythme : Le maintien du rythme et des habitudes est très important dans tout système de gestion du temps. Mais ce n’est pas seulement votre système que  vous devez maintenir, c’est tous les aspects de votre vie dont vous avez besoin pour continuer à fonctionner pour pouvoir effectuer votre travail.

Ca concerne la maintenance de votre ordinateur (sauvegarde de fichiers, vider votre corbeille, nettoyer votre boîte de réception), la maintenance de votre bureau ou espace de travail (poussières, vider la corbeille, passer l’aspirateur, etc) ainsi que l’entretien des ménages (lave-vaisselle, faire blanchisserie, réparations, etc.)

Ne négligez pas l’entretien de vous-même non plus. Faire des exercices ou du sport tous les jours et bien manger peut vous rendre encore plus productif.

Vous pourriez vous demander ce que cela a à voir avec trouver du temps pour faire des choses dans votre vie. Eh bien, voici la chose: Si vous ne respectez pas toutes les choses dans votre vie qui en ont besoin, enfin quelque chose va échouer. Cela pourrait être quelque chose d’aussi simple que de prendre le temps d’une journée de travail pour faire la vaisselle parce que vous êtes complètement hors de vêtements propres, ou il pourrait être quelque chose de plus importante comme une maladie ou d’une blessure évitable. Lorsque des catastrophes inattendues surgissent, ils causent des ravages sur notre productivité. Vous finirez par passer plus de temps à rattraper que vous auriez dû faire si vous aviez maintenu les choses en premier lieu.

Traduit et adapté de : http://www.smashingmagazine.com/2009/09/16/how-to-find-time-for-everything/