Organisation : On désencombre son bureau !

Comment voulez-vous garder vos idées en place avec un bureau en désordre !

La première chose à faire pour devenir organisée est donc de mettre un peu d’ordre…sur son bureau !

30 minutes pour désencombrer son bureau

Aujourd’hui, j’ai décider d’allouer 30 minutes de mon temps pour ranger mon bureau et trouver un semblant d’organisation. Voici comment j’ai procédé :

• J’ai commencé par faire différents tas avec les papiers et feuilles volantes qui traînaient sur mon bureau et dans ses tiroirs. (Nous verrons prochainement pourquoi il est indispensable de supprimer les tiroirs sous le bureau et privilégier une simple planche posée sur des tréteaux)
• J’ai fais un petit tas par clients et projets en cours que j’ai ensuite réorganisé en fonction des différentes typologies des tâches à accomplir (création graphique, comptabilité, recherches préliminaires…) puis en fonction de leur urgence (en prenant soin de présenter pour chaque clients/projets les tâches les plus urgentes sur le dessus).
• En parallèle, j’ai mis de côté toutes les feuilles volantes sur lesquelles j’avais l’habitude de prendre des notes dans le but de les scanner et les ranger dans mes dossiers clients sur mon Evernote. Note: depuis quelques mois, j’utilise un grand carnet A4 pour y noter toutes mes idées et réflexions, c’est dire depuis combien ed temps je n’avais pas fais le ménage sur mon bureau !
• J’ai classé les différents tas dans des pochettes de différentes couleurs pour matérialiser les différents projets en cours et les différencier
• J’ai placé mes différentes pochettes colorées et les documents qu’elles contiennent dans un meuble à casiers que j’avais fabriqué sur l’exemple des meubles Expédit d’Ikea. Un casier par projet, le projet le plus urgent le plus proche et facilement accessible depuis mon bureau. Ainsi, mon esprit est plus ordonné et cette lassification visuelle me permet de mieux gérer mon planning et emploi du temps !

Remarque : Tout ce qui n’a pas de lien direct (ou de loin) avec les projets en cours est mis de côté pour être rangé, scanné ou jeté au cours d’une prochaine session de rangement prévue sous peu !

En effet, il ne suffit pas de ranger, pour conserver cette sérénité retrouvée grâce à un bureau propre et sans rien qui traîne ! Il faut aussi en profiter pour le désencombrer ! On jettera alors tous ces papiers inutiles et on scannera les plus importants que l’on conservera dans des dossiers informatiques parfaitement identifiables.

En profiter pour ranger le bureau de son ordinateur

Le temps est également venu de préparer notre future session d’organisation en mettant dès aujourd’hui un peu d’ordre sur le bureau de son ordinateur! N’hésitez pas créer de nouveaux dossiers. Mieux vaut un grand nombre de dossiers bien spécifiques qu’un seul dossier où tout est rangé en un seul endroit et vraiment pas efficace !

J’ai donc également pris quelques instants aujourd’hui pour éliminer tous les documents qui n’avaient plus d’intérêt pour mes projets actuels… Cela m’a pris plus de temps que prévu…

En effet, ce matin je me suis rendu compte qu’il fallait vraiment que je me mettent en place des actions beaucoup plus ciblées et redondantes pour enfin travailler sereinement avec un bureau opérationnel !

Le plus dur à présent sera surement de conserver son bureau ordonné !

Pour vous aider à conserver un espace de travail ordonné, voici donc quelques conseils très simples et faciles à mettre en place même dans une routine hebdomadaire déjà bien chargée !

• Utiliser un seul endroit pour stocker les papiers, documents et feuilles volantes que ce soit une simple bannette sur son bureau ou un dossier informatisé sur son ordinateur.
  Scanner systématiquement ces documents et utiliser un dossier INBOX sur son ordinateur pour tous ces documents en attentes d’être triés.
  Plus simple, l’appli Evernote pour smartphone permet de prendre des photos de ses documents et de les classés directement sur son interface.
  Peu importe où vous souhaitez stocker vos informations en attente de traitement, il ne faut utiliser qu’un seul point d’entrée dans votre système d’organisation (La Méthode GTD) pour éviter les doublons et les oublis !
• Chaque soir, au moment de quitter son bureau, veiller à ne rien y laisser traîner ! Les documents utiles aux tâches à accomplir pour le lendemain doivent être rangées dans le bon dossier pour être facilement ressorties dès le lendemain
• Ne conserver que ce qui est directement utile aux projets en cours ! De nos jours, l’information est très facile à trouvé pour la plupart des questions que l’on peut se poser, inutile d’encombrer son système d’organisation (et son cerveau !)avec des informations qui sont susceptibles de nous servir peut-être un jour…
• Vider régulièrement son dossier INBOX. Les choses que nous y stockons peuvent devenir obsolètes. Il est alors temps de s’en séparer !
• Renommer systèmatiquement les documents que vous téléchargez sur le net. Les titres utilisés ne correspondent pas toujours au contenu et encore moins à votre manière de nommer vos propres dossiers et documents.
• Prendre l’habitude de sauvegarder les documents téléchargés sur le net directement dans le bon dossier au bon endroit afin de ne pas devoir le rechercher plus tard
• Enfin, garder en tête qu’il vaut mieux utiliser quelques minutes chaque jour pour conserver un système d’organisation efficace plutôt que de s’en occuper durant plusieurs heures une fois au bord de l’implosion !

Et vous, comment faites-vous pour garder un bureau organisé et bien rangé?

Image : freedigitalphotos