Le service de Fax to mail pour les entreprises

Le fax traditionnel représente un ensemble hétérogène de lignes téléphoniques, des télécopieurs, d’appareils multifonctions, des serveurs de fax coûteux et complexes et de logistique pour remplacement du stock de papier et de cartouches encre. Pour une entreprise, tout cela signifie de temps perdu et d’argent.

Grâce à l’essor de l’internet, les entreprises peuvent opter pour une solution externalisée de fax to mail qui sera gérée dans le système de messagerie électronique. Cela éviterait l’impression de la plupart des fax, permettant ainsi d’économiser des tonnes de papier et d’encre et de supprimer la nécessité du recyclage de l’équipement fax.

Le fax par mail permet d’envoyer et de recevoir des fax sur une boite mail traditionnelle ou sur l’interface du fournisseur de service de fax. Le fax par internet donne accès à un numéro de fax géographique et il renvoie automatiquement les documents reçus sur la boîte mail au format PDF. Les formats de documents supportés sont Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, OpenDocument Text, Adobe Portable Document Format, JPEG Joint Photography Experts Group, Tagged Image File Format et d’autres.

Ce fax dématérialisé contribue au développement durable par des économies d’énergie, aucun matériel à recycler et des économies de papier et d’encre. L’option de fax par mail comporte :

-   d’économie – plus d’équipement coûteux, de ligne téléphonique supplémentaire ou de consommables. Le correspondant paie le prix d’un appel local même si on est à l’étranger;

-   de sûreté -les fax parviennent en toute sécurité sur l’email;

-   de la fiabilité - plus de bourrage papier, de fax perdu ou de dégât de toner et de la mobilité - consultation et envoi des fax à tout moment.

La facilité d’utilisation du fax to mail

La télécopie par mail ne nécessite aucune installation de logiciel ou matériel. Son utilisation est aussi simple que les mails. Les utilisateurs peuvent facilement consulter et sauvegarder les télécopies sur ordinateur. Les documents sont archivés électroniquement et peuvent être partagés par mail.

Le fax par mail est un service plus productif qu’un fax traditionnel

Le fax par mail se distingue de son prédécesseur en apportant une meilleure productivité. Envoyer et recevoir des fax depuis son ordinateur prend moins de temps. La sauvegarde électronique des fax favorise le partage et facilite la gestion des documents. L’utilisateur gagne en mobilité et en réactivité en ayant la possibilité de consulter, recevoir, diffuser les fax n’importe où et n’importe quand.

Les échanges par fax to mail sont sécurisés et confidentiels

La sécurité et l’investissement sont les freins essentiels à l’utilisation d’un nouveau service ou d’une nouvelle technologie au sein des entreprises. Les fournisseurs de service de fax mettent l’accent sur la confidentialité et la sécurité pour attirer plus d’utilisateurs. Le fax par mail permet la personnalisation des règles de traitement des fax privés ou stratégiques. Les télécopies sont envoyées directement dans la boite mail de l’utilisateur évitant les pertes de documents et consolidant la confidentialité. Les comptes personnels sont protégés par un mot de passe et les serveurs des fournisseurs sont sécurisés et équipés d’un système antivirus.