Les salariés sont en attente d'espaces de travail plus modulables, c’est pourquoi certaines entreprises mettent à leur disposition des bureaux non attribués.
L'espace de travail dans l'entreprise est en pleine restructuration. En effet de nombreuses entreprises ont supprimé les bureaux attribués et privilégient les postes de travail mutualisés. Gain de place et économie pour l’entreprise certes, mais les collaborateurs sont-ils prêts à un tel changement dans lequel ils perdent ainsi leur espace personnel ? Oui, si l’on en croit la tendance actuelle et la multiplicité des entreprises qui proposent à leur collaborateurs de devenir des « sans bureau fixe ».
Parmi celles qui ont mises en place des initiatives dans ce sens on retrouve notamment Citrix ou Accenture.
Marc Thiollier, le directeur général d’Accenture France nous explique qu’au sein de l’entreprise un programme a été mis en place dans ce sens : Moving Forward. Celui-ci comprend entres autres des nouveaux espaces et des nouveaux modes de travail ainsi que des innovations dans le but de réduire l’empreinte environnementale. Marc Thiollier précise que «l’engagement est l’un des axes principal de ce projet. Nous voulions nous adapter à la génération Y qui utilise les nouveaux moyens pour communiquer ».
Au sein de Citrix, Patrick Rohrbasser, directeur général de Citrix France évoque quant à lui le programme « Work Better by design» qui a « pour but de redesigner à la fois les locaux et l’organisation » confie-t-il.
Chez Accenture, il n’y a que quatre bureaux attitrés : celui du médecin du travail, de l’officier de sécurité, du directeur général d’Accenture monde, et enfin celui du président français.
Pour les autres salariés, il faut réserver les bureaux au préalable. Pour ce faire, un écran d’ordinateur tactile affichant les disponibilités du bureau est situé devant chacun d’entre eux. « Ainsi, le privilège revient à celui qui est le mieux organisé, et non à celui qui est le plus gradé » note Marc Thiollier. En outre, certains bureaux sont non réservables. Donc le premier arrivé est le premier servi.
En fait, «nous avons comptabilisé diverses situations de travail différentes (entretien, réunion, conférence etc) et nous les avons fait correspondre avec une quinzaine de types d’espaces». Les trois types d’espaces ordinaires : openspace, closespace ou salle de réunion, étaient trop généralistes et ne permettaient pas d’effectuer des activités spécifiques. C’est pourquoi ils ont créé ces nouveaux espaces.
Au sein de Citrix « 95% des bureaux ne sont pas attribués ». Et différents espaces ont également été créés en plus des openspaces qui sont des zones de quiétude, comme par exemple les espaces de collaboration. Parmi ceux-ci on retrouve notamment des espaces de relaxation, des espaces privilégiés pour les appels téléphoniques, ou encore des espaces de jeux. « Les deux premières semaines de la mise en place de ce programme les individus venaient et se plaçaient tous les jours à la même place. Puis progressivement ils se sont habitués à changer. Maintenant il y a une rotation à 70% » poursuit Patrick Rohrbasser. Il souligne le fait que cela implique d’être clair sur les procédures, les usages et les objectifs. Cela nécessite également de mettre en place certaines mesures. D’hygiène par exemple comme la distribution de lingettes dans le but de nettoyer les téléphones. Ou encore la distribution de feutres permettant d’écrire sur les vitres afin que les collaborateurs puissent s’approprier l’espace.