Comment mieux s’organiser et communiquer avec internet et les outils collaboratifs (documents #3)

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Table des matières :

1. Intro
2. Gérer son temps
3. Les documents collaboratifs (vous êtes ici)
4. Exister sur internet
5. Débattre et partager en ligne
6. Autre

3. Créer des documents collaboratifs

3.a. Pourquoi c’est utile ?

Pouvoir créer, éditer, corriger un document à plusieurs en mode collaboratif est souvent très pratique. Alors que nous parlons tous de « plus de collaboration et moins de compétition », voilà un moyen utile pour passer de la parole à l’action.

3.b. Google Docs : partager des documents

• Pourquoi ? Pour écrire un compte-rendu, faire une liste d’objets, répartir les tâches, créer une présentation à plusieurs…
• Conseils :
  • Si un point particulier devient polémique, il est préférable de se mettre d’accord par d’autres moyens (rencontre, téléphone)
  • Avoir une structure claire et bien pensée dès le début. Sinon, on peut vite se perdre avec tous les ajouts et modifications.
  • Utiliser les commentaires : apporte une information additionnelle, sans pour autant modifier le document principal.
  • Niveau de partage : idem que pour les agendas Google, vous avez le choix entre 4 niveaux de partage.
• Critiques : pas un logiciel libre
• Alternatives :
  • pour les textes : Etherpad et ses clones (Titanpad, TypeWith.me, PiratePad, Framapad…). Meilleurs que Google Docs sur certains aspects (surlignage automatique), moins bon sur d’autres (moins de mise en forme, pas de mode « privé »)
  • pour les tableaux : pas à ma connaissance… (me le signaler svp)
  • pour les présentations : pas à ma connaissance… (me le signaler svp)

3.c. Google Form : créer un formulaire en 5 minutes

Les formulaires sont rangés à part des autres « Google Docs », car ceux-ci sont nettement moins connus et pourtant très pratiques.

• Pourquoi ? Pour tenir à jour une liste de personnes inscrites à un évènement. Pour récolter les avis/retours de vos adhérents. Pour automatiser les inscriptions.
• Conseils :
  • Chaque question doit être réellement utile, faire attention à ne pas avoir un formulaire trop long !
  • Énoncer très clairement les questions, sinon vous aurez de mauvaises réponses.
  • Rendre une question obligatoire que si c’est réellement nécessaire.
  • Personnaliser le thème (plus joli) et le message de confirmation (plus sympa).
  • Utiliser à bon escient les différentes formes de question (texte, paragraphe, radio-boutons, choix multiples, matrices etc.)
  • Exporter les résultats vers Excel (ou ODS) sera bien souvent plus agréable que les lire en ligne
• Critiques : pas un logiciel libre.
• Alternatives :
  • SurveyMonkey : beaucoup plus pro que Google Form, beaucoup plus de choix de type de questions…mais limité à 10 questions et à 100 réponses par sondage (en version gratuite)

3.d. Dropbox : partager un répertoire en ligne et hors ligne 

• Pourquoi ? Pour partager très facilement tout type de documents et avoir des répertoires partagés. Dropbox permet de travailler à plusieurs en-ligne et hors-ligne.
• Avantages :
  • Super simple d’utilisation et d’installation, gratuit, en Français
  • Tous ceux qui utilisent Dropbox n’arrivent plus à s’en passer…
• Inconvénients :
  • Version gratuite limitée à 5Go
• Conseils :
  • Organiser les dossiers et fichiers de façon logique et compréhensible par tous. Comme le répertoire est partagé, il faut que tout le monde puisse s’y retrouver.
  • Ne pas oublier que le répertoire est partagé ! Si vous avez des documents confidentiels, les sauvegarder ailleurs…
  • Dropbox peut être aussi utilisé comm sauvegarde automatique. Si votre disque dur plante, vos documents seront saufs.
• Alternatives : SkyDrive (Microsoft, jusqu’à 25Go gratuits), Google Drive (jusqu’à 5Go gratuits), Ubuntu One.

Table des matières :

1. Intro
2. Gérer son temps
3. Les documents collaboratifs (vous êtes ici)
4. Exister sur internet
5. Débattre et partager en ligne
6. Autre

J’espère que cette introduction à tous ces outils vous aura été utile et aura permis d’y voir plus clair sur la meilleure façon de les utiliser.

Que cet article vous ait plu… ou pas, je serais très heureux de le savoir

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