Dans le dernier article, je faisais référence à 3 habitudes essentielles pour faire fonctionner la méthode « Getting Things Done ». À la fin de cet article et grâce à vos commentaires j’ai compris qu’il y avait au moins 2 freins à l’utilisation quotidienne de cette méthode :
- GTD nous donne des listes trop longues, parfois avec des doublons et cela procure un sentiment de découragement avant même de se mettre à travailler. (J’aborderais plus en détail dans un prochain article la manière de filtrer vos listes afin de foncer sur l’essentiel le plus rapidement possible en évitant les tâches parasites.)
- GTD prend du temps à appliquer au quotidien, c’est pour cela qu’il est parfois difficile de faire face aux urgences avec cette méthode. (C’est en fait le sujet de cet article, vous montrer qu’il est plus facile de faire face aux urgences avec un système de collecte efficace.)
Pour résumer ce qui a été dit dans le dernier article, je voulais simplifier la méthode en l’articulant autour de 3 habitudes majeures :
- 1. Collecter toutes les boucles ouvertes.
- 2. Clarifier les prochaines actions à réaliser.
- 3. Rester concentré sur le produit de sortie pour entretenir sa motivation.
Le point de départ et la fondation de tout votre système « Getting Things Done » c’est la collecte. Il n’y a presque rien de fondamentalement plus simple et plus efficace pour gérer son stress que de savoir que toutes vos pensées, toutes vos inquiétudes sont accueillies chaleureusement dans un abri accessible et revu régulièrement.
Saviez-vous qu’il était possible de se débarrasser de vos anxiétés en les accueillant chaleureusement ?
C’est de cette manière que vous posséderez toutes les informations dont vous avez besoin maintenant pour faire avancer vos projets respectifs avec un esprit calme et attentionné.
Dans cet article, je veux vous présenter les principes fondamentaux d’un bon système de collecte avant même de plonger dans la technique, c’est-à-dire les outils et les différents paramétrages qui auront lieux.
Thème 1/2 : Les principes de base, ou croyances fondamentales.
Voulez-vous savoir pourquoi j’insiste tellement sur les principes ? Parce que si je les avais compris, je n’aurais pas passé 2 ans à utiliser des outils et des techniques qui au final m’ont desservi. Tous ces logiciels que j’ai testés m’ont drainé beaucoup de temps et d’énergie pour au final retarder mon travail. Il m’a fallu donc beaucoup de courage pour redonner une chance à cette méthode après autant d’échecs.
C’est un miracle que je l’ai fait, en fait, c’est de cette manière que j’ai vraiment compris ce qui n’allait pas dans tous les systèmes que j’avais élaborés.
C’est la raison pour laquelle je veux que vous preniez le temps de comprendre tous ces principes avant d’avancer dans les autres phases ou les autres habitudes de la méthode.
1. Pourquoi êtes-vous préoccupé en ce moment ?
Maintenant nous rentrons dans le vif du sujet, si quelque chose vous préoccupe en ce moment c’est très certainement parce que vous savez (au fond de vous) qu’il y a quelque chose à mettre au clair.
Si vous vous sentez préoccupé, c’est peut-être pour une de ces 3 raisons :
- Vous n’avez pas une vision claire du résultat attendu de ce que vous faites.
- Vous n’avez pas identifié la toute prochaine action physiquement réalisable pour un projet ou un objectif particulier.
- Vous n’avez pas encore placé vos rappels dans un système de confiance. C’est la raison pour laquelle votre esprit vous signale sans cesse : « N’oublie surtout pas de faire […] ».
2. Si vous gardez les choses en tête, vous n’aurez jamais les idées assez claires pour les faire évoluer.
Imaginez votre esprit comme un ordinateur, plus il y aura de choses dedans et moins il sera rapide. Votre système de collecte c’est votre espace de stockage, vous allez libérer de l’espace pour rendre votre esprit plus efficace, plus vigilant et attentionné. Vous serez plus présent et donc plus épanoui dans la vie, mais surtout :
Effectivement, si j’avais compris ça dès le début, je me serais un peu plus préoccupé de mon système de collecte et un peu moins de tous les détails des autres phases.
Si vous êtes en possession d’un système que vous savez capable de récupérer tout ce dont vous avez besoin de savoir ou tout ce qui vous préoccupe en ce moment (des conversations, infos importantes, dates exceptionnelles, rendez-vous, etc.), vous aurez plus de place dans votre esprit pour profiter de l’instant présent. Vous serez capable de vous consacrer à la tâche la plus importante qui doit être effectuée maintenant.
Ce n’est pas un rêve ou un pur produit de mon imagination, c’est réalisable et c’est à force d’entraînement, mais surtout à force de bien comprendre le mécanisme psychologique qui rentre en jeu.
3. Comment savoir si votre collecte est efficace ?
Vous allez réaliser l’exercice suivant, je précise que j’ai moi-même fait cet exercice avant d’écrire cet article et il m’aide vraiment. Écrivez la liste des choses qui vous préoccupent sur une feuille ou dans votre système de collecte actuel si vous avez un, si vous n’en avez pas vous découvrirez le mien dans le prochain article.
Ne tombez pas dans le piège d’essayer de trouver immédiatement une solution à votre préoccupation, commencez avec ce que vous ressentez maintenant dans cette situation présente.
Ex : « Je me sens stressé parce que j’ai besoin de faire les courses, les tâches ménagères, prendre rendez-vous avec X et m’assurer que j’ai bien résolu le bug d’affichage sur mon blog. J’ai aussi besoin de …»
Vous avez compris l’idée ? Partez de votre sentiment actuel et laissez cette trainée de préoccupations sortir de votre esprit, vous êtes en train de transférer toutes ces données dans un autre système, feuille papier ou logiciel.
Que ressentez-vous pendant que vous faites cet exercice, un soulagement, plus de confiance ou une maîtrise partielle du chaos qui vous entoure ?
Si la réponse est non alors vous pourriez écrire vos frustrations de la manière suivante : « Je me sens oppressé parce que j’ai besoin de prendre plus de temps pour faire cet exercice, j’ai besoin de me créer un rappel pour le faire au calme d’une manière attentive, mais tout de suite j’ai besoin de finir le travail que je faisais, etc.. »
Maintenant portez attention à cette émotion de calme, de paix que vous venez de créer en vous reliant à votre émotion du moment et vos besoins. Vous n’avez pas encore besoin de clarifier tout de suite ce que vous devez faire pour résoudre chacun de vos problèmes, le piège c’est toujours le même :
N’essayez surtout pas de réaliser toutes les phases en même temps, concentrez-vous sur la collecte et uniquement la collecte.
Lorsque vous aurez terminé, faites une pause, passez à autre chose. Le but d’une collecte efficace c’est de pouvoir alimenter votre système de la manière la plus régulière et la plus fluide qu’il soit.
Votre système doit être simple et agréable parce que :
4. Vous allez vider votre esprit plusieurs fois par jour dans votre système de collecte.
Pour terminer et avant de vous dévoiler dans le prochain article les outils que j’utilise pour mon propre système de collecte, je veux que vous gardiez en tête le critère de réussite d’un système de collecte.
- En avoir le moins possible pour ne pas vous éparpiller.
- Se concentrer sur la collecte et uniquement la collecte pour ne pas mélanger les exercices.
- Vider son esprit au moins 3x par jour, normalement vous devez alimenter votre système au fil de l’eau c’est-à-dire que dès qu’un élément nouveau (idée, tâche, demande, etc..) porte votre attention.
Si vous développez ce nouveau réflexe de le saisir immédiatement sans attendre dans votre système, vous allez très vite vous sentir plus léger, calme et serein.
Le dernier point est pour moi le plus important car sans cela vous serez toujours préoccupé.
Le but que nous verrons ensuite c’est que votre système soit le plus confortable possible de manière à ce que vous ayez véritablement envie de l’utiliser le plus souvent possible.
5. Et vous ? Quels problèmes rencontrez-vous actuellement avec votre système de collecte ?
Parlez-moi ci-dessous des difficultés que vous rencontrez avec votre système de collecte, c’est ce qui me permettra d’ajuster le prochain article afin de répondre au mieux à vos difficultés.
À propos de Brice
Brice est praticien PNL installé à Paris. Sa spécialité est d’enseigner comment gérer ses émotions, augmenter son temps libre, son énergie, et comment gérer les conflits grâce aux outils de la CNV. Il a publié dernièrement une formation en ligne gratuite « ZEN & Libéré »
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