Ce qu’il faut savoir pour être administrateur d’un organisme sans but lucratif !

Pour répondre aux questions que j'ai recues concernant le rôle et les responsabilités des administrateurs d'un Organisme à but non lucratif (OBNL).
L’administrateur d’un OBNL est soumis sensiblement aux mêmes devoirs et responsabilités que l’administrateur d’autres sociétés ou compagnies par actions à but lucratif • Le rôle de l’administrateur d’un OBNL n’est pas un simple rôle honorifique • Les règles de régie d’entreprise recommandées ou imposées aux émetteurs assujettis constituent des exemples des meilleures pratiques pour les OBNL; toutefois, comme pour les PME, il y a lieu de les adapter au contexte pour ne pas alourdir indûment les processus
Structure d’autorité :
Assemblée générale des membres : constituée d’une majorité d’usagers Conseil d’administration : composé de membres nommés par l’assemblée générale Direction générale : Embauchée, encadrée et évaluée par le conseil d’administration Employés : Embauchés et encadrés et évalués par la direction Usagers ou membres : Reçoivent les services et forment en majorité l’assemblée générale des membres
Pouvoirs et responsabilités :
Assemblée générale des membres :

• Fixer les grandes orientations de l’action de l’organisme
• Élire et destituer les administrateurs
• Nommer le vérificateur comptable
• Ratifier les actes des administrateurs
• Ratifier les règlements généraux
• Trancher les litiges majeurs

Conseil d’administration : De façon collective, conjointe et solidaire, en ayant comme première priorité les meilleurs intérêts de l’organisme

• Assurer l’exécution des orientations adoptées par l’assemblée générale des membres
• Fixer les grandes orientations quant à l’administration des ressources de l’organisme et autoriser des dépenses extraordinaires
• Embaucher, encadrer, évaluer, congédier la direction
• Adopter et modifier les règlements généraux

Direction :

• Assurer l’exécution des orientations adoptées par le conseil d’administration
• Voir à l’administration courante des ressources de l’organisme
• Embaucher, encadrer, évaluer, congédier les employés
• Faire des recommandations au conseil d’administration en vue d’assurer l’exécution des orientations adoptées par l’assemblée générale des membres

Employés : ·   Assurer, dans le cadre des mandats déterminés pour chacun par la direction,  la prestation des services aux usagers
*** Agir de façon collective, conjointe et solidaire, en ayant comme première priorité les meilleurs intérêts de la corporation
Collective   À moins de détenir un mandat spécifique et explicite du conseil d’administration, un  administrateur ne peut agir à ce titre que lorsqu’il assiste à une réunion formelle du conseil d’administration. ·  Rencontre physique ou virtuelle ·  Quorum ·  Vote et majorité simple
Conjointe ·  Chaque administrateur (y inclus les employés) doit avoir la possibilité d’exprimer son point de vue sans contrainte ni crainte de représailles. ·  La dissidence doit être basée sur une perception différente des meilleurs intérêts de l’organisme. ·  Les dissidents ne seront pas liés personnellement par les conséquences de la décision prise.

  Solidaire

·  Les discussions du conseil d’administration sont confidentielles ·  Les dissidents doivent se rallier à la décision prise ou démissionner
En ayant comme première priorité les meilleurs intérêts de l’organisme

• Ni ceux de la direction, ni ceux des administrateurs, ni même  ceux d’un groupe ou de la totalité des membres
• Les administrateurs devraient constamment être en mesure de justifier devant l’assemblée générale des membres comment chacune de leur décision est conforme aux meilleurs intérêts de l’organisme

Responsabilité personnelle :
Pratiquement aucune : L’organisme peut être poursuivi mais pas ses administrateurs.
EXCEPTION : Les cotisations gouvernementales. La loi autorise le gouvernement du Québec à percevoir auprès des administrateurs d’un OSBL, par voie d’avis de cotisation, des cotisations gouvernementales impayées : Déductions à la source, CSST, TPS/TVQ, etc. Cette procédure est très rarement appliquée.
Une assurance responsabilité civile contribue grandement à mettre les administrateurs à l’abris de toute poursuite et protège l’organisme s’il est poursuivi.
Si un administrateur pose délibérément ou est délibérément complice de geste illégaux ou illégitimes posés envers l’organisme, celui-ci pourrait lui réclamer des dommages.
Agir avec prudence, diligence, honnêteté et loyauté.
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Conflit d’intérêt

Implication financière Agir à la fois comme administrateur et contractant de l’organisme. Il n’est pas interdit d’être en conflit d’intérêt dans la mesure ou ce conflit est déclaré et connu de tous les administrateurs et ou l’administrateur concerné s’abstient d’influencer la prise de décision et de voter sur cette décision.
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Une première expérience de gestion

• Vous gérez des actifs importants.
• Vous bénéficiez de l’appui de personnes compétentes 
• Vous acquerrez des compétences nouvelles
• Vous en ferez bénéficier d’autres personnes
• Vous contribuerez au développement de l’organisme et au mieux-être des ses usagers.

Questions et réponses extraites de http://www.educaloi.qc.ca

  Votre organisme sans but lucratif est-il incorporé ?

 Un organisme sans but lucratif (aussi appelé « OSBL » ou « OBNL ») est incorporé lorsqu'il a été constitué en personne morale. La constitution en personne morale se fait habituellement sous la Loi sur les compagnies, Partie III (pour les organismes du Québec) ou sous la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif (pour les organismes fédéraux).
Comment savoir si votre organisme est incorporé? En lisant vos lettres patentes ou vos statuts constitutifs. Elles vous indiqueront si votre organisme est incorporé et, si tel est le cas, s’il l’est au Québec ou au fédéral.
Pour votre information, voici d’autres façons d’appeler un organisme sans but lucratif incorporé :

• Corporation ou personne morale sans capital-actions
• Corporation ou personne morale à but non lucratif
• Association personnalisée ou personnifiée.

Comment est choisi le directeur général ?

 Le directeur général est un dirigeant choisi par le conseil d’administration (C.A.). Il n’a pas à être un administrateur, ni même un membre de l'organisme.
Le directeur général est engagé par contrat et reçoit généralement un salaire (c'est un employé de l'organisme).
Le C.A. doit s’assurer de choisir un directeur général compétent. Par exemple, en créant un comité de sélection, ou en faisant un appel d’offre, ou encore en faisant passer un test psychométrique aux candidats.
Si le C.A. nomme une personne manifestement incompétente à un poste de responsabilité et que l'organisme en subit un dommage, ce dernier pourra poursuivre le C.A. en dommages. Cette incompétence doit toutefois avoir été criante et évidente au moment de la nomination.
D’où proviennent les pouvoirs du directeur général?

 En principe, c’est le conseil d’administration (C.A.) qui dirige l'organisme et qui doit en exercer les droits et les pouvoirs.
Mais comme le C.A. ne peut pas être présent au quotidien, la loi lui permet de déléguer certains de ses pouvoirs à d’autres personnes. Il peut entre autres :

• nommer une personne au poste de directeur général et lui confier la gestion des affaires courantes de l'organisme.
• déléguer certains de ses pouvoirs à un comité exécutif composé d’administrateurs (au provincial, ce pouvoir doit être prévu dans les règlements et le C.A. doit être composé d’au moins 7 administrateurs).
  À noter que ce comité est moins nécessaire en présence d’un directeur général, puisqu’ils sont généralement tous les deux amenés à administrer les affaires courantes de l'organisme. Mais s’ils coexistent, mieux vaut bien définir les pouvoirs de chacun pour éviter les conflits et les confusions.

Attention! Certains pouvoirs dits « discrétionnaires » du C.A. ne peuvent pas être délégués. Ces pouvoirs discrétionnaires sont ceux liés à la structure même de l'organisme. Par exemple :

• Adopter, modifier et révoquer des règlements.
• Combler des postes vacants au C.A.
  Notez que ce n’est pas parce que ces pouvoirs ne peuvent pas être délégués que le C.A. peut faire ce qu’il veut! Il doit parfois obtenir l’autorisation des membres pour poser certains gestes lorsque rien n’est prévu dans les règlements, les lettres patentes ou les statuts de l'organisme (par exemple, pour faire un emprunt sur le crédit de l'organisme).

Quels sont les pouvoirs du directeur général ?

  Les pouvoirs du directeur général, en tant que dirigeant, sont énoncés par le conseil d’administration (C.A.) dans les règlements généraux de l'organisme. Ces pouvoirs peuvent donc être différents d’un organisme à l’autre.
Les règlements généraux peuvent aussi prévoir que le C.A. pourrait, à tout moment, ajouter ou enlever des pouvoirs aux dirigeants. Pour ce faire, le C.A. doit adopter une résolution.
Par exemple, si le C.A. souhaite limiter le pouvoir d’un dirigeant quant à l’embauche des employés, les administrateurs devront voter sur la question. Ce vote se fait en principe à la majorité.
Si la majorité vote pour que ce pouvoir soit effectivement limité, les administrateurs doivent mettre cette décision par écrit et la signer. C’est ce qu’on appelle une « résolution ».
En cas de doute sur les pouvoirs du directeur général, il peut être préférable que le C.A. adopte une résolution pour les clarifier ou que les règlements généraux soient modifiés pour mieux les préciser.

Quels sont les devoirs du directeur général ?

 Le directeur général doit :

• Remplir ses fonctions.
• Respecter les limites de ses pouvoirs.
• Agir avec prudence, diligence, honnêteté et loyauté.
• Ne pas se placer dans une situation de conflit d’intérêt.
• Ne pas utiliser à son profit l’information qu’il obtient ou le bien qu’il est chargé de recevoir ou d’administrer dans l’exécution de son mandat, sauf si l'organisme l’y autorise. Sinon, le directeur général pourrait avoir à indemniser l'organisme pour le préjudice qu’il a subi et lui verser tout profit personnel.

Le C.A. doit-il surveiller le directeur général après lui avoir délégué ses pouvoirs?

 Pour les organismes fédéraux, le C.A. a l’obligation de surveiller activement la gestion faite par le directeur général.
Par contre, en cas de doutes raisonnables sur cette gestion, tant les C.A. des organismes fédéraux que les C.A. des organismes québécois doivent enquêter. Selon le cas, ils doivent aussi intervenir auprès du directeur général. Sinon, l’organisme pourrait poursuivre le C.A. en dommages (s’il en subit).
Par exemple, si le C.A. remarque que le directeur général mène un train de vie nettement supérieur à ce que devrait lui permettre son salaire, il doit faire une enquête et vérifier si de l’argent est volé à l'organisme. Ou encore, si une suite d’incidents devrait éveiller une certaine méfiance de la part du C.A., celui-ci doit réagir.
Attention! Il ne s’agit pas de jouer à la police et d’être constamment à l’affût pour piéger le directeur général.

Que faire si le directeur général ne répond pas aux questions du C.A. de façon satisfaisante?

 Le C.A. peut renvoyer le directeur général, notamment pour cause d’insubordination.
Il semble donc raisonnable de croire que si, malgré plusieurs demandes du C.A., le directeur général ne répond volontairement pas à ses questions de façon satisfaisante, le C.A. pourrait le renvoyer. Le C.A. pourrait aussi prendre d'autres mesures, comme lui imposer une mesure disciplinaire, lui donner un avertissement, etc.

Comment s’assurer que l’information fournie par le directeur général est fiable et exacte ?

 La loi ne prévoit rien à cet égard. Mais le C.A. doit agir de façon prudente et diligente. Cela implique qu’il doit se renseigner adéquatement avant d’agir pour prendre des décisions éclairées et pour minimiser les risques d’erreur.
Il est donc raisonnable de croire que le C.A. doit poser des questions au directeur général pour s’assurer de la fiabilité et de l’exactitude des informations fournies.
Mais il demeure qu’en l’absence de doutes ou de soupçons quant à la fiabilité ou l’exactitude d’une information fournie par le directeur général, le C.A. n’a pas l’obligation de faire quoique ce soit.

Le directeur général peut-il désobéir au conseil d’administration (C.A.)?

 Non. Comme le directeur général est le mandataire du C.A., il ne peut pas contester les décisions ou les politiques du C.A. Le C.A. a d’ailleurs le pouvoir de congédier un dirigeant, notamment en cas d’insubordination.
Dans les faits, il est vrai que le directeur général a souvent une très grande influence sur l'organisme. Et c’est plutôt compréhensible puisque c’est lui qui s’occupe de la gestion quotidienne de l'organisme et qui maîtrise ainsi les dossiers mieux que quiconque.
Il peut toutefois arriver que ce pouvoir lui monte à la tête et qu’il soit tenté de défier le C.A. Mais même s’il « personnifie » généralement l'organisme aux yeux des membres et du public, il demeure qu’il est un employé soumis à l’autorité du C.A. Le C.A. a donc tous les droits de le ramener à l’ordre.

Si le directeur général ne respecte pas ses devoirs, que se passe-til ?

 Si et seulement si le directeur général commet une faute lourde, le C.A. peut décider de le poursuivre au nom de l'organisme. Par exemple, si le directeur général a été grossièrement négligeant.
À noter que si le directeur général agit bénévolement, les conséquences légales de sa responsabilité peuvent dans certains cas être moins importantes.
Par ailleurs, plusieurs lois fédérales et québécoises créent des obligations pour le directeur général. Pensons, par exemple, à l’obligation d’effectuer les retenues à la source sur le salaire exigées par les lois fiscales provinciale et fédérale. Le directeur général doit donc se familiariser avec ses obligations en demandant conseil, par exemple, à un professionnel.
Exemple de lois créant ce type d’obligations :

• Loi sur les normes du travail.
• Code des professions.
• Loi sur la protection du consommateur.
• Loi sur la faillite et l’insolvabilité.
• Loi sur l’immigration.

Si une décision prise par le directeur général cause un dommage à une personne, qui en sera responsable?

 C’est l'organisme (et non les administrateurs) qui est responsable des actes du directeur général.
Cependant, si le directeur général pose un geste en son nom personnel ou si son geste ne respectait pas les limites de ses pouvoirs, il pourrait être poursuivi personnellement pour avoir causé un dommage à une personne.