[ASTUCE] Organisateurs : comment bien contrôler les accès de son événement ?

Les enjeux liés au contrôle des accès

Il fait rarement partie de vos priorités, mais le contrôle des accès est un point fondamental dans l’organisation d’un évènement. En effet, il marque non seulement son lancement, mais c’est  surtout le premier contact physique que vous avez avec l’acheteur. Il est donc important de réfléchir, en amont, à la solution de contrôle d’accès qui répondra le mieux à vos besoins et aux aléas d’un public parfois nerveux, impatient et tête en l’air. Manque de personnel, participant non muni de son billet, et stress du grand jour peuvent alors perturber le démarrage de l’évènement. À ce moment crucial, chaque minute est précieuse et c’est pour cette raison qu’il faut bien gérer le contrôle des accès sur son évènement.

Organisateurs, devenez maîtres du contrôle d’accès!

Les questions essentielles pour bien contrôler les accès de son évènement avec Weezevent

Que vous organisiez un concert, un festival, une conférence, une soirée, un gala, un spectacle, un salon, une exhibition, une conférence, ou un workshop, le contrôle des accès doit s’adapter à de nombreux critères.

Tout d’abord, quelle est la nature de l’évènement? combien de personnes attendez-vous? Ou l’évènement aura-t-il lieu? L’évènement dure-t-il un jour? une semaine? Allez-vous autorisez les sorties provisoires?
Quels sont les moyens disponibles sur place? Aurez-vous accès à internet? La connexion est-elle fiable? Avez-vous des tables à votre disposition? Pouvez-vous brancher un ordinateur ?
Quelle est votre organisation sur place? Y a-t-il une seule entrée ou plusieurs points d’accès? L’entrée est-elle la même pour tous (spectateurs, partenaires, presse, VIP, bénévoles)? Avez-vous des hôtesses d’accueil? Lorsque vous employez des hôtesses d’accueil, pensez à organiser une session de formation quant à la gestion du contrôle d’accès. Cela peut paraître simple, mais les choses sont différentes lorsque 200 personnes arrivent en même temps et patientent nerveusement.
Quel est votre objectif lors du contrôle d’accès? préférez-vous contrôler les billets rapidement? éviter la fraude quitte à ralentir les entrées? contrôler les identités de chacun?
Quel public attendez-vous? Un public jeune et friand de nouvelles technologies? Un public plutôt classique qui achètera ses places en guichet? Un public écolo qui ne veut pas imprimer?

Les différentes solutions de contrôle d’accès proposées par Weezevent

Les réponses aux questions précédentes seront importantes pour mettre en place LA solution de contrôle d’accès la plus appropriée à votre évènement :

1 – Le listing papier

Il s’utilise très facilement pour des petites manifestations (jauge inférieure à 200 personnes). Il s’imprime en un clic et les inscrits apparaissent par ordre alphabétique. Vous n’avez plus qu’à cocher la case leur correspondant pour un contrôle simplifié des admissions.

2 – Application pour smartphone

Vous pouvez également suivre les ventes et contrôler la validité des billets en scannant les codes barres avec les applications gratuites pour smartphones Iphone ou Android. Cette solution est adaptée pour une petite jauge et permet de contrôler via une Connexion Wifi ou 3G les billets, plusieurs contrôleurs peuvent donc opérer en parallèle. Cette solution est particulièrement utilisée lors d’évènements professionnels notamment en rapport avec les nouvelles technologies.

3 – Le logiciel Weezeventry (en cours de remplacement…)

Weezevent met à votre disposition son logiciel gratuit Weezentry pour un contrôle rapide, sûr et simple. Il vous permet, à l’aide de douchettes, de scanner les codes barres uniques sur chaque billet, de suivre leur validité, de réactiver des billets déjà compostés (très utile pour les sorties temporaires ou les pass valables plusieurs jours), etc.

4 – Lecteurs autonomes

Enfin, les lecteurs autonomes sont parfaits pour les contrôles en extérieur pour leur grande autonomie et leur simplicité d’usage. Ce sont ceux utilisés sur les grands événements comme le Championnat du Monde de Motocross…

Enfin, sachez que toutes les solutions de contrôles d’accès Weezevent sont compatibles avec les réseaux de distribution TicketNet, FranceBillet, Digitick, et vous aideront à la fois à contrôler les accès, fluidifier l’accueil, et éviter la fraude.

Vous organisez un évènement et souhaitez contrôler les billets en toute simplicité? Cliquez ici pour en savoir plus sur les différentes solutions de contrôles et trouver celle qui correspond le mieux à votre évènement.

Votre contact dédié pour plus d’informations : Nordine GHERIBI – 01 48 10 15 76