En fait c’est quoi la gouvernance de l’information ?

Ranger ses photos sur son ordinateur personnel, réaliser des opérations pour améliorer la qualité de données, mettre en place des référentiels d’entreprise, modérer un site web, définir un plan de classement ou créer un référentiel de conservation : nous faisons tous de la gouvernance de l’information. Nous en faisons tous, mais de façon plus ou moins concentrée, et surtout localement. Il en est de même au niveau des organisations car beaucoup d’initiatives existent, mais la plupart du temps avec une dimension locale. Très peu sont globales, et lorsqu’elles le sont, elles sont en général délimitées sur un domaine spécifique.

Définir de façon précise et universelle ce que l’on entend par gouvernance de l’information prendrait des mois car chaque personne est susceptible d’avoir une perception très personnelle, très intime de ce terme. Nous avons donc décidé de prendre une voie plus simple, qui s’inscrit d’ailleurs dans l’ADN même de ce qu’on appelle la gouvernance de l’information :

• La gouvernance de l’information est une discipline « simplement » complexe, une approche analytique mènerait à une consommation d’énergie faramineuse. Un raisonnement systémique permettrait de suivre les phases de changement humaines, et de travailler par couches de plus en plus fine.

Parce qu’un format d’information n‘est pas la propriété d’un individu ou d’un groupe d’individus, nous attacherons une grande importance à ce que l’information soit considérée comme étant un objet ayant une dimension globale à l’organisation et un sens concret pour un acteur ou un processus de l’organisation.

• L’information est à considérer comme étant indépendamment un document papier, un document numérique, un élément ou ensemble d’une base de données, un flux transactionnel, une vidéo, une bande sonore, une photo, un commentaire, un email, une note donnée à un article, un échange de messagerie instantanée, etc. Tout ce qui a une valeur pour au moins un membre de l’organisation à un moment donné.

Ainsi, nous considérons dans ce document que la gouvernance de l’information est globale, et vise une plus grande maîtrise de l‘information. C’est tout. Le reste est bon sens, pédagogie et adaptation à un environnement donné. Nous utiliserons aussi ce document pour susciter quelques interrogations, voire provoquer quelques remises en question dans les perceptions que vous pourriez avoir.

• Une démarche globale de gouvernance de l’information provoque très souvent un changement. Or tout changement s’accompagne d’une remise en cause. Et toute remise en cause consiste en partie à « détruire » une perception, ou une idée préconçue. Accepter une remise en cause est le premier pas vers une meilleure maîtrise de l’information.

Nous souhaitons également positionner le curseur assez haut dans l’analyse des mécanismes de la gouvernance de l’information. L’un des freins pour le déploiement de cette discipline est le flou existant dans la compréhension du concept, limitant en conséquence l’appropriation des enjeux et de la démarche :

• Elle ne se résume pas à un concept marketing ou de vente. Elle n’est pas exclusivement orientée documents ou données. Et elle n’est pas exclusivement pensée en termes de gestion de risque. En réalité, elle couvre l’ensemble du cycle de vie de l’information, favorise la création de valeur et diminue les risques. la gouvernance de l’information est une discipline.

De là, on comprend aisément que la gouvernance de l’information est avant tout une affaire d’organisation et de culture. C’est pourquoi nous soulignons encore l’importance de la notion de changement. Autrement dit, puisqu’il s’agit d’une affaire d’hommes et de femmes, ce sont les usages et les comportements liés à l’information qui sont au cœur de notre sujet :

• La gouvernance de l’information est une transformation culturelle de l’organisation, où l’influence joue un grand rôle. L’apport de services doit être particulièrement adapté aux processus opérationnels existant dans l’organisation et la valeur ajoutée de la démarche tient dans la capacité à rester global, tout en restituant une vue rare et originale de l’organisation étudiée.

On n’apprend pas par cœur ce qu’est la gouvernance de l’information : on la comprend, puis on l’applique de façon souple, persévérante et adaptée à un environnement donné. La gouvernance de l’information est une affaire de cœur, de tactique, entre l’information, la performance et le développement de l’organisation.

La gouvernance de l’information est une machine à construire des ponts et à relier des experts entre eux.