Bonnes pratiques pour la dématérialisation et l’archivage des données
Le salon Documation 2012 répétait en écho le constat que « le volume des données augmente de manière exponentielle ». C’est pourquoi, de la création à la suppression des données, en passant par l’archivage, la mise en place de règles s’avère plus que nécessaire devant les quantités croissantes de données.
Au cours de ce salon, un « livre blanc- Dématérialisation et Archivage Probant » a été présenté. Publié par Markess International il propose des bonnes pratiques issues notamment de référentiels normatifs et a été réalisé avec la contribution de juristes tant le sujet de l’archivage est important face à la judiciarisation croissantes des affaires.
Nombreuses sont les solutions techniques qui permettent la dématérialisation et l’archivage probant. Mais il est très important de se poser les bonnes questions et de mettre en œuvre les bonnes pratiques. C’est pourquoi, lorsque l’on souhaite créer un projet de dématérialisation, il est fortement conseillé de se référer aux normes qui sont le reflet des savoir-faire. Ces normes aident ainsi à la définition des organisations et des règles de gestion. Ils peuvent donc constituer un guide pour le choix de ces solutions.
Plusieurs normes constituent le cadre normatif :
- Les normes de système de gestion des documents d’activités (ISO 30300 à 30304 qui définissent les principes, exigences et lignes directrices)
- Les normes techniques parmi lesquelles:
- ISO 15489 « Records Management » décrit les lignes directrices et constitue un guide pratique sur l’information et la documentation.
- ISO 23081 « Métadonnées pour les enregistrements »
- ISO 14 641 « Spécifications pour la conception et le fonctionnement d’un système d’informations pour la conservation d’informations électronique » qui a été validée le 15 janvier 2012 et reprends quasi intégralement la norme française NF Z 42-013 révisée en 2009.
Par ailleurs, le cadre juridique des données électroniques est également évoqué dans ce livre blanc. Il y est par exemple rappelé que selon le code civil « la preuve littérale, ou preuve par écrit, résulte d’une suite de lettres, de caractères, de chiffres ou de tous autres signes ou symboles dotés d’une signification intelligible, quels que soient leur support et leurs modalités de transmission ». Ainsi, un juge ne peut refuser une pièce pour le seul motif que celle-ci soit sur support électronique.
Certaines conférences du salon ont été mises en ligne : http://www.documation.tv/
Voir également le dossier sur 01net : l’archivage ne connaît pas la crise
Guide de l’archivage et du coffre-fort électronique à télécharger sur le site de la Fédération Nationale des Tiers de Confiance (FNTC)