Du temps pour rédiger vos emails : un investissement rentable

Je remercie les lecteurs qui ont apporté des remarques et témoignages très intéressants sur ma note à propos de la gestion du temps. Et justement, une grande partie du temps des managers et dirigeants, en particulier dans les grandes organisations, consiste à… lire et écrire des emails.

Sans doute peut-on remercier Internet d'avoir redonné le goût de la forme épistolaire ! Mais paradoxalement, la puissance de l'email se retourne parfois contre son principal avantage, qui est de rendre la communication écrite plus rapide et efficace.

Messages illisibles ou interminables, inondations des boîtes de réception, copies multiples, objets incompréhensibles, pièces jointes en indigestes rafales... Pour ne pas fâcher, je ne dis rien de l'orthographe. Quand au spam, les systèmes de filtre en ont heureusement eu raison (si vous avez un souci de ce côté, ouvrez un compte gmail et découvrez le bonheur).

Des interventions que j'ai eu à faire sur l'usage du mail dans les entreprises, j'ai extrait quelques rappels pour "muscler votre communication personnelle". (Et comme toutes les règles, bien sûr, elles sont faites pour être enfreintes.)

1. Remontez l'essentiel en tête de message

   La première chose que le destinaire a besoin de comprendre, c'est ce que vous attendez de lui. Alors n'attendez pas 30 lignes pour lui dire que vous voulez le rencontrer. Mettez en objet ou dans la première ligne, après la formule de politesse : "je souhaite vous rencontrer", et développez ensuite pourquoi vous pensez que c'est nécessaire.

   Par expérience, nous avons naturellement tendance à mettre l'important à la fin. La bonne pratique consiste, après l'avoir identifié, à le remonter au premier paragraphe.

2. Ecrivez juste

   Un email est un acte de communication, comme tel il porte une image de celui qui l'envoie. Professionnel ou pas? Accordez le temps nécessaire à la rédaction. Choisissez le bon niveau de langage, utilisez de préférence des verbes au présent et la forme active. Bannissez les propositions subordonnées. Structurez vos informations en paragraphes comportant chacun une idée.

3. Préférez le registre factuel

   Pour les emails professionnels, je recommande la règle d'or des journalistes anglo-saxons : séparer les faits et le commentaire des faits. Décrivez d'une manière neutre et concise l'objet de votre message et ce que vous attendez des destinataires. Ne mélangez pas les registres (l'humour passe difficilement la barrière de l'écrit).

4. Coupez, coupez, coupez !

   A l'exception - notable - de Guerre et paix, les livres trop épais sont ceux qui ont été écrits trop vite. Ainsi en est-il des messages sans queue ni tête, où l'essentiel se perd dans le délayage. Prenez le temps de vous relire, pour éliminer impitoyablement les éléments inutiles à la compréhension. Chassez les adverbes, les bémols. Faites court. Votre  destinataire vous sera reconnaissant de vous mettre à sa place et d'aller à l'essentiel.

5. Soyez poli

   Je le mentionne pour mémoire. Ne CRIEZ pas. Ne relayez pas des messages qui vous ont été envoyés sans l'autorisation de l'auteur. Evitez les injures. S'il l'a bien cherché, décrochez votre téléphone ou passez une tête dans son bureau, et noyez-le sous les imprécations.

6. Ne réagissez pas du tac-au-tac

   Malgré son instantanéité, le mail est un écrit. Comme tel, il laisse des traces potentiellement indélébiles et juridiquement exploitables. Si vous êtes sous le coup de la colère ou de l'émotion, remettez votre réponse à plus tard, ou rédigez-la sans l'envoyer, pour vous donner le temps de relire à froid, le lendemain.

7. Une astuce formidable : l'envoi différé

   Ca y est, vous avez rédigé un email impeccable, toute la hiérarchie est en copie. La sueur au front de tant d'efforts, vous cliquez victorieusement sur le bouton "envoyer". Soudain vous réalisez que manque un élément essentiel dans votre propos. Trop tard ! C'est le "Ooops syndrom". Souvent c'est la pièce jointe qui manque. Mais on a vu des négociateurs envoyer tous leurs arguments à la partie adverse, au lieu de l'adresser à leur collaborateur du bureau d'à-côté.

   Pour se prémunir de telles émotions, dans Outlook ou un autre logiciel, décocher l'option d'envoi automatique des messages. Quand vous vous rendrez compte de votre bévue, l'email n'aura pas quitté votre boîte d'envoi. Bref, vous travaillerez avec un filet de sécurité. Depuis que j'utilise cette technique, je dors sur mes deux oreilles !