La dématérialisation s’invite dans l’événementiel avec Kayo

Kayo est un outil de dématérialisation de la communication événementielle, notamment présenté sur le stand de l’Ademe au salon Pollutec Horizons 2011. Cette solution permet à la fois de réduire considérablement la quantité de déchets papier lors des salons et autres événements, mais elle propose aussi un outil de suivi des prospects grâce à un système de tracking.

• Qu’est-ce que Kayo ?

Imaginé par une équipe rouennaise issue du conseil en communication et de l’ingénierie web, Kayo est le nouvel outil de communication événementielle dématérialisé, simple et responsable. L’alternative concrète et ludique pour réduire efficacement les déchets et l’empreinte carbone sur tous les événements.

Au travers d’un écran tactile, les visiteurs consultent, sélectionnent et téléchargent les documents de leur choix par USB, EMAIL ou QR CODE. Une nouvelle expérience événementielle s’offre ainsi à eux avec une exposition à la marque interactive et responsable. Kayo évite le syndrome répandu des visiteurs jetant la documentation papier sans même l’avoir lue.

L’événement représente souvent un budget conséquent pour un annonceur sans pour autant pouvoir mesurer véritablement les impacts et les retours sur investissement. Grâce à un puissant outil statistique et de tracking, les annonceurs peuvent suivre durablement leur prospect (en sachant qui a consulté quel document) et peuvent enfin mesurer la force de leur investissement événementiel grâce à l’efficacité et la simplicité de Kayo.

Kayo est apparu sur le stand de l’ADEME pour la première fois à l’occasion du Salon Pollutec Horizons 2009 avec la volonté de réduire les documentations papier sur leur stand. Après deux années de R&D et une quinzaine de salons (Salon du Bourget, Salon des Maires etc.), Kayo est revenu sur le stand de l’ADEME lors de Pollutec 2011 où plus de 7 500 documents ont été téléchargés grâce à Kayo.

• Fonctionnement

Kayo est d’une simplicité enfantine : livré clé en main, il suffit de le brancher, de l’allumer et Kayo se lance automatiquement en quelques secondes.

Kayo s’adapte à tous les écrans et est optimisé pour les écrans tactiles dotés d’une résolution de 1920*1080 pixels (le standard haute définition de tous les écrans récents). Sur de simples écrans posés sur un mange-debout à de grands plasmas tactiles, Kayo s’adapte à tous les agencements d’un stand.

Avec la démocratisation des smartphones, des tablettes ou des ebooks, la lecture sur écran est devenue incontournable et moderne. C’est une expérience inédite pour le visiteur, exposé plus longtemps aux documents de l’annonceur, mis en valeur par Kayo.

Personnalisable, Kayo s’adapte à l’image de l’annonceur et/ou de l’événement à venir. Comment ? Grâce au fond d’écran, aux boutons, à l’écran de veille pouvant prendre les couleurs et les images de leur choix. Le bureau du style de Kayo conçoit aussi les mobiliers idoines selon les demandes des clients basés sur des critères d’éco-conception, d’ergonomie et d’esthétisme. Chaque annonceur adopte son Kayo sans ressembler à celui de son voisin !

Comme c’est souvent le cas, l’équipe de Kayo peut développer des outils spécifiques selon les besoins précis d’un annonceur (technique, stratégique, etc.).

• Une organisation d’événements simplifiée et plus écologique

Qu’est-ce qui le distingue encore ? Chaque Kayo est fabriqué par une équipe dédiée à Rouen en Haute-Normandie. Un suivi personnalisé est mis en place pour chaque commande passée avec un seul interlocuteur attitré. C’est simple, clair et limpide, l’annonceur est détendu et retrouve le plaisir d’organiser un événement !

Kayo, c’est aussi une nouvelle façon de concevoir l’événement : sans papier, sans déchets, sans stress.
Accessible pour tous les budgets, Kayo est lancé au prix de 1 895€. Cette offre inclut l’application, le forfait de 8h de traitement des documents, la personnalisation graphique, la location de 1 à 3 jours de Kayo, la livraison et la reprise, et un kit de fixation murale.

Kayo innove aussi avec son offre « Little Cloud » permettant de stocker les documents à distance (dans le cloud) et de pouvoir réutiliser les documents d’un événement à l’autre réduisant ainsi les frais pour l’annonceur.

Kayo accompagne l’ADEME depuis 2009 et a désormais vocation à devenir l’outil indispensable pour tous les annonceurs et tous les événements. Parce qu’il ne suffit plus «de penser à l’environnement», il faut agir.

• Avis Sequovia

La dématérialisation des documents se répand aujourd’hui de plus en plus dans l’activité des entreprises, et notamment la dématérialisation des factures clients. Les avantages sont bien entendus écologiques puisque la consommation de papier est considérablement réduite, mais aussi en termes d’organisation puisque les solutions proposées sont désormais simples à mettre en place. C’est donc un atout pour les entreprises, malgré les inquiétudes nées il y a quelques années avec l’essor de la dématérialisation (valeur des documents numériques, traçabilité des échanges…).

La solution proposée par Kayo est particulièrement innovante puisqu’elle permet désormais de mettre à profit les avantages de la dématérialisation lors de salons professionnels, événements particulièrement consommateurs de papier.