EXCEL EN ENTREPRISE
Il y a quelques semaines, je vous proposais de répondre à un sondage intitulé:
L’utilisation d’Excel en entreprise: pour ou contre?
Aujourd’hui, je vous expose les résultats de ce sondage et partage avec vous mes commentaires. Je vous invite à partager vous aussi vos commentaires en utilisant la section à cet effet à la fin de cet article.
QUESTION 1-A:
Les utilisateurs des fichiers Excel dans votre entreprise ont-ils reçu une formation au cours des 2 dernières années?
Vous avez répondu NON à 77% et OUI à 23%.
Commentaires: À mon avis, une des plus grandes difficultés rencontrées par les entreprises en ce qui a trait à la gestion et au maintien des fichiers Excel réside dans le manque de compétences informatiques des utilisateurs. Les risques rattachés à ce manque de compétences touchent à l’intégrité des fichiers et donc aux résultats fournis par ces fichiers et augmentent sensiblement l’occurrence d’erreurs et le temps de traitement.
QUESTION 1-B:
Les principaux fichiers Excel que vous utilisez dans votre entreprise ont-ils été conçus à l’interne?
Vous avez répondu OUI à 95% et NON à 5%.
Commentaires: Le fait que vous soyez 95% à développer vos fichiers Excel à l’interne démontre un excellent souci d’appropriation de l’expertise. Toutefois, mon expérience montre que l’absence d’expertise externe fait en sorte que le potentiel d’Excel est souvent sous-exploité. L’apport d’une expertise externe pourrait ainsi vous permettre de gagner en efficacité et en productivité.
QUESTION 1 -C:
Les principaux fichiers Excel que vous utilisez dans votre entreprise sont-ils protégés (impossible de modifier les formules, mots de passe, etc.)?
Vous avez répondu NON à 67% et OUI à 33%.
Commentaires: Le degré de protection des fichiers Excel doit être en lien avec le niveau de compétences des usagers et l’importance des résultats fournis par les fichiers sous-jacents sur les opérations de l’entreprise. Cela dit, dans tous les cas, il est largement préférable de mettre en place des normes et des procédures de validation des données.
QUESTION 1-D:
Les principaux fichiers Excel que vous utilisez dans votre entreprise incluent-ils des tableaux croisés dynamiques?
Vous avez répondu NON à 59% et OUI à 41%.
Commentaires: En termes de présentation de données consolidées, les tableaux croisés dynamiques gagnent à être connus. Ils peuvent réduire significativement le temps de traitement et les risques d’erreurs. Pour en savoir davantage, je vous invite à consulter 5 capsules sur les tableaux croisés dynamiques.
QUESTION 1-E:
Les principaux fichiers Excel que vous utilisez dans votre entreprise incluent-ils des graphiques?
Vous avez répondu OUI à 62% et NON à 38%.
Commentaires: L’usage de graphiques permet souvent de faciliter la compréhension des rapports de l’entreprise. Pour en savoir davantage, je vous invite à consulter quelques articles sur les graphiques dans Excel.
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QUESTION 2:
Quel usage faites-vous des fichiers Excel dans votre entreprise?
Les réponses sont très diversifiées. Vous avez néanmoins été plus nombreux à indiquer que vous utilisiez Excel pour élaborer vos outils de budgets et vos prévisions financières, vos tableaux de bord et vos outils de “reporting” et consolidation (voir l’image ci-dessous).
Dans la catégorie “Autres usages“, vous avez notamment mentionné: La facturation, la paye et la gestion des congés, les formulaires, les suivis de projets, les suivis de contrats et les outils marketing.
Commentaires : Excel, de part sa très grande flexibilité, est en mesure de combler de très nombreux besoins dans l’entreprise. Selon les résultats du sondage, les utilisations pour fins de modélisation et de “reporting financier” sont les plus nombreuses. Comme il s’agit d’applications plus critiques dans l’entreprise, cela implique une fois de plus que les usagers doivent bien maîtriser le logiciel.
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QUESTION 3:
Existe-t-il des normes à respecter dans votre entreprise concernant la création et la gestion de fichiers Excel?
Vous avez répondu NON à 87% et OUI à 13%.
Commentaires: L’implantation de normes concernant la création et la gestion de fichiers Excel en entreprise contribue à maintenir la pérennité des outils. Cela permet notamment aux usagers d’assimiler rapidement les nouveaux outils et d’en faire un meilleur usage. On peut ainsi maintenir une uniformité au niveau des compétences des usagers, compétences qui seront ensuite plus faciles à transmettre aux nouveaux venus.
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QUESTION 4:
Est-ce que certains de vos fichiers Excel sont liés à des bases de données externes (telles que Access, SQL, autres fichiers Excel, etc.)?
Vous avez répondu NON à 57% et OUI à 44%.
Commentaires : Dans les cas où vous devez lier vos fichiers Excel à certaines bases de données externes, sachez qu’il existe certains add-ins (selon le système auquel vous devez vous lier), qui peuvent être installés dans Excel pour faciliter cette opération.
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QUESTION 5:
Vos fichiers Excel sont-ils automatisés?
Vous avez répondu “Modérément” à 62%, ” Non” à 28% et “Oui” à 10%.
Commentaires: Un niveau d’automatisation adéquat de vos fichiers Excel permet notamment de réduire les risques d’erreurs de calculs et permet également de réduire les temps de traitement de vos fichiers. Une expertise externe peut être utile afin de comprendre comment vous pouvez améliorer le degré d’automatisation de vos outils actuels.
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QUESTION 6:
Vos fichiers Excel comportent-ils et/ou génèrent-ils des erreurs de calculs?
Vous avez répondu “Oui, parfois” à 51%, “Non, jamais” à 49%.
Commentaires: Excel offre de nombreuses possibilités pour valider et contrôler les données et les calculs de vos fichiers Excel. Une utilisation judicieuse de ces fonctions et fonctionnalités vous permettra de réduire considérablement, voire d’enrayer vos erreurs de calculs.
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QUESTION 7:
Vos fichiers Excel sont-ils personnalisés pour les besoins de leurs utilisateurs?
Vos avez répondu “Oui, quelque peu” à 53%, “Oui, hautement” à 29% et “Non, pas du tout” à 18%.
Commentaires: Lorsque l’on parle de personnalisation des fichiers Excel, on peut faire référence à deux aspects. Premièrement, on peut référer à la structure des fichiers, qui doit être en lien avec le modèle d’affaires et les objectifs poursuivis par l’entreprise et deuxièmement, on peut référer à la présentation des données des fichiers Excel, qui elle, doit pouvoir être personnalisée selon l’utilisateur du fichier. Dans les deux cas, Excel offre de nombreuses fonctions et fonctionnalités pour répondre à ces exigences.
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Les répondants à ce sondage étaient principalement des employés ou des dirigeants d’entreprises de plus de 200 employés (voir image ci-dessous).