Conduisez efficacement vos réunions

Grand classique, la réunion est aussi un art difficile. Un challenge qui pour être relevé avec efficacité exige de se questionner en amont.

« La valeur ajoutée de l’organisation de cette réunion est-elle réelle ? Ne peut-on pas procéder autrement ? » prévient Philippe Lebreton, responsable grands comptes, consultant et formateur pour CSP Formation. Le bien-fondé de la rencontre établi, reste à déterminer quel type de réunion on souhaite organiser.

S’il s’agit de transmettre des informations, show time ! « L’animateur devra être structuré, mais aussi vivant et surtout interactif avec son public, recommande le consultant. Alors que trop souvent les gens ont le nez dans leur slides… »

Cette rencontre a pour objet de recueillir des informations ? Pas plus d’une douzaine de personnes doivent prendre place autour de la table, réelle ou virtuelle. « L’animateur doit alors écouter, poser des questions, reformuler les propos échangés et faire tourner la parole », explique Philippe Lebreton.

Réunir pour décider

Exercice le plus difficile, la réunion devant conduire à des prises de décision. « Souvent, le manager l’anime alors qu’il est le plus mal placé », constate le consultant. Dans une telle rencontre, plusieurs rôles sont à assumer : ceux de régulateur, d’observateur, de garant de la méthode et enfin de décideur. « La rencontre ne pourra pas être efficace si le manager cumule toutes les fonctions, prévient Philippe Lebreton. Il doit déléguer afin de pouvoir prendre du recul et assumer son rôle de décideur. »

Pour déléguer, chacun doit être prévenu en amont du rôle qu’il sera amené à jouer, les objectifs définis et les règles du jeu clarifiées. Et attention aux réunions marathon ! « Au-delà d’une heure trente, il devient difficile de se concentrer. »

Si la préparation est primordiale, la synthèse de la rencontre l’est également. Idéalement, elle doit être communiquée à la fin de la réunion. Enfin, « il ne faut pas avoir peur du feedback et toujours sonder les participants pour déterminer les points à améliorer », conclut Philippe Lebreton.

Pour en savoir plus, suivez ce lien :  “Réunions efficaces”