Bonne résolution : mettez de l’ordre dans vos papiers

Nous continuons la revue des corvées de la rentrée …. cette fois ci, cap sur le rangement du stock de papier qui est en train de pourrir dans le coin de votre salon …

Pour que cette corvée n’en soit plus une, ou en tous cas, qu’elle se passe mieux, voici une sélection des outils qui vont vous simplifier la vie. Je vous arrête tout de suite :  malheureusement oui, il y aura toujours des papiers à ranger !!!

Finissez-en avec les factures papier

• Tant que possible, essayez de recevoir toutes vos factures sous forme de fichier PDF, la gestion et le tri n’en seront que plus faciles. Que ce soit pour votre abonnement mobile, internet, eau, gaz, la quasi totalité des fournisseurs de services proposent désormais la “facture dématérialisée”.
• Plusieurs services existent pour centraliser vos factures, ce billet présente notamment quelques fournisseurs, dont le métier initial est de sauvegarder vos données numériques, mais qui ont progressivement ajouté un service de “facteur de factures numériques”.

Numérisez tous vos documents

Le papier était jusqu’à présent indispensable, il reste utile, mais pourquoi ne pas assurer vos arrières, et gagner du temps au quotidien en numérisant vos documents?

Vous n’imaginez pas le temps qu’on gagne en ayant un document PDF prêt à l’emploi avec les copies des pièces d’identité de tous les membres de la famille, un justificatif de domicile, etc. … Par ailleurs, en cas de panique dans votre habitation, le fait de disposer d’une copie numérique  à l’extérieur (voir plus bas) est très rassurant.

Pour tous les documents que vous n’avez pas pu dématérialiser “à la source”, voici quelques conseils :

• Pourquoi ne pas confier cette tâche à un spécialiste? J’ai rédigé ici le test du site MyArchiveBox, qui me donne entière satisfaction, et donc le prix est imbattable pour démarrer;
• Au fil de l’eau, rien ne vaut une bonne imprimante multifonction, pour scanner les factures papiers et autres feuille de paie. Ces imprimantes peuvent proposer le scan recto-verso avec un chargeur de documents, pour des prix largements inférieurs à ceux des scanners professionnels. Après avoir pas mal cherché, je vous recommande celle-ci, combinant une impression de qualité avec un scanner recto-verso ainsi que le fax, pour un prix très modéré  :
  

Rangez et classez tous vos documents numériques

De l’ordre dans vos répertoires!

Je vous recommande de dédier un répertoire, voire un disque dur pour stocker vos données personnelles, hors musique, photos et vidéos. En effet, ces derniers peuvent prendre beaucoup de place et sont a priori moins vitaux que vos papiers bancaires ou fiscaux. Vos documents important méritent une place à part, que vous pourrez aisément dupliquer, synchroniser ou sauvegarder où bon vous semble.

Si l’ordinateur est partagé, créez un sous-répertoire pour chaque membre de la famille, et donnez quelques consignes pour que tout le monde garde un peu de discipline … Pour quelques conseils complémentaires pour gagner du temps, c’est par ici.

Pour ma part, j’utilise le classement proposé par Windows, mais chaque répertoire “Mes Documents” pointe vers un répertoire spécifique. Pour cela, allez-voir la propriété “emplacement” quand vous faites un “clic droit” sur le répertoire Mes Documents. Une fois cette opération effectuée, vous profitez de la simplicité d’accès à vos données (“Mes Documents”) et vous pouvez sauvegarder et synchroniser les informations de manière optimale. Je vous recommande syncback pour synchroniser les répertoires de plusieurs ordinateurs.

Sauvegarde et synchronisation de vos fichiers

Rendez-vous à ce billet pour avoir plus d’informations sur la synchronisation. Je ferai prochainement une mise à jour, car de nombreux services ont depuis été lancés ou améliorés.