Trello : Todo-list, checklist, organisation d’idées, outil de collaboration

J’ai découvert hier le logiciel Trello, qui a été rendu public il y a seulement 3 jours par Joel Spolsky, le créateur de Fog Creek Software et de Stack Overflow (et dont je vous conseille chaudement la lecture de son blog, Joel On Software).

Les fonctionnalités

Trello est un outil déconcertant tant il est simple à comprendre et facile à utiliser. C’est comme avoir un tableau de post-it, mais à la puissance vingt mille. Une petite image vous aidera à comprendre :

Le principe est limpide :

• Vous vous créez des “boards”, c’est-à-dire un panneau d’affichage.
• À l’intérieur, vous créez des listes (les colonnes verticales que vous pouvez voir sur l’image ci-dessus).
• Dans une liste, vous créez des cartes (les rectangles blancs dans les listes).
• Vous invitez d’autres utilisateurs, avec qui vous voulez collaborer en utilisant le board comme support.

À la base, les cartes sont constituées d’un simple titre :

Il est possible de déplacer latéralement les listes les unes par rapport aux autres. On peut aussi déplacer les cartes pour changer leur ordre dans une liste, ou pour les déplacer d’une liste à une autre :

Déjà, rien qu’avec ça, on aurait un bon petit outil simple de gestion de tâches et d’organisation des idées. Mais là où ça devient intéressant, c’est qu’en cliquant sur une carte, on a accès à beaucoup d’autres informations. La métaphore utilisée est que l’on “retourne” la carte pour y ajouter toutes sortes de choses :

Il est donc possible d’ajouter :

• Une description. Un long texte avec mise-en-forme par syntaxe wiki-like.
• Des commentaires. Chaque utilisateur ayant accès au board peut participer en commentant les cartes.
• Une liste, avec plusieurs items. Au fur et à mesure que les items sont “checkés”, une barre de progression s’allonge.
• Des pièces-jointes. Les fichiers peuvent peser jusqu’à 10 MO.
• Des labels. Ce sont des marqueurs de couleur (6 couleurs disponibles), qui peuvent être neutres ou être nommés (par exemple, le jaune peut servir pour marquer les cartes comme «Urgent», alors que les autres couleurs restent sans nom).
• Des assignations. Cela sert à indiquer qui doit s’occuper de la tâche portée par la carte.
• Des votes. Les utilisateurs ayant accès à un board peuvent voter pour les cartes qui les intéressent. C’est très pratique pour faire du brainstorming, ou pour choisir collectivement les futures évolutions d’un projet.

Ce qui est intéressant, c’est que la vision “liste” offre des pictogrammes qui permettent de savoir d’un coup d’œil si une carte contient des pièce-jointes, des assignations, des commentaires (et combien). Certaines actions, comme les assignations ou la gestion des labels, peuvent être faites sans avoir besoin de cliquer sur une carte pour l’éditer. C’est facile et rapide.

Toutes les évolutions d’un board et de ses cartes sont listées dans un flux d’activité relativement pratique (sans être ébouriffant, mais c’est difficile de faire beaucoup mieux).
Et enfin, les données ne sont pas effacées mais “archivées”, ce qui permet de les retrouver en cas de besoin.

Pourquoi je l’aime déjà

Il me semble avoir déjà vu au moins un autre logiciel qui utilisait ce genre de représentation graphique, avec des colonnes de tâches. Mais la réalisation n’était pas aussi bonne, l’utilisation n’était pas aussi souple et efficace.

J’ai toujours adoré les outils qui sont simples dans leur approche et qui permettent aux utilisateurs de les façonner en fonction de leurs usages. C’est pour ça que j’apprécie les wiki de manière générale, et que Backpack − qui est une sorte d’hyper-wiki − me semble un très bon logiciel pour partager de l’information.

Ce qu’il manquait jusqu’ici, c’est un logiciel qui permette d’organiser des idées, voire des tâches, tout aussi simplement. Et c’est là que Trello tombe à point nommé.

Je ne sais pas si vous connaissez les «tableaux à planning». À une époque, on en trouvait dans les bureaux de tous les directeurs d’écoles et des chefs de projets. J’ai toujours été fasciné par ces tableaux : les fiches répondent à un code couleur, leurs titres sont lisibles immédiatement, et il suffit de tirer dessus pour avoir accès à toutes les autres informations qui ont été écrites dessus (recto et verso).

Trello c’est la même chose, mais en infiniment plus puissant.

Cerise sur le gâteau, le logiciel est gratuit.

Des défauts ?

Trello est tout jeune. Et les développements semblent très actifs, on peut même les suivre sur le board public dédié.

Le seul vrai défaut que je lui trouve pour le moment, c’est que l’interface a par moment des petits ralentissements. Tout est globalement très fluide, mais on sent bien que les données partent jusqu’au serveur pour ensuite revenir au navigateur.

Il faudrait pouvoir supprimer définitivement des boards/listes/cartes. Mais cela semble être prévu dans les futurs développements.

Il manque un panneau récapitulatif, qui listerait toutes les cartes qui nous sont assignées. Il y a bien un flux de notification, mais il se remplit chronologiquement, et on peut perdre le fil des cartes importantes.

Dernière chose, j’aimerais pouvoir créer des listes et/ou des cartes “privées”, même dans un board qui est partagé entre plusieurs utilisateurs. Ça pourrait aider à s’organiser personnellement. Idéalement, il faudrait pouvoir attacher un carte privée à une carte normale ; ainsi, je pourrais organiser mon boulot en utilisant la carte privée, tout en gardant un référence vers la carte qui contient les informations publiques.

Pour conclure

Trello, c’est beau, c’est bon, utilisez-le !

Pour tout dire, je viens de le montrer au chef de projet fonctionnel de mon entreprise, et nous commençons déjà à l’utiliser pour faire le suivi des nouvelles spécifications. Nous l’ouvrirons ensuite aux développeurs puis aux autres membres de la boîte.