Je suis souvent contactée par des responsables marketing et communication qui ont en charge l’organisation de séminaires. Parfois réticents à me confier l’ensemble du projet, ils me demandent uniquement l’hôtel et les repas. Ce à quoi je réponds que ce n’est pas mon métier et que je propose des prestations clé en main (avec encadrement professionnel, transferts, activités, soirées, éventuels transport en train ou en avion…).
Après, 50% des prospects me répondent qu’ils veulent se débrouiller seuls, pour (tenter de) réduire les coûts, ou parce que c’est ce qu’exige leur direction. Et 50% souhaitent me confier l’organisation de leur séminaire, de A à Z. C’est particulièrement le cas pour les séminaires au ski, qui nécessitent une bonne connaissance terrain, et des contacts fiables parmi les professionnels de la montagne.
L’ambiguité est la suivante : on demande parfois aux responsables marketing de monter de toute pièce leurs séminaires, en oubliant un détail essentiel : si un des participants a un accident (ou même un incident) et qu’il se retourne contre son employeur organisateur du séminaire, ce dernier risque de gros ennuis. En effet, seule une agence évenementielle immatriculée Atout France (et j’insiste sur ce point) est en mesure d’endosser tous les risques et aléas au cours du séminaire. Or, lorsque je soulève ce point crucial, je sens bien (parfois) qu’on est dubitatif. Mon interlocuteur s’imagine que je tente de lui faire peur, pour remporter le marché. Pourtant, je me contente de tenir le client informé des risques encourrus, dans le cadre de mon métier de consultante.
Un exemple ? Un de mes partenaires (agence évenementielle immatriculée) a organisé un séminaire à la montagne, l’an passé. Lors d’une randonnée à motoneige, un des participants a été blessé (légèrement, fort heureusement). Comme l’organisateur de randonnées avait tous les agréments pour exercer, les assurances ont couvert les frais médicaux. Si le responsable marketing avait organisé lui-même le séminaire, et que par malheur il avait sélectionné un prestataire non homologué, on aurait pu lui demander d’assumer les frais médicaux. Le participant blessé aurait pu se retourner contre son employeur, et on aurait aisément pu prouver qu’il avait mis l’employé en danger en agissant comme une agence (sans en être une).
J’ai aussi eu vent d’entreprises qui ont failli fermer boutique (si si !), à cause des dommages et intérêts qu’elles ont dû verser à des employés qui les ont attaqué en justice. Outre les soucis de logistique (que faire, quand l’autocar n’arrive pas ? et quand la salle de réunion n’est pas assez grande ? et quand il manque une chambre à l’hôtel ?…), l’organisateur de séminaire professionnel est là pour s’assurer que tout se passe bien, et pour que le client puisse se concentrer sur le fond de son séminaire, plutôt que sur la forme.
Sans vouloir me montrer moralisatrice, je veux simplement faire passer le message suivant : à chacun son métier. Convaincus ? Pour un devis séminaire gratuit et sans engagement, c’est par ici
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