La découverte
Lorsque j’ai découvert GTD, j’ai tout de suite accroché avec les principes de bon sens décrit pour atteindre les objectifs que l’on se fixe, cela rompait totalement avec les « vieilles » méthodes de « gestion du temps ».
Comme beaucoup de personnes, j’ai été tout de suite séduit par l’idée de mieux m’organiser. Depuis quelques années, je me trouvais dans une situation où le nombre de tâches à réaliser se multipliait inexorablement. Il y avait la sphère professionnelle, l’animation du blog et la sphère personnelle pour ne citer que les plus importantes. A chaque fois, je me retrouvais avec des actions à réaliser que je ne savais pas vraiment comment organiser.
Une première ébauche
A la première lecture de Getting Things Done en 2008, j’ai appliqué le conseil qui me semblait le plus évident : arrêter de tout mémoriser et se vider l’esprit. Le papier s’est imposé comme une évidence.
Le papier s’est imposé comme une évidence.
Travaillant parfois 12 heures par jour sur un ordinateur, je souhaitais m’organiser en dehors de l’informatique. Je trouvais d’ailleurs que j’avais tendance à entrer en mode « travail » à chaque fois que j’utilise l’ordinateur et cela rendait difficile le fait de s’organiser et de prendre du recul.
J’ai eu une période où je travaillais à la maison, à ce moment-là le cahier était parfait, je me déplaçais peu, bref c’était un outil adapté. Au bout de quelques mois, c’était à nouveau la confusion. J’avais une liste avec des dizaines d’éléments dont certains que je savais infaisable dans l’immédiat. Ouvrir le cahier n’était plus un réconfort mais un effort. J’ai alors appliqué le second niveau de GTD : les catégories de liste.
Prévoyant un retour à la mobilité, j’ai choisi un cahier petit format avec des intercalaires. Les catégories étaient :
- idées
- actions
- projets
- un jour/peut-être.
J’en ai aussi profité pour avoir une section dédiée aux résumés de livre que je faisais régulièrement.
Ce nouveau système m’a permis de fonctionner sereinement pendant presque une année. Son avantage était sa simplicité, critère essentiel pour moi. Avec ce découpage, plus de problème de surcharge et de mélange d’informations différentes.
La mobilité
Puis en 2011 est venu le temps du smartphone. Avec lui, j’ai joué la carte de l’intégration. Tenté au début par une solution avec un outil tiers (Remember the Milk), j’ai rapidement abandonné la chose que je trouvais trop fastidieuse. J’ai opté pour une liste sous Google Calendar car j’utilise les autres outils Google et que cela me permettait d’y accéder en un clic.
Côté smartphone, j’ai un petit outil qui permet d’organiser et de mettre des libellés. L’avantage énorme du mobile, c’est qu’il est toujours sous la main et sauvegardé en ligne. Du côté des inconvénients, je trouve l’absence de clavier ennuyeuse (et les mobiles avec clavier trop lourd) et le côté virtuel un peu gênant.
Maintenant je conserve ma liste numérique mais je garde un cahier pour les éléments plus stables (projets / idées) et une bannette pour classer les documents à traiter plus tard.
Les leçons apprises
S’il y a plusieurs leçons que j’ai tiré de mes quelques années de pratiques, c’est qu’aucun système n’est parfait !
Même si cela parait évident, le fait de tester les différentes solutions est un bon moyen de s’en rendre compte et d’adapter au mieux le système à ses propres besoins.
J’ai aussi compris l’importance des revues régulières. En mode croisière, j’utilise ma liste chaque matin pour identifier les 2/3 actions prioritaires de la journée et je ne faisais qu’une revue annuelle de classement. Plus l’on revoit sa liste, plus elle est utile.
Plus l’on revoit sa liste, plus elle est utile.
Nous avons la fâcheuse tendance à oublier ce qui a été noté. J’ai aussi remarqué que malgré les années de pratique, cela reste une habitude fragile. Il faut constamment se forcer à mettre par écrit les choses à faire que l’on garde en tête pour que le système soit efficace.
Je ne me reverrais évidemment par fonctionner sans cela. Le simple fait d’avoir un outil externe pour suivre ses projets et ses actions est d’un bénéfice important. Pour moi, l’étape suivante est d’encore mieux intégrer mes habitudes avec mes besoins en instaurant un rituel régulier pour la revue.
Michael Ferrari est consultant et auteur du blog Esprit-riche.com. Il est passionné par le développement personnel et la psychologie de l’argent. En 2011 il a publié le livre Devenez Riche destiné à l’éducation financière des 20-35 ans.S’il y a plusieurs leçons que j’ai tiré de mes quelques années de pratiques, c’est qu’aucun système n’est parfait !