Voilà l'été, et beaucoup d'entre vous ont placé leurs congés dans les semaines à venir. Le camping est réservé, le budget mis de côté, mais il ne faut pas délaisser les préparatifs qui s'imposent au bureau ! Voici quelques conseils pour faciliter le bon fonctionnement de l'entreprise en votre absence, et dès votre retour...
Dans les starting blocks... Avant de partir
Plusieurs points devront être préparés pour que vous puissiez partir l'esprit léger. Il peut -être judicieux de réserver un créneau quotidien sur la semaine précédant votre départ pour vous en occuper. Cela évite d'oublier des choses, ou de se retrouver à tout préparer la veille du départ !
Gérer les dossiers en cours, prévoir les dossiers entrants.
Reprenez les dossiers, et faites un peu de rangement avant de partir. C'est l'occasion de clore les dossiers qui doivent l'être, et vous permettra de ne pas être submergé à votre retour.
Préparez un document pour les collaborateurs qui seront amenés à traiter les dossiers ou les demandes entrantes. Ce brief devra contenir tous les éléments nécessaires, à savoir :
- La liste des dossier en cours,
- Les contacts et tâches correspondantes
- L'avancement et les délais de ces tâches
- Les outils et explications nécessaires si cela sort des procédés connus par le collaborateur à charge du dossier
Il peut également être utile de définir la frontière entre les cas à traiter rapidement et ceux qui pourront attendre votre retour, pour ne pas surcharger les collègues concernés. Enfin, il vaut mieux fournir un numéro d'urgence, que ce soit le sien ou celui des personnes compétentes (questions de compatibilité, de droits, opportunités de gros contrat...).
Pensez ensuite à prévenir les principaux contacts de vos congés, notamment ceux des dossiers en cours, ou les partenaires avec qui vous communiquez fréquemment. Indiquez à chaque contact qui traitera le dossier, qui contacter, et quand vous reprendrez les rennes. Chaque message qui sera directement envoyé à vos collègues sera un point de moins à vérifier à votre retour ! De même, prévenez votre audience sur vos différents réseaux (Twitter, Facebook, blogs et forums...). Vos followers, contacts et lecteurs n'attendront ainsi pas une réponse immédiate de votre part.
Préparer votre ligne téléphonique
Certains FAI proposent également des service de voice to e-mail : vous recevez alors par mail les messages laissés sur le répondeur. Couplé à une redirection de vos mails, peut s'avérer très efficace (ne pas dissuader dans ce cas l’appelant de laisser un message avec les dates de vos congés, mieux vaut commencer par préciser que la demande sera traitée rapidement)
Automatisez le traitement de vos e-mails entrants
Le principe est le même pour votre boîte mail, et peut même être amélioré. La plupart des boîtes mails (Gmail, Live...) ou clients mails (Outlook, thunderbird) proposent de configurer un message d'absence du bureau. Comme pour le téléphone, précisez les dates d'absence, et indiquez un contact alternatif, car il n'y a rien de plus agaçant pour ceux qui travaillent l'été que de lire quelque chose du genre "je lirai votre message avec attention dans 3 semaines".
De même les boîtes comme Gmail proposent de configurer très simplement des redirections automatiques des mails entrants vers d'autres adresses, ou dans des dossiers choisis. Selon votre usage, vous pouvez donc transférer l'intégralité des demandes à vos collègues. Vous pouvez affiner ce traitement en fixant des conditions et des redirections différentes. Par exemple, un groupe de contacts de prestataires connus sera transféré à quelqu'un, un groupe de clients à quelqu'un d'autre, les messages dont l'objet comporte "commande" à l'équipe commercial, ceux comportant "problème" à la technique, "candidature" ou "emploi" aux ressources humaines, et ainsi de suite...
Pensez aussi à mettre à jour votre liste de spams avant de partir si vous en recevez. Si vous n'avez pas le réflexe au quotidien et que vous vous contentez de les supprimer, l'invasion peut être assez désagréable et le tri conséquent à votre retour (sans compter le fait que vous allez joyeusement transférer ces spams à vos collègues).
Les meilleures choses ont une fin... à votre retour
Encore une fois, prévoyez une journée avant votre retour officiel pour lire et prioriser les éléments qu'il vous faudra vérifier auprès des collaborateurs.
Vérifier des dossiers latents et se mettre à jour
L'idéal est de demander à vos collègues de mettre à jour le brief que vous aviez préparé. Vous saurez ainsi rapidement si les dossiers latents sont clos, ou si un problème se pause et s'il vous faut reprendre la main. La mise à jour peut également comprendre de nouveaux dossiers ouverts qu'il vous faut connaître.
En ce qui concerne les autres tâches (tâches récurrentes, tâche de fonds à effectuer...) la plupart des outils vous permettront de vérifier ce qui a été fait et comment. Sur Google Docs par exemple, vous pourrez utiliser la révision des modifications pour savoir ce qui a été fait, quand et par qui. Sur les services de To Do List tels que Remember The Milk, un tri par date vous permettra de savoir toutes les tâches notables effectuées pendant votre absence.
Enfin, vérifiez toutes les demandes entrantes qui n'ont pas été transmises à vos collègues. Vérifiez donc les mails non redirigés, la boite Spam, les messageries vocales, mais aussi les réseaux sociaux ! Ue fois la liste de ses demandes dressée, rapprochez-vous de vos collègues pour savoir lesquelles ont été traitées, puis avisez en conséquence.
Si vous avez pensé à préparer tous les points avant votre départ, ces vérification ne devraient pas être très longues. En adaptant ces conseils à votre entreprise et son fonctionnement, vous devriez pouvoir partir à la plage l'esprit tranquille, le bureau est entre de bonnes mains !
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