Aujourd'hui ma carte de planning ressemble exactement à celle-ci. En perpétuelle transformation, je n'utilise que les marqueurs de base car les modifications sont toujours expéditives. Cette carte n'est donc pas très belle comparée à toutes celles qu'on peut trouver sur mapping-experts ; mais elle est extrêmement fonctionnelle !
Laissez-moi vous décrire un peu le système....
Organiser les projets Dans cette organisation, une branche correspond à un client.
Lorsque plusieurs projets sont en cours avec un même client, je les différencie des simples tâches en entourant le sujet (ex: clients 2 et 3).
Les branches de premier niveau portent des numéros qui me permettent d'identifier les priorités.
Visualiser l'avancement des tâches Pour chaque tâche, une icône me permet de voir le degré d'achèvement, et parfois je fais aussi apparaître une icône sur les projets (c'est motivant pour les projets courts ou à moyen terme).
Je mets à jour ces informations au moins une fois tous les deux jours. Presque tous les matins, après avoir lu mes mails je commence la journée en ouvrant cette carte pour (re)voir ce que je vais réaliser dans la journée. Et lorsque j'ai un trou dans mon emploi du temps, je rouvre la carte pour repérer une petite tâche pas trop longue ou presque finie, et la terminer avec le plaisir de la cocher !
Lorsque je rajoute des tâches au fur et à mesure que j'avance dans le planning, je note au centre la date de mise à jour. Au début du mois suivant, le plus souvent, je change juste les dates au centre, et je supprime tout ce qui est achevé pour repartir sur une carte propre, sans perdre de temps ! Cela évite aussi de multiplier les fichiers...
Dans une branche flottant à part, je note aussi les tâches administratives qui concernent la gestion de mon activité libérale pour ne pas les oublier -sic-... avec une date butoir quand c'est nécessaire.
En gestion de projet, on peut également insérer des étiquettes "Ressources" sur les items pour identifier les personnes en charge d'une tâche, ou la date butoir pour l'achèvement.
Utiliser des icônes comme repères J'utilise beaucoup de petits marqueurs pour repérer les types de tâches : je marque les dates-clefs des rendez-vous avec une icône représentant un calendrier ; les coups de fils à passer et les e-mails à rédiger sont aussi illustrés avec une icône dédiée.
Je marque d'un drapeau rouge les informations manquantes susceptibles d'entraver l'avancée d'un projet et les points-clefs à éclaircir avec le client ou un collaborateur. Ces icônes sont présentes de base dans le logiciel mais on peut aussi prendre le temps de trouver des pictos personnalisés sur des sites comme icones.pro
S'approprier l'outil Ceci correspond à ma façon de travailler, mais une des grandes qualités de la carte est de permettre à chacun de se l'approprier de manière différente.
Ainsi, on pourrait utiliser des codes couleurs sur les items pour distinguer les types de tâches ou de projets (ex : projet web, print, conseil, tâche créa, exé, administrative...) ou encore leur durée estimée (courte, moyenne, longue) afin d'améliorer la gestion du temps.
Et vous ? Quelles sont vos astuces quand vous utilisez la carte pour vous organiser ?
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